Предпосылки для применения УПД
Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:
- первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).
При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.
Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.
ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.
Какой документ предложила ФНС?
Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).
Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.
Как перейти на УПД? Как правильно его заполнять? Когда обязательно применение счета-фактуры, а не УПД? Ответы на эти и другие вопросы детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в Путеводитель.
Соответствие УПД и счета-фактуры
01.07.2021 форма счета-фактуры менялась в последний раз. В 2023-2024 годах актуален бланк счета-фактуры в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка было вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать актуальный бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Бланк счета-фактуры
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Бланк УПД также нуждался в корректировке, в том числе в добавлении:
- Строки 5а для указания данных о документе основании отгрузки.
- Графы 11 для отображения регистрационного номера партии товара, подлежащего прослеживаемости.
- Графы 12 и 12а для отражения кода и единицы товара, который подлежит прослеживаемости.
- Графы 13 для указания коичества товара, подлежащего прослеживаемости.
Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно было изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».
Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно было самостоятельно. Это подтверждала ФНС.
Сроки оформления универсального передаточного документа
УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.
В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».
При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:
- если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
- если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.
В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.
УПД: образец заполнения 2023-2024
Ниже в статье рассмотрим различные образцы заполнения УПД в 2023-2024 годах. Важно понимать, при формировании образцов УПД мы опирались на тот факт, что образец заполнения УПД от ИП в 2023-2024 годах не отличается глобально от образца документа УПД, составленного организацией. То есть статус налогоплательщика (ИП или ООО) для образца УПД в 2023—2024 годах роли не играет.
Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.
Ответы на вопросы по этой теме УПД 1 и УПД 2 чем отличаются?В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.
Приведем образец заполнения в УПД статуса 2 и статуса 1.
После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.
В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.
Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).
Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.
ВАЖНО! В одном документе УПД могут быть отражены и товары, и услуги одновременно.
Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.
В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.
Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:
- В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
- Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
- графа 6 «В том числе сумма акциза»;
- графа 7 «Налоговая ставка»;
- графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
- графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
- графа 11 регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
-
графы 12 и 12а единицу измерения товара, которая используется для прослеживаемости. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения;
-
графа 13 количество товара в указанных единицах.
Приведем образец заполнения в 2023-2024 годах УПД на услуги и товары одновременно.
Теперь покажем образец заполнения УПД со статусом 2.
Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.
Подписи в УПД проставляются следующим образом:
|
Строка |
Значение |
Особенности заполнения |
|
10 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
|
13 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица: · которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.; · которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
|
15 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа |
|
18 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
В УПД присутствуют три строки для указания даты:
- строка 1 — дата составления документа;
- строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
- строка 16 — дата получения.
Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).
В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.
В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.
Итоги
Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.
Можно ли принять УПД без графы 14, или это обязательно?
Добрый день! Покупатель требует, чтобы страницы УПД были пронумерованы. Обязательно ли это делать и каким документом это регламентируется? Спасибо!
УПД, статус 1.
Какие требования к печатям (м.п.) проставляемые Поставщиком и Покупателям, допустимы ли штампы?
Спасибо.
Отсюда первый вопрос, - насколько правомерен отказ заказчика принимать стандартную форму из УТ со статусом 1?
Второй, - где вообще можно посмотреть как выглядит актуальная на май 2023 года форма для печати УПД?
Третий, - где взять точно такую же форму печати УПД как в Бухгалтерии, но только для УТ, при условии, что конфигурации обновлены до актуальных релизов?
Это обязательный реквизит на основе требований к обязательным реквизитам первички в Законе 402-ФЗ и приложении №3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@. Допустимо указать там только должность и расписатсья в графах 10-15, если приказом лицом отвественным за документ назначено лицо, расписавшееся в графах 10-15 (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@).
За отсутсиве подписи могут наказать - письмо Минфина России от 9 июня 2011 г. № 03-02-07/1-187.
Подскажите пожалуйста, допустимо ли применение УПД для энергосбытовых компаний, нет ли в этой сфере каких то ограничений?
На данный момент применяется сч.фактура и акт-приёма передачи электроэнергии.
1) Договор на оказание услуг, УПД (ст.1), позиции: 1.пленка - 13 метров, 2.монтаж пленки, оклейка - 1 усл., общая стоимость 6000. По факту обклеивали окна магазина пленкой с нашим логотипом, отражать через 10, монтаж вешать как доп. расходы и потом списать на 44? или можно всё списать сразу в расходы на 44 услугой "оклейка окон пленкой"?
2)Договор на оказание услуг, выставляют акт выполненных работ, в акте прописано "изготовление листовок", либо "изготовление ключа для сейфа", можно ли мелочь такую сразу списать в расходы услугой "изготовление чего либо"? а когда что то с долгим сроком использования "изготовление вывески рекламной - 89000 руб." её уже вешать на 10, если больше 100000, то на ОС.
3)Договор на оказание услуг, в акте указано "работы согласно смете" в смете указано "информационная табл. "режим работы" - 600 руб. и её монтаж, по факту они нам её изготовили, мне её лучше на 10 приходовать? или так как у меня акт, я имею право списать её услугой "изготовление", считается ли это ошибкой?
4)Контрагент в акте или УПД указывает "печать и монтаж РИМ" - отражаем услугой, но по факту он нам печатает листовки, которые мы потом раздаем в магазине, правильно ли, что списываем сразу в расходы? Если выставляют торг - 12, то приходуем на 10.
Общий: не совсем понимаю как будет вернее отразить, когда договор на услуги, по факту поставки нет, торг-12 не выставляют, можно ли на основании акта или УПД списывать услугой без прихода на 10? или если мы в итоге получили что то вещественное, то обязаны провести через 10?
2) Если можно что-то потрогать и Вы этим будете пользоваться, то это или 10 или 01 счет.
3) См. п. 2
4) По листовкам может быть что-то интересное Вы почерпнете из этой статьи
Общий: В общих случаях по мелочевке в части налога на прибыль Вы не ошибетесь и когда оприходуете через счет 10, за тем спишите в затраты, и когда сразу спишите в затраты без оприходования на счет 10. Возможно какие-то замечания Вам сделают аудиторы, возможно где-то налоговики попытаются Вам вменить грубое ведение бухгалтерского учета, но опять же на расчет налога на прибыль это не повлияет. Гораздо сложнее, если окажется, что что-то нужно было приходовать на счет 01. Вот здесь могут появиться ошибки и доначисления. Но опять же Вы можете попытаться оспорить принадлежность к основным средствам. В целом же нужно как-то пытаться уловить, где услуги и работы, а где материальные ценности, являющиеся результатом работ.
Также возможен вариант учета таблички на счете 01, вывеска наверное долго будет Вам служить.
Нам нужны официальные основания для изменения формата подписания документов.
Потеряют Ваши покупатели документы где концы будете искать? Я бы начала с человека, подписавшегося в приемке груза. Мы,. кстати, всегда так делаем.
Продаем технику клиенту в лизинг. Выписали бумажный УПД. Покупатель - лизинговая компания, грузополучатель - клиент. На передаче техники на УПД поставили печати и подписи и лизинговая компания и клиент, т.е. на документе 3 печати. Бухгалтерия не принимает УПД, говорит, что клиент должен был поставить только подпись, печать не нужна. Это ошибка, УПД необходимо переподписать. Насколько это критичная ошибка? требуется ли замена документа?
Спасибо.
Спасибо.
Подскажите, пожалуйста. Мне необходимо принять к учету товар по УПД со статусом 2. Но меня смущает, что в этом документе прописана ставка НДС и выделена сумма. Я имею право принять этот товар к учету без НДС?
В компании, в которой я работаю, поменялась нумерация счетов-фактур с 01.01.2022. Скажите, пожалуйста, могу я просто распечатать новые титульные листы (ну первые, с номером и остальной шапкой) УПД за январь и февраль, или УПД за январь и февраль надо будет полностью переподписывать? Вопрос в том, что номер УПД дублируется на каждой его странице, но в законодательстве речь про номер идёт только касательно строки 1. Помогите, пожалуйста.
При отправке упд через модуль Диадок в упд в строке (2б) выходит дополнительная информация, кроме ИНН/КПП, добавляется строка с реквизитами и контактными данными покупателя.
Допустимо ли такая форма? Не является ли эта информация в упд лишней?
Также можете посмотреть письмо Минфина от 18 мая 2017 г. № 03-01-15/30422 с отсылками на судебное решение, где чиновники говорят о том, что если фирменное наименование прописано на английском языке, то никаких нарушений в этом нет.
Бухгалтер не принимает УПД подписанные по доверенности. Требует, чтобы все УПД были подписаны генеральным директором и печатью. Менеджеры вынуждены каждый месяц "объезжать" всех своих клиентов и переподписывать УПД у генеральных директоров. Хотя я сам, получаю товар в серьезных компаниях по доверенности - и никто этого не требовал (чтобы потом вернуть упд подписанную генеральным директором и печатью). Аргументирует это она это тем - что "мы будем работать правильно", а как другие - нас не интересует..что при проверке налоговой никакие доверенности не подходят..
Прошу прокомментировать, вправе ли бухгалтер это требовать и почему в других компаниях этого не требуют.
Заранее спасибо!
в табличной части указали во всех полях с ценами/ндс сумму с одним знаком после нуля ".0" корректно ли это или нужно требовать исправить документ до ".00" знаков?
спасибо!
в строке 11 - 04 июня
УПД должен применяться при всех реализациях или можно применять и УПД и скажем выставить Акт на реализацию и счет фактуру?
Если к нам приехал водитель ,получать товар (по доверенности ).Он должен заполнять графу №18 ?
Часто водители отказываются .Объясняя тем ,что они не ответственные за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя . Правомерно ли это ?