Форма и реквизиты универсального передаточного документа (УПД) приведены в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Эта форма — рекомендованная. Поэтому вы можете вносить в нее дополнительные сведения, которые вам необходимы. Главное, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и счета-фактуры (ст. 169 НК РФ). И тогда проблем с документом не будет ни у продавца, ни у покупателя (см. письмо ФНС от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).
Форма счета-фактуры последний раз была изменена с 01.07.2021. С 01.10.2023 в счет-фактуру добавили новый реквизит, а поправки в саму форму планируются с 01.04.2024. Изменения связаны с системой прослеживаемости товаров.
Если в работе вы используете УПД, следите, чтобы счет-фактурная часть соответствовала всем актуальным требованиям закона. Так, с 01.07.2021 УПД со статусом «1» необходимо было дополнить строкой 5а счета-фактуры (см. письмо ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368). В этой строке отражаются номер и дата из строки 1 УПД (письмо ФНС от 13.10.2021 № ЕА-4-26/14498@). Когда примут новые изменения, для прослеживаемых товаров потребуется ввести графу 14. Впрочем, это можно сделать уже сейчас.
Скачать актуальную форму можно бесплатно по ссылке ниже:
УПД (универсальный передаточный акт)
Учитывайте также разъяснения чиновников. Например, в письме от 01.09.2023 № ЕА-4-15/11188@ ФНС разъяснила порядок отражения в электронном УПД даты первичного документа, если она отличается от даты счета-фактуры.
В соответствии с ФСБУ 27/2021 дата составления первичного учетного документа совпадает с датой его подписания, или в случае отличия указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.
Формат электронного УПД, включающего счет-фактуру (значение «СЧФДОП» в показателе «Функция»), содержит элемент «Дата составления (выписки) счета-фактуры (строка 1 счета-фактуры), документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) (ДатаСчФ)» для возможности отображения даты составления счета-фактуры.
Если есть потребность в электронном УПД указать дату первичного учетного документа, отличную от даты составления счета-фактуры, то для этого предусмотрены элементы:
- дата отгрузки товаров (передачи результатов работ), передачи имущественных прав (предъявления оказанных услуг) — «ДатаПер» (описание приведено в таблице 5.21 формата);
- дата принятия товаров (результатов выполненных работ), имущественных прав (подтверждения факта оказания услуг) — «ДатаПрин» (описание в таблице 7.7).
Образцы УПД для различных ситуаций вы можете скачать в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Узнайте также, кто имеет право подписи УПД.