Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года

Электронные трудовые книжки с 2020 года точно вводятся в оборот. Соответствующие законы уже подписаны и опубликованы, а ПФР подготовил бланки необходимых для этого документов. Все последние новости про переход на электронные трудовые книжки — в нашей статье.

Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Итоги

Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база

Электронные трудовые книжки заработают у нас в стране с 2020 года (это будет переходный период). Прежде всего, нормативным основанием для этого станут федеральные законы с поправками:

  • В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, дополняется новой ст. 66.1, которая, собственно, и вводит электронные трудовые книжки в оборот: закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
  • В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Об этом отчете мы рассказывали здесь и приводили его планируемую форму.

  • В КоАП РФ. Здесь будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

Помимо федеральных НПА будут и ведомственные — приказы ПФР, которые утвердят все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

Так, работодателям:

  • не нужно будет приобретать и хранить бланки;
  • отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
  • сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;

Узнайте, как сейчас исправляют неверные записи в трудовых.

Работники смогут:

  • получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
  • избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
  • использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
  • дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, до 01.06.2020 нужно письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже).

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может быть персональным, но лучше сделать какой-то общий документ, в котором предусмотреть проставление всеми работниками подписи об ознакомлении. И самое главное, нужно зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланк и дать работникам его заполнить.

ВАЖНО! Взять заявление необходимо в любом случае: и если работник соглашается на электронную трудовую, и если он хочет сохранить бумажную.

Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.

Во-вторых, надо подготовиться сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

В 2020 году отчитываться нужно будет только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками. Срок — до 15-го числа следующего месяца. То есть первый отчет может потребоваться сдать уже за январь до 17.02.2020.

С 2021 года сдавать отчет придется чаще:

  • не позднее следующего рабочего дня после приема нового сотрудника на работу или увольнения;
  • либо не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем перевода работника на другую работу или получения от него заявления о выборе электронной или бумажной трудовой книжки.

Запасаться бланками новой отчетности не обязательно. За вас все сделают разработчики ПО. Вам потребуется всего лишь обновить свои программы, и вы сможете формировать отчет автоматически. Мы уверены, что уже к концу года появятся электронные трудовые книжки в 1С и у других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно будет воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

В-третьих, возможно, вам придется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

Как выглядит электронная трудовая книжка? По форме это будет информационный ресурс. По содержанию каких-то кардинальных перемен в данных о трудовой деятельности и стаже не предполагается. Перечень сведений для электронной трудовой аналогичен бумажной и включает:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессию);
  • квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

При этом нужно учитывать, что электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно будет получить и бумажную выписку. Ее предоставит работодатель по последнему месту работы. Также за выпиской можно будет обратиться в ПФР или МФЦ, причем экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Подробно о сути изменений до 1 июня 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

  1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение.
  2. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. 
  3. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании.
  4. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
  5. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Итоги

Таковы свежие новости об электронных трудовых книжках. Как видим, главный вопрос уже не в том, введут их или нет. На данном этапе уже нужно начинать готовиться к процессу ведения электронных трудовых книжек, чтобы к началу работы с ними не возникало никаких проблем.

Источники:
Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Добавить в закладки
Предыдущая статья Следующая статья
Ваши вопросы
9 января 2020 11:11
Постоянная ссылка
Я оформляюсь на работу с 09.01
2020. Какую книжку мне оформлять. Есть трудовая книжка
Ответить
28 ноября 2019 10:39
Постоянная ссылка
А большим организациям, где каждый день кто-то принимается на работу/увольняется/переводится с 2021 года, когда отчетность надо будет сдавать на следующий день после приема/увольнения/перевода, надо вводить должность кадровика-оператора.
В маленьких организациях сотрудник, сдающий отчетность в ПФР с 2021 года, видимо, будет без отпусков/больничных работать, чтобы своевременно сдавать отчетность при приеме/увольнении/переводе кого-то.
ПОЛНЫЙ БРЕД!!! ПФР первым же и "зашьется" с такими сроками сдачи отчетности с 2021 года.
Ответить
16 января 2020 09:06
Постоянная ссылка
Согласна с мнением Марины на 100% по всем моментам, указанным в письме.
Ответить
21 ноября 2019 12:33
Постоянная ссылка
А какую запись внести в книжку при её выдаче на руки после перехода на электронные трудовые книжки?
Ответить
17 декабря 2019 14:40
Постоянная ссылка
Так и саму выдачу зафиксировать в журнале учета трудовых не получится. Там 12 графа- дата прекращения трудового договора, а мы же не увольняем.
Ответить
21 сентября 2019 08:48
Постоянная ссылка
Как исправлять ошибки в электронной трудовой?
Ответить
19 сентября 2019 13:41
Постоянная ссылка
А что делать с теми ООО которые ставили в трудовую запись, а отчисления не делали? Получается пробел в работе при написании анкеты при приемке на работу!((
Ответить
19 сентября 2019 13:39
Постоянная ссылка
Получается, этот листочек тоже можно потерять и доже быстрее чем трудовая книжка.
Ответить
6 сентября 2019 21:33
Постоянная ссылка
"При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно ... либо в электронной форме с цифровой подписью"
Это как физически сделать, на флешку кидать?
Ответить
16 января 2020 09:09
Постоянная ссылка
Физически с флешки, но вопрос в том, что с флешки переносится вирус и все летит....
Ответить
13 ноября 2019 17:04
Постоянная ссылка
А проверить подлинность ЭЦП как?
Ответить
12 сентября 2019 09:52
Постоянная ссылка
Тоже задалась таким вопросом...
Ответить
10 сентября 2019 11:54
Постоянная ссылка
Думаю, что даже разработчики закона не представляют себе КАК это будет выглядеть
Ответить
Ваш вопрос
Отправить