Как заполнить ЭТрН (образец)

Общие правила заполнения ЭТрН

Обязанность по созданию электронной транспортной накладной возложена на грузоотправителя. Однако в оформлении документа также участвуют перевозчик и грузополучатель. В связи с этим каждый участник логистического процесса должен точно знать, как безошибочно оформить ЭТрН.

Ознакомиться с форматами электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказа-наряда можно в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Обязательно ли оформлять ЭТрН

До 1 сентября 2026 года грузоотправитель вправе самостоятельно делать выбор между классическим и электронным документом. Если вы решили создать и оформить ЭТрН, предварительно убедитесь, что все участники процесса перешли на электронный документооборот.

Получайте рекомендации по налогам, учёту и кадрам.
Подписывайтесь на нас удобным способом и смотрите полезный контент.

Начиная с 1 сентября 2026 года все участники логистического процесса обязаны совершить переход на ЭДО. Другими словами, ЭТрН полностью заменит классический вариант документа. Оформлять транспортную накладную на бумажном носителе можно будет только в ряде случаев. К ним относятся:

• перевозка грузов военного назначения;
• транспортировка грузов в условиях особого режима (ЧС, военное положение и др.);
• перевозка для личных нужд физического лица, не связанных с ведением предпринимательской деятельности.

Полный перечень утвержден приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262.

Чем различаются счет-фактура и товарная накладная, рассказали в статье.

Важные правила заполнения ЭТрН для всех участников процесса

Вопрос как заполнить ЭТрН волнует всех участников процесса. В действительности общих правил не так много. Они заключаются в следующем:

• К заполнению обязательны все разделы документа. Исключение составляют случаи, когда к разделу имеется специальная пометка — «при необходимости», «при наличии».
• На документе должна стоять подпись трех сторон: грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
• Заполнять все данные нужно правильно, избегая ошибок и неточностей.

ВАЖНО! Водитель не имеет права действовать от имени двух сторон договора перевозки.

Какие разделы должны заполнять участники логистического процесса

Заполнение электронной транспортной накладной входит в обязанности грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. При этом каждый участник заполняет только определенные разделы документа.

В завершение процесса перевозчик подтверждает передачу груза и еще раз подписывает документ.

Как перейти на электронные транспортные накладные при перевозках автомобильным транспортом с 1 сентября 2026 года, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

ИС ЭПД указывает поля, которые обязательны для заполнения. Также участникам приходит сообщение об ошибке, если какие-то данные заполнены некорректно.

Об онлайн-сервисах, где можно заполнить товарную накладную, рассказали в статье.

Какой подписью необходимо подписывать документ

Заполнение ЭТрН сопровождается обязательным подписанием документа. Каждая сторона обязана подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица.

Если роль грузополучателя выполняет физическое лицо, то в этом случае подойдет простая электронная подпись. Водитель вправе воспользоваться простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Однако для этого должно быть соблюдено важное условие — перевозчик впоследствии подпишет документ усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.

Заполнение электронной транспортной накладной нередко происходит с ошибками. В этом случае не нужно переживать, потому что допущенные неточности можно скорректировать.

Если в пути произошло изменение условий перевозки груза, то это не следует считать ошибкой. Такие изменения перевозчик или водитель отмечают в разделе 9 ЭТрН.

Что такое ГИС ЭПД простыми словами, рассказываем тут.

Как заполнить электронную транспортную накладную грузоотправителю

В обязанности грузоотправителя входит заполнение большей части документа. Так, необходимо заполнить следующие разделы: с 1 по 5, 8, 11, 12. Также иногда заполняют раздел 6. Чтобы избежать ошибок, заполнять документ рекомендуем в определенном порядке. В верхней части накладной нужно указать дату и номер.

Заполнение раздела 1 ЭТрН

Раздел один называется «Грузополучатель». Здесь необходимо указать следующую информацию:

• Ф.И.О., ИНН и номер телефона физлица-грузоотправителя;
• полное наименование юридического лица, являющегося отправителем груза, а также его ИНН, адрес места нахождения и номер телефона.

Для наилучшего понимания приведем образец заполнения ЭТрН (раздел 1):

Важно учитывать, перешел груз во владение экспедитора или нет. Если груз принял экспедитор, то в разделе 1 необходимо указать его реквизиты. Также нужно проставить отметку «является экспедитором». Одновременно нужно заполнить раздел 1а «Клиент (заказчик)». Здесь следует внести реквизиты заказчика и номер договора транспортной экспедиции.

Если груз не переходил во владение экспедитора, тогда в разделе 1 нужно указать реквизиты заказчика. При этом отметку «является экспедитором» проставлять не следует.

Про заполнение транспортной накладной международного формата рассказали в этом материале.

Заполнение раздела 2 ЭТрН

В этом разделе нужно внести следующую информацию:

• если груз доставляется физическому лицу, то нужно указать его Ф.И.О., ИНН и номер телефона;
• если груз будет получать юридическое лицо, то нужно указать полное наименование, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона;
• адрес места доставки.

Для наилучшего понимания приведем пример заполнения ЭТрН (раздел 2):

Заполнение раздела 3 ЭТрН

Раздел 3 называется «Груз». Для начала необходимо определить массу груза и указать информацию в соответствующей строке. Кроме того, нужно указать метод, при помощи которого проводилось измерение. Можно выбрать один из доступных вариантов:

1. Взвешивание. Взвешивают транспортное средство до погрузки и после.
2. Расчетный метод. Измерение габаритов груза, использование информации из технической документации.

ВАЖНО! Если осуществляется перевозка груженого контейнера или прицепного кузова, то акт взвешивания составляется в обязательном порядке. В остальных случаях можно обойтись без оформления такого документа.

В этом же разделе нужно указать наименование груза. Если отгружается контейнер, то в соответствующем поле необходимо указать «контейнер». Заполнение электронной транспортной накладной сопровождается оформлением сопроводительной ведомости на груз. В этом документе нужно проставить наименование и характеристики груза, а также специальную отметку в случае отсутствия груза. Если объектом выступает опасный груз, информацию об этом также следует указать в документе.

ВАЖНО! За отсутствие специальных отметок с грузоотправителя в пользу перевозчика может быть взыскан штраф. Сумма — 20% провозной платы.

Как заполнить транспортную накладную при самовывозе, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

В каких случаях определяют объявленную ценность груза

Если возникла необходимость, можно определить объявленную ценность груза. Результат следует указывать в выделенной строке, в разделе 3.

ВАЖНО! Объявленная ценность не может быть выше стоимости груза.

Нередко возникают сомнения относительно того, нужно ли при определении объявленной стоимости учитывать НДС. Полагаем, что решение нужно принимать в каждом конкретном случае. При этом ориентироваться следует на то, повлечет ли неполучение этой суммы реальный ущерб. На практике объявленную стоимость часто указывают с НДС.

Бывают случаи, когда рассчитывать и указывать объявленную ценность груза недопустимо:

• груз опломбирован грузоотправителем;
• груз не имеет упаковки, например, сыпучий;
• груз относится к категории опасных и/или скоропортящихся;
• по одной накладной перевозится только часть груза.

Для наилучшего представления приведем образец заполнения ЭТрН (раздел 3):

Заполнение раздела 4 ЭТрН

В этом разделе необходимо указать информацию о сопроводительных документах (при их наличии). К категории таких документов относятся:

• приложения к накладной;
• сертификаты;
• паспорта качества и др.

О том, как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС, рассказали в этом материале.

Заполнение раздела 5 ЭТрН

Этот раздел называется «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». Здесь следует указывать такую информацию, как:

• маршрут перевозки, дату и время доставки груза;
• контактная информация лиц, которые вправе осуществлять переадресацию груза;
• информация о температурном режиме перевозки.

Образец заполнения ЭТрН раздела 5:

Можно ли с 01.09.2026 путевые листы оформлять в бумажном виде? Смотри здесь.

Заполнение раздела 8 ЭТрН

Раздел называется «Прием груза». Если грузоотправитель занимается отгрузкой, то в этом разделе он обязательно заполняет свою часть информации.

В строке «наименование (ИНН) владельца объекта инфраструктуры пункта погрузки» нужно указать информацию о складе, откуда будет осуществляться отгрузка.

При заполнении ЭТрН строку, посвященную реквизитам лица, отвечающего за погрузку, нужно оформлять, учитывая наличие экспедитора:

1. Если экспедитор есть, необходимо указывать данные этого человека и заверить подписью.
2. Если погрузкой занимается его представитель, тогда к ФИО нужно добавить название и реквизиты документа, подтверждающего полномочия.

ВАЖНО! Если лицо, которое осуществило погрузку (и указано в разделе 8), совпадает с лицом из раздела 1 «Грузоотправитель», то в бумажной накладной в реквизитах достаточно написать только наименование, а в электронной — указать ИНН грузоотправителя.

Заполнение разделов 11 и 12 ЭТрН

Заполнение ЭТрН грузоотправителем предполагает оформление разделов 11 и 12 документа. Раздел 11 называется «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)». Здесь есть особая отметка. Другими словами, раздел нужно заполнять только в том случае, если были составлены какие-то акты. Например, в ходе перевозки были нарушены условия транспортировки, и по факту был составлен акт.

Раздел 12 подлежит заполнению, если транспортная накладная играет роль первичного документа.

О том, как рассчитать стоимость патента на грузоперевозки для ИП в 2026 году, рассказали в статье.

Особенности заполнения ЭТрН при самовывозе

Иногда грузополучатель заказывает перевозку транспортной компанией и осуществляет самовывоз товара со склада поставщика. В этом случае лицо выступает одновременно грузоотправителем и грузополучателем. На основании этого придется заполнять транспортную накладную со стороны грузоотправителя и грузополучателя в обычном порядке.

Порядок подачи уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности в ГосЛог, смотрите в статье.

Если грузополучатель не привлекает услуги транспортной компании и осуществляет самовывоз груза при помощи личного транспорта, то заполнение ЭТрН не требуется вовсе.

Как заполнить электронную транспортную накладную перевозчику

Перевозчик согласует с грузоотправителем условия отправки груза. После этого перевозчик заполняет в накладной разделы с 6 по 12.

О работе с ЭТрН в СБИС: подключении, оформлении и заполнении с 1 сентября 2026 года, рассказываем тут.

Примеры заполнения ЭТрН перевозчиком

Образец заполнения ЭТрН (раздел 6 «Перевозчик»):

Образец заполнения электронной транспортной накладной (раздел 7):

О том, что такое QR-код СПОТ для перевозчика подробно рассказали в этой статье.

Как заполнить электронную транспортную накладную грузополучателю

В обязанность грузополучателя входит заполнение разделов 10 и 11. Раздел 10 называется «Выдача груза». В присутствии перевозчика грузополучатель заполняет следующую информацию:

• дату и время доставки;
• состояние груза, тары, упаковки;
• количество грузовых мест;
• массу груза.

Массу груза следует определять точно таким же способом, как и при сдаче перевозчику.

ВАЖНО! Если получатель отказывается принимать груз, нужно проставить соответствующую отметку в разделе 11. При этом причины отказа могут быть разными.

Кто обязан применять электронные транспортные накладные, смотрите здесь.

Итоги

Заполнение ЭТрН — это обязанность всех участников логистического процесса: грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Каждый участник заполняет необходимую информацию в соответствующих разделах. С 1 сентября 2026 года необходимо обязательно перейти на ЭТрН, а бумажную версию документа можно будет заполнять только в определенных случаях. Важно правильно заполнять ЭТрН. Ошибки не пропустит система. Из-за этого возможна задержка рейса, проблемы с контрагентами и другие неприятные последствия.