Специфичность ЭПД и их хранения
Электронные перевозочные документы — это, по сути, копии бумажных транспортных документов в электронном виде. Они подлежат хранению в электронном архиве. Попутно создавать, хранить их бумажные аналоги не нужно.
Срок хранения бумажных и электронных перевозочных документов одинаков. О сроках хранения и других вопросах, касающихся ГИС ЭПД, разъясняет на официальном портале Минтранспорта!
Как составить договор перевозки груза автомобильным транспортом?Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Электронная перевозочная документация требует правильного оформления, обязательно используется при перевозках согласно ФЗ № 140. К ней относят:
- транспортные (в том числе ж/д и авиационные грузовые) накладные;
- заказы с заявками;
- расписки (экспедиторские, складские);
- поручения для экспедитора.
Для их оформления требуется подключение к ЭДО и УКЭП!
Применять их с 01.09.2026 обязаны все участники процесса перевозки: отправители и получатели груза, экспедиторы, перевозчики.
Перевозочные документы: новые правила и электронные форматы с 1 сентября 2026 года.
Правила создания и подписания ЭПД
Каждый участник логистической цепочки поочередно заполняет, подписывает свой раздел (титул) из ЭПД. Все изменения (подписания титулов), вносимые в документ, поступают в ГИС ЭПД, где он и остается. После этого документ доступен для всех участников процесса, а также госорганов, осуществляющих контроль.
Чтобы понять, как, где хранятся ЭПД, следует осмыслить общий принцип их создания, движения. Весь процесс представлен далее на примере формирования транспортной накладной с участием основных обязательных титулов. Условно его можно обозначить так:
- Грузоотправитель (экспедитор) создает накладную, подписывая (свой) титул 1.
- Перевозчик (водитель), приняв груз для последующей перевозки, получив документ, проставляет на нем (свой) титул 2.
- Получатель при поступлении, принятии груза фиксирует замечания (при наличии), подтверждает его прием, подписав (свой) титул 3.
- Перевозчик (водитель) после итоговой выгрузки, завершая процесс перевозки, проставляет на документе (свой) титул 4.
После подписания на определенном этапе буквально автоматом формируется QR-код. Он остается неизменным после того, как будут подписаны все титулы. Код предъявляют по требованию инспектору ГИБДД при проверке.
См. статью: «Бумажная транспортная накладная с 1 сентября 2026 — только в виде исключения».
Какой порядок обмена электронными перевозочными документами на автомобильном транспорте? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Где и сколько хранятся ЭПД?
Хранить документы нужно не менее 5 лет согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, а также ст. 29 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (послед. ред. - 15.12.2025).
Налогоплательщики (экономические субъекты) обязаны обеспечить безопасные условия хранения подобной документации, ее защиту от возможных изменений. Если глава организации меняется, необходимо организовать ее передачу в порядке, принятом, действующем в организации.
Определяя, сколько времени хранятся ЭПД, исходить следует из указанных выше норм. Таким образом, электронный перевозочный документ, подлежит хранению:
- у непосредственных составителей - участников процесса (от 5 лет);
- у оператора ИС ЭПД (от 5 лет);
- в ГИС ЭПД (5 лет, затем сведения подлежат выгрузке на длительное хранение).
Электронная перевозочная документация может понадобиться при разрешении споров, а также требуется при налоговых проверках. Поэтому целесообразно в своей учетной системе хранить соответствующие копии на случай технических сбоев и если поменяется оператор.
См. статью: «Как работать с ЭПД в «1С:Бухгалтерия».