Мы являемся грузоотправителем и нанимаем перевозчика для доставки груза клиенту . Но наш груз ...

Ключевое правило: грузоотправитель — это та сторона, которая заключила договор перевозки, а не та, с чьего склада физически грузят товар. Это следует из ст. 2 Федерального закона № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта». Ваша компания наняла перевозчика — значит, грузоотправитель в ЭТрН вы. Завод-изготовитель в этой схеме не сторона договора перевозки. Он указывается в разделе 8 ЭТрН как лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП) — то есть тот, кто физически передаёт груз перевозчику на своём складе.

Процесс оформления и подписания ЭТрН выстраивается следующим образом: ваша компания как грузоотправитель формирует титул 1, вносит в него сведения о грузе, перевозчике, грузополучателе, адресах погрузки (адрес завода) и выгрузки, после чего подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляет через оператора электронного документооборота в ГИС ЭПД.
Далее завод‑изготовитель (в роли ЛОП) фиксирует факт погрузки в разделе 8 титула 1 — для этого ему требуется собственная УКЭП и подключение к ЭДО либо возможность делегировать подписание уполномоченному лицу по доверенности.
Перевозчик, получив ЭТрН, проверяет данные, дополняет информацию о водителе и транспортном средстве, затем подписывает титул 2, подтверждая приём груза к перевозке; при этом водитель может дополнительно зафиксировать приёмку с помощью простой электронной подписи (ПЭП) в мобильном приложении. На этапе доставки ваш клиент (грузополучатель) принимает груз и подписывает титул 3 своей УКЭП, отражая при необходимости расхождения по количеству или состоянию товара.
Завершает документооборот перевозчик, подписывая титул 4.