Что такое ГИС ЭПД простыми словами?

ГИС ЭПД в 2026 году: переходим на электронку

ГИС ЭПД — это государственная информационная система, куда стекаются все электронные перевозочные документы. Запустили ее еще в сентябре 2022 года по инициативе Минтранса, но до недавнего времени пользовались в основном энтузиасты. С сентября 2026-го это становится обязательным для всех участников грузоперевозок.

В систему попадают:

• транспортная накладная (ЭТрН);
• заказ-заявка (ЭЗЗ);
• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки;
• грузовая авианакладная;
• железнодорожная накладная (ЭЖД).

К системе подключены контролеры: налоговая, Ространснадзор и ГИБДД. Инспектор на дороге может в любой момент проверить перевозку по QR-коду из системы.

Важный нюанс: компании и ИП не регистрируются в ГИС ЭПД напрямую. Вход только через операторов — аккредитованных Минтрансом посредников. Их сейчас 11, в их числе «СБИС», «Контур.Диадок», «1С-ЭДО», «Калуга Астрал». Оператор — это ваш проводник в мир электронных перевозок: он обеспечивает и технику, и юридическую силу документов.

ЭДО для ИП — что это простыми словами? Ответили тут.

Как оформить электронные экспедиторские документы с 1 сентября 2026 г.? Можно узнать в «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Как работает ГИС ЭПД: титулы и подписи

Электронная транспортная накладная — это набор XML-файлов, которые называются титулами. Каждый титул фиксирует отдельный этап перевозки, и каждый участник подписывает свою часть.

Обязательные титулы (4 штуки):

Перевозочные документы: новые правила и электронные форматы с 1 сентября 2026 года. 

Дополнительные титулы (5 штук) нужны в особых случаях:

• Т5 и Т6 — если меняется стоимость перевозки (подписывают перевозчик и грузоотправитель);
• Т7 — переадресация (меняем адрес доставки);
• Т8 — замена водителя или ТС в пути;
• Т9 — указание о переадресации (кто дал команду поменять получателя).

Ключевое про подписи:

• Сотрудникам компании, подписывающим документы, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП).
• Если документ подписывает сотрудник, а не руководитель, дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД).
• Водители могут подписывать титулы простой электронной подписью (ПЭП) — ее можно бесплатно получить через приложение «Госключ».

После подписания всех титулов система формирует QR-код. Водитель показывает его инспектору ГИБДД с экрана смартфона даже без интернета, код сохраняется в памяти устройства.

См. статью «Как работать с ЭПД в «1С:Бухгалтерия».

Как подготовиться к переходу на ГИС ЭПД

План действий для компании, которая участвует в перевозках:

1. Получить КЭП на ответственных лиц. КЭП нужна руководителю, бухгалтеру, логисту — всем, кто будет подписывать документы. Для сотрудников — оформить МЧД. Водителям — установить приложение «Госключ» для получения ПЭП.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД. Критерии выбора:

• совместимость с вашей учетной системой («1С», SAP, TMS);
• наличие роуминга с операторами ваших контрагентов;
• мобильное приложение для водителей;
• тарифы и техподдержка.

3. Выбрать способ интеграции. Веб-версия — работа через браузер, минимальные затраты. Модуль для учетной системы — например, встроенное решение в «1С». API — для нестандартных систем. 

4. Настроить рабочие места. Установить актуальную версию браузера, сертификаты ФНС и Минцифры.
5. Протестировать обмен с контрагентами. Заранее проверить, как проходит документооборот с ключевыми партнерами. Лучше найти проблемы до 1 сентября, чем в день Х.

Подробный алгоритм перехода на ЭПД мы приводим в этой статье.

Отдельная история для экспедиторов: реестр «ГосЛог»

Если вы оказываете экспедиторские услуги, одной ГИС ЭПД не обойтись. С 1 марта 2026 года все экспедиторы обязаны зарегистрироваться в реестре на платформе «ГосЛог».

Сроки:

• действующие экспедиторы — до 30 апреля 2026 года (60 дней переходного периода);
• новые экспедиторы — до заключения первого договора.

Условия включения в реестр:

• у руководителя или ИП нет непогашенной судимости за экономические преступления;
• за последний год компания не привлекалась к административной ответственности более двух раз за нарушения в сфере экспедирования.

Штрафы за работу без регистрации в «ГосЛог»:

ВАЖНО! С 1 сентября 2026 года система ГИС ЭПД не позволит оформить электронные документы с участием экспедитора, которого нет в реестре «ГосЛог». Эти две системы — ГИС ЭПД и «ГосЛог» — взаимосвязаны.

Как грузоперевозчикам зарегистрироваться в «ГосЛог», рассказали здесь.

Дополнительные обязанности экспедиторов после регистрации:

• В течение 45 календарных дней подать в территориальный орган ФСБ заявление о начале деятельности. Заявление подается лично, электронный порядок не предусмотрен.
• Хранить и предоставлять ФСБ сведения о договорах, сторонах, маршрутах и грузах.
• Для перевозчиков: регистрация в реестре «ГосЛог» вводится с 1 марта 2027 года.

Реестр «ГосЛог»: отзывы грузоперевозчиков собрали тут.

Хранение документов и юридическая сила

ЭПД нужно хранить минимум 5 лет — это требование Закона о бухгалтерском учете и Налогового кодекса.

Документы хранятся на трех уровнях:

• у вас в учетной системе;
• у оператора ИС ЭПД (минимум 5 лет);
• в ГИС ЭПД (5 лет + долговременное хранение).

Рекомендуем хранить копии в своей учетной системе. Если полагаться только на ГИС ЭПД, при смене оператора можно потерять доступ к документам.

Электронная транспортная накладная, подписанная КЭП, является полноценным первичным документом и подтверждает расходы.

Правила ведения бухучета в транспортной компании собрали в статье.

Риски неиспользования ГИС ЭПД

Отсутствие корректно оформленного ЭПД после 1 сентября 2026 года налоговая расценит как отсутствие первичного документа. Это риски:

• снятие расходов по перевозке;
• отказ в вычете НДС;
• доначисления по налогу на прибыль.

Для экспедиторов — отдельный риск: до 1 млн р. штрафа за работу без регистрации в реестре «ГосЛог».