Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет
Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ
Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту
Сдача 6-НДФЛ в 2019 году (нюансы)
Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать
Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет
Форма 6-НДФЛ вошла в список обязательной отчетности по НДФЛ с 2016 года. Аналогов до этого она не имела. Ключевые особенности 6-НДФЛ таковы:
- 6-НДФЛ совмещает суммовую и календарную информацию;
- 6-НДФЛ обладает спецификой — сочетает систему наращивания данных от периода к периоду (первый раздел) с квартальной градацией информации (второй раздел).
На первый взгляд 6-НДФЛ напоминает декларацию (по структуре, форме и др.), а также схож со справкой 2-НДФЛ (по виду налога и назначению). Однако не является ни тем, ни другим.
Для 6-НДФЛ предусмотрено особое название — расчет налогового агента. Такой вид отчетности описан п. 1 ст. 80 НК РФ и подтверждается приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, в котором 6-НДФЛ именуется расчетом.
Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ
Отчетность 6-НДФЛ должны составлять налоговые агенты — об этом говорится в первой строке Порядка оформления 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС № ММВ-7-11/450@.
Например, является ли адвокат налоговым агентом и должен ли он сдавать 6-НДФЛ? Должен, если он учредил адвокатский кабинет и выплачивает физлицам доходы (п. 1 ст. 226 НК РФ).
К налоговым агентам относятся:
- отечественные фирмы и ИП;
- обособленные подразделения иностранных фирм в нашей стране.
Для всех указанных коммерсантов действует общий алгоритм: «заплатил физлицу — оформи 6-НДФЛ».
Столкнулись со сложностями при заполнении отчета? На нашем форуме можно проконсультироваться по любой ситуации, вызывающей у вас сомнения. Так, здесь знатоки объясняют, как следует отразить в отчете 6-НДФЛ излишне удержанную сумму подоходного налога.
Об обязанностях и ответственности налоговых агентов по НДФЛ см. статью «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».
Существует еще одна категория налоговых агентов по НДФЛ, отдельно не обозначенных в п. 1 ст. 226 НК РФ, но упоминаемых в п. 2 ст. 230 НК РФ — это обособленные подразделения (ОП) отечественных фирм.
В отношении 6-НДФЛ каждое такое ОП фактически признается самостоятельным налоговым агентом — все имеющие подразделения фирмы, обязаны представлять расчет отдельно по каждому ОП. На титульном листе таких 6-НДФЛ указывается ОКТМО и КПП соответствующего ОП, а в остальном алгоритм формирования подобен аналогичному расчету центрального подразделения.
6-НДФЛ - куда сдавать по ОП, подробнее об этом читайте в статье «Порядок сдачи формы 6-НДФЛ по обособленным подразделениям».
6-НДФЛ: сроки сдачи
Сроки сдачи 6-НДФЛ приведены в ст. 230 НК РФ:
- периодичность отчетности 6-НДФЛ — 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев и год;
- «пограничные» отчетные сроки 6-НДФЛ — на составление и отправку отчета отведен 1 месяц для внутригодовых 6-НДФЛ и 3 месяца для итогового 6-НДФЛ.
При совпадении крайней отчетной даты по 6-НДФЛ с нерабочим днем действует специальное правило: отчитаться можно в первый после выходных или праздников рабочий день.
Для 6-НДФЛ правомерность применения данного правила подтверждена письмом ФНС России от 21.12. 2015 № БС-4-11/22387.
Подробнее про сроки сдачи отчета 6-НДФЛ читайте в этой статье.
Чего ожидать от налоговиков, если 6-НДФЛ сдан не вовремя? Об этом расскажет статья «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».
Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту
Совмещение предпринимателем ОСНО или УСН с ЕНВД или другим спецрежимом — это повод разобраться, как сдавать 6-НДФЛ.
За основу берется общий подход: 6-НДФЛ сдается по месту учета в инспекции. Но необходимо учесть один нюанс: при совмещении режимов мест учета может быть несколько (п. 7 ст. 226 НК РФ), поэтому коммерсанту необходимо сдать как минимум 2 отчета:
- первый 6-НДФЛ с данными о доходах, выплаченных работникам, занятым в переведенной на УСН деятельности — в ту инспекцию, где коммерсант зарегистрирован в качестве ИП (по месту его жительства);
- второй отчет отправляется в инспекцию, на территории которой осуществляется деятельность ИП, переведенная на ЕНВД. В нем нужно отразить выплаченные доходы по работникам, связанным с «вмененными» видами деятельности.
Подробнее этот вопрос рассмотрен здесь.
Сдача 6-НДФЛ в 2019 году (нюансы)
При заполнении 6-НДФЛ в 2019 году требуется учесть присущие только данному расчету особенности, которые можно классифицировать:
- на технические;
- учетные;
- логические;
- организационные.
К техническим особенностям заполнения 6-НДФЛ можно отнести:
- схему заполнения ячеек (1 ячейка — 1 цифра, направление заполнения — слева направо, незаполненные поля прочеркиваются, при отсутствии показателя проставляется «0»);
- метод формирования отчета: для бумажного варианта — цвет чернил заполнения отчета только синий, черный и фиолетовый, запрет на использование корректирующих средств для исправления ошибок и др.; для электронной формы — применение шрифта Courier New высотой 16–18 пунктов при заполнении отчета и др.
Среди основных учетных особенностей 6-НДФЛ можно назвать:
- формирование показателей раздела 1 нарастающим итогом с начала года, раздела 2 — только за последние 3 месяца отчетного периода;
- обезличенность данных отчета — приводятся только обобщенные показатели без привязки к конкретному получателю дохода;
Логические особенности 6-НДФЛ заключаются в необходимости соблюдения специальных принципов отражения данных:
- в разделе 1 не может быть отрицательных сумм: если стр. 030 (вычеты) превышает стр. 020 (доходы), вычеты принимаются равными доходам и др.;
- в разделе 2 показатели заполняются по принципу: число блоков строк 100–140 равно числу дат выплаты доходов;
- показатель стр. 120 (срок перечисления налога) — параметр, не имеющий отношения к фактической дате перечисления НДФЛ и являющийся законодательно установленным крайним сроком уплаты НДФЛ для конкретного вида дохода.
Основной организационной особенностью является обязательное применение регистров по НДФЛ в качестве первоисточника данных для заполнения 6-НДФЛ.
Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ ищите здесь.
Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать
Возможность не сдавать 6-НДФЛ появляется только в одном случае — если в отчетном периоде отсутствовали выплаты в пользу физлиц.
Такая ситуация возможна, если:
- коммерсант находится на предварительном этапе становления бизнеса (этап решения организационных аспектов, набора штата — при этом никакие выплаты физлицам не производятся);
- финансовое состояние коммерсанта не позволяет производить какие-либо выплаты из-за недостатка или отсутствия денежных ресурсов;
- в иных аналогичных ситуациях.
В этом случае о несдаче 6-НДФЛ налоговую целесообразно проинформировать письмом, образец которого вы можете найти здесь.
При этом если в 1-м квартале доходы выплачивались, а затем до конца года выплаты отсутствовали, 6-НДФЛ за все отчетные периоды требуется обязательно представить, поскольку расчет требуется составлять нарастающим итогом от начала года.
В такой ситуации:
- в разделе 1 расчетов за все последующие отчетные периоды повторятся показатели 1-го квартала;
- в раздел 2 за указанные периоды информация не заносится ввиду ее отсутствия — при заполнении этого раздела принимаются во внимание выплаты последнего в отчетном периоде квартала.
Облегчить составление 6-НДФЛ можно следующими путями:
- использовать специальные программные продукты;
- минимизировать риск появления ошибок (контролировать проверяемые параметры расчета, в том числе используя применяемые налоговиками контрольные соотношения) — это позволит избежать подачи корректировок и иных пояснений;
- иные способы (усиление контроля достоверности данных на этапе сбора первичной информации, системное повышение квалификации специалистов компании, позволяющее свободно ориентироваться в нюансах налогового законодательства и др.).
Механизм снижения риска ошибок в 6-НДФЛ рассматривается в статье «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ».
Как проходит камеральная проверка отчета 6-НДФЛ, читайте здесь.
Итоги
Основные виды отчетности работодателя — это 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам. На вопросы о 6-НДФЛ: кто сдает и когда, мы ответили выше. А про РСВ мы подробно рассказываем в этой рубрике.