Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ

Особенности формирования отчета 6-НДФЛ

Процесс создания формы 6-НДФЛ от иной отчетности по налогу на доходы физлиц отличает следующее:

• ее делают поквартально, при этом в форме 2025 года, применяемой с 2024 года, как в 1, так и во 2 разделе отчета присутствуют данные как нарастающим итогом с начала года, так и в расшифровке за последние три месяца отчетного периода;
• отчет формируется раздельно по всем обособленным подразделениям;
• она содержит сводные (обобщенные) данные, относящиеся ко всем работникам подразделения в целом;
• ее данные могут быть сопоставлены с иными сведениями, которые есть у налоговиков.

Скачать бланк действующей в 2025 году формы 6-НДФЛ можно по представленной ниже ссылке.

6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года Скачать

О процедуре оформления отчета читайте в материале «Отчет по форме 6-НДФЛ за год - пример заполнения».

Правильность цифр и дат, попадающих в 6-НДФЛ, по первым 3 пунктам ИФНС проверит только при выездной проверке. Однако составителю отчета необходимо создать систему внутреннего контроля, позволяющую систематически отслеживать правильность вносимых в отчетность цифр и своевременно исправлять неверно отраженные в 6-НДФЛ данные. Несоблюдение этого приведет не только к доначислению налога к уплате и наказанию в виде пеней и штрафа, но и к санкциям за подачу недостоверных сведений (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Как проводится камеральная проверка 6-НДФЛ, читайте в Готовом решении. Пробный доступ к КонсультантПлюс бесплатный.

Подробнее о штрафах, имеющих отношение к этому отчету, читайте в статье «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».

Контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ в 2025 году

Во-первых, представляемые в налоговые органы текущие отчеты обязательно будут проверены ИФНС логически и сверены со сведениями из других документов, имеющихся у налоговых органов.

ВАЖНО! 6-НДФЛ не сопоставляют с РСВ. Дело в разных подходах к признанию доходов для целей НДФЛ (по выплате) и стаховых взносов (по начислению). 

В отношении правил логической проверки текущих отчетов 6-НДФЛ и сопоставления отчетности с данными иных источников ФНС разработала документ, содержащий необходимые для контроля соотношения (далее — КС), которыми должны руководствоваться налоговые органы, проверяя 6-НДФЛ. КС для 6-НДФЛ 2025 года направлены письмами от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@, от 28 февраля 2024 г. № БС-4-11/2234@ и от 5 апреля 2024 г. № БС-4-11/4009@.

ВНИМАНИЕ! КС для 6-НДФЛ часто пополняются и меняются. Не пропустить обновления вам поможет наш материал.

Все содержащиеся в этом письме ФНС контрольные соотношения разбиты на 2 группы, пронумерованы, снабжены комментариями о возможных нарушениях, с ними связанных, и указаниями на действия проверяющих по возможному или выявленному нарушению. К числу этих действий относятся:

• запрос пояснений по выявленному противоречию;
• составление акта о нарушении, если пояснения не удовлетворят проверяющих.

Кроме этого, с 01.05.2024 введены новые, сводные (мы их называем критичные) контрольные соотношения (приказ ФНС от 29.02.2024 № ЕД-7-3/164@). Для 6-НДФЛ всего их установлено 6, в том числе 2 для отчетности за периоды начиная с 2024 года:

Если будет нарушено какое-то из них, начисления по 6-НДФЛ учтут на ЕНС не сразу, а:

• со дня вступления в силу решения по результатам камеральной проверки;
• либо в течение 10 дней со дня окончания нормативного срока проведения камеральной проверки;
• или со дня, следующего за днем завершения камеральной проверки, если при ее проведении не были выявлены нарушения.

То есть:

• изначально сумма налога из такого расчета на ЕНС не отразится;
• расчет уйдет на камеральную проверку;
• после завершения камеральной проверки идет начисление налога на ЕНС. Если за период с даты уплаты налога и до окончания камеральной проверки на ЕНС не было достаточно денег для уплаты этого налога, будут начислены пени.

Подробнее об этих новых КС мы рассказываем здесь. А далее в статье разберем уже знакомые нам КС из письма от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@ и дополнительных к нему по которым проверяется логичность данных подаваемой в ИФНС отчетности и делается её увязка с другими данными, которыми располагает ФНС.

О контрольных соотношениях по другим налоговым отчетам узнайте из материалов нашего сайта:

• «Как проверить декларацию по НДС (контрольные соотношения)?»;
• «Контрольные соотношения к новой форме расчета по страховым взносам 2025 года».

Контрольные соотношения 6-НДФЛ при логической проверке

Соотношения, используемые для логической проверки, составляют 1 группу. В их число входят, например, КС:

• 1.1 — проверка даты представления отчета на соответствие установленному сроку. Выявленная задержка сразу вызывает составление акта о нарушении.

О сроках, которых следует придерживаться при сдаче отчета, читайте в материале «Сроки сдачи отчета 6-НДФЛ».

• 1.2-1.5 — сумма налога к уплате за отчетный период (строка 020) не должна быть больше или меньше суммы НДФЛ к уплате за текущий квартал (строки 021-026) и предыдущий отчетный период. Аналогичное равенство должно выполняться в отношении налога, который был возвращен налогоплательщикам (строки 030, 031-036, КС 1.6-1.9);
• 1.10 — сумма полученного дохода (стр. 120) не может быть меньше суммы вычетов (стр. 130). Это свидетельствует о необоснованном завышении вычетов.
• 1.11 — сумма рассчитанного по соответствующей ставке (стр. 100) налога (стр. 120 - стр. 130/100 * стр. 100) арифметически должна соответствовать указанной сумме налога (стр. 140). Допустимыми являются отклонения от нее, не превышающие 1 руб. на каждого человека при каждой выплате облагаемого дохода.
• 1.12 — налоговая база (стр.131) должна равняться разнице между доходами (ст. 120) и вычетами (стр. 130). 
• 1.14 — увязывают начисленный налог с удержанным, не удержанным, НДФЛ по патенту.
• 1.15 — величина начисленного налога (стр. 140) не может быть меньше суммы фиксированного аванса по нему (стр. 150). Если это имеет место, то существует ошибка в расчете величины фиксированного аванса.
• 1.36-1.39 — показатель НДФЛ удержанного нарастающим итогом (стр. 160) должен равняться сумме строк 161-166 текущего отчета и строки 160 отчета за прошлый период данного года.
• 1.40-1.45 — дают увязку сумм НДФЛ к уплате в 1 разделе расчета (стр. 021-026) с суммами налога, который был удержан и который был возвращен в соответствующие сроки уплаты (стр. 161-166, 191-196).

Проверить отчет построчно можно с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Всегда ли просрочка уплаты НДФЛ грозит штрафом, узнайте из этой публикации.

Сверка данных 6-НДФЛ и справок о доходах (бывшие 2-НДФЛ)

Также в первой группе КС есть проверки только годового отчета 6-НДФЛ, данные которого сопоставляются со сравнимыми сведениями, внесенными в справки о доходах (бывшую отчетность 2-НДФЛ), сдаваемые только по году (п. 2 ст. 230 НК РФ). Суммарные показатели по справкам должны биться с совокупными в расчете 6-НДФЛ (КС 1.16, 1.19-1.31).

О правилах оформления этой справки подробнее читайте в статье «Как правильно сделать справку 2-НДФЛ».

Если ФНС обнаружит расхождения, то потребует представить пояснения по нестыковкам. При этом разница в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ за 2025 год на 1 рубль не считается критичной.

Помимо этого происходит сравнение начисленной заработной платы с МРОТ и со средним значением зарплаты по отрасли. Если начисленная зарплата ниже означенных величин, то налоговики могут попросить предоставить пояснения (КС 1.17-1.18).

Как проверить 6-НДФЛ на ошибки, см. здесь.

Сопоставление отчета с иными данными

В эту группу (2) включены КС:

• 2.1-2.2 — предполагают сопоставление расчета 6-НДФЛ с имеющимися у ФНС данными об уведомлениях о подтверждении права налогоплательщика на имущественные и социальные налоговые вычеты;
• 2.3 — согласно сумма фиксированных авансов по патенту (раздел 2 справки о доходах) может быть больше нуля только при наличии выданного уведомления из ИР Патент.

Итоги

Знание контрольных соотношений, применяемых ИФНС при проверке отчетов 6-НДФЛ, позволит составителю этой формы уже на этапе ее подготовки самому проверить те параметры, на которые при контроле будут ориентироваться налоговые органы. Тем самым сократятся риски выявления неувязок в отчетности, необходимости дачи пояснений по ним и представления уточненных отчетов.