Нужно ли сдавать нулевую отчетность 6-НДФЛ?

Сдавать или нет 6-НДФЛ нулевую, если нет работников?

Вы захотели узнать, как заполнить нулевой 6-НДФЛ, и запрос «6-НДФЛ нулевая образец заполнения» в поисковике привел вас в этот материал. Так давайте разберемся, сдается ли нулевая 6-НДФЛ, образец которой вы ищете, или в данной ситуации можно обойтись без сдачи отчета.

6-НДФЛ является отчетностью налогового агента, которая:

• Составляется ежеквартально с включением в нее данных нарастающим итогом. Причем раздел 2 в 6-НДФЛ формируют данные за период с начала года, а раздел 1 — только данные последнего квартала отчетного периода.
• Содержит обобщенные цифры начислений в отношении доходов работников и относящегося к ним НДФЛ.

С отчетности за 1 квартал 2023 г. применяется форма отчета 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в редакции Приказа то же ведомства от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. Расчет включает сведения из формы 2-НДФЛ (справки 2-НДФЛ как самостоятельный отчет отменены с отчета за 2021 год), раздел 1, достаточно сильно скорректированный по сравнению с предыдущей формой, и раздел 2.

Актуальный бланк 6-НДФЛ и образец его заполнения можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

6-НДФЛ с 2023 года Скачать

С правилами  заполнения нового формуляра за 1 квартал 2023 года разобрались эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный демо-доступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите к разъяснениям экспертов.

Подробнее о форме читайте в этой рубрике.

Сдавать ее должны работодатели, имеющие наемных работников, которым они выплачивают доходы (п. 2 ст. 230 НК РФ). Таким образом, обязанность представления 6-НДФЛ при отсутствии выплаты доходов физлицам (и соответственно, при неначислении на них налога) в течение отчетного периода у работодателя не возникает.

Поэтому форму 6-НДФЛ с нулевыми показателями представлять в ИФНС не нужно. Хотя, если такой отчет будет отправлен, инспекция обязана будет принять его (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928). Во избежание вопросов от налоговиков целесообразно направлять им письма, поясняющие причины непредставления этого отчета. 

Наши рекомендации по составлению такого письма и его образец вы найдете в материале «Заполняем пояснение в налоговую по 6-НДФЛ - образец».

Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты

Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:

• выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
• выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
• выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
• выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
• выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.

Эксперты КонсультантПлюс пошагово разъяснили поядок проверки и сдачи отчета 6-НДФЛ. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Нужен ли образец заполнения нулевого отчета?

Как мы уже выяснили, нулевую отчетность 6-НДФЛ сдавать не надо, поэтому и образец заполнения ее вам не потребуется. Образец нужен для заполнения отчета с цифрами. Найти свежий вы можете здесь. А мы хотим напомнить вам правила заполнения 6-НДФЛ.

Итак, в разделе 1 показывают данные последнего квартала отчетного периода:

• в конкретных цифрах, если выплаты и начисленный на них налог имеют место;
• проставляя вместо цифрового значения ноль, если сведения о выплатах и начислениях налога по этим выплатам отсутствуют.

Как правильно заполнить раздел 2 в расчете 6-НДФЛ, читайте здесь.

Раздел 2 заполняется данными, включающими значения, соответствующие всему отчетному периоду. При этом они:

• будут совпадать с данными 1-го раздела для первого периода выплат, в т. ч. если этот период возник не в начале года;
• останутся такими же, как и в предшествующем отчетном периоде, если выплат в последнем квартале отчетного периода не было.

О часто встречающихся ошибках в заполнении 6-НДФЛ читайте в публикации «Ошибки в 6-НДФЛ (полный список)».

А как правильно исправить ошибки в 6-НДФЛ, мы рассказали здесь.

Итоги

Обязанность представления 6-НДФЛ нулевой действующим законодательством не установлена. Однако это правило распространяется только на ситуации отсутствия начислений дохода работникам в течение всего года. В промежуточных вариантах отчетность представляться должна (хотя возможна ее сдача и за неполный год), но полностью нулевой она уже не будет.

Еще про нулевки читайте:

• «Если зарплата не выплачена - правильное заполнение 6-НДФЛ»;
• «Порядок сдачи 6-НДФЛ для ИП без работников».