Первичные документы бухгалтерского учета в 2026 году

Для ИП электронная транспортная накладная (ЭТрН) нужна наравне с крупными компаниями, если он участвует в коммерческих грузоперевозках. Организационно-правовая форма (ИП или ООО) значения не имеет — правила зависят исключительно от характера перевозки и договора. Если есть договор коммерческой перевозки, нужна ЭТрН.

При классическом самовывозе, когда покупатель забирает товар собственным (или арендованным без водителя) транспортом и не заключает договор перевозки, электронная транспортная накладная (ЭТрН) не требуется. ЭТрН обязательна только в тех случаях, когда в схеме самовывоза появляется договор перевозки с привлеченным перевозчиком или экспедитором.

Каждый из ответственных лиц подписывает ЭТрН строго по определенным разделам документа: грузоотправитель — титул Т1, перевозчик — титулы Т2 и Т4 (причем по двойной схеме: водитель ставит простую подпись, а уполномоченный сотрудник — УКЭП с МЧД), грузополучатель — титул Т3 (в зависимости от статуса: УКЭП для юрлиц и ИП или ПЭП/УНЭП для физлиц). Помимо них, существуют опциональные титулы Т5–Т8, которые применяются в особых ситуациях. Подписание идет последовательно, и ошибка в выборе типа подписи или отсутствие МЧД у сотрудника может заблокировать документ в ГИС ЭПД.

Грузоотправитель в ЭТрН — это лицо, которое заключает договор с перевозчиком, передает груз для транспортировки и инициирует оформление документа. Им может быть владелец груза (продавец или покупатель при самовывозе) либо экспедитор, но только в том случае, если он фактически принимает груз во владение и организует перевозку от своего имени. Если экспедитор выступает лишь посредником и не принимает груз, грузоотправителем остается сам клиент. Именно грузоотправитель создает электронную накладную, заполняет первый титул (Т1) и подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП).

ЭТрН (электронная транспортная накладная) не имеет фиксированного бумажного вида, так как это не бумажный бланк, а цифровой XML-файл со строго структурированными данными, подписанный электронными подписями. Визуально она воспроизводит привычную форму 1-Т, но существует только в электронном виде как набор структурированных титулов (разделов), объединенных единым идентификатором.

Штрафы за отсутствие ЭТрН налагаются прежде всего тогда, когда оформление, наличие накладной (любой) является обязательным. В остальных случаях, связанных с оформлением ЭТрН, последствия в зависимости от ситуации могут быть разными. Для водителя штраф составляет 500 рублей, для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для компании — до 250 000 рублей. При нарушении правил передачи данных в ГИС ЭПД юрлицо могут оштрафовать на сумму до 300 000 рублей.

ГИС ЭПД — это цифровая система Минтранса для грузоперевозок. Раньше ею пользовались добровольно, а с 1 сентября 2026 г. — строго обязательно. Вместо бумажных накладных — XML-файлы с QR-кодом, вместо печатей — электронные подписи.

Электронный путевой лист: когда будет обязательным, определяет прежде всего Постановление правительства РФ № 1944 от 28.11.2025. Пока под обязательное оформление ЭПЛ с 01.09.2026 подпадают определенные виды автоперевозок, а прямого общего запрета для всех на применение бумажной версии нет.

Где хранятся ЭПД и сколько времени, зависит от правил формирования и особенностей данных документов. Хранить документы (электронные, бумажные) бухгалтерского, налогового учета нужно стандартно не менее 5 лет. Это следует из пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, а также ст. 29 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (послед. ред. — 15.12.2025). ЭПД хранятся в вашей учетной системе, в ИС ЭДО и в ГИС ЭПД.

ЭПД — это расшифровка термина «Электронный перевозочный документ». Говоря иначе, ЭПД — замена привычного бумажного варианта, имеющего такую же юридическую силу. Его не требуется каждый раз подписывать при передаче груза. Для бухгалтерии ЭПД стал обязательным с 2026 года. О нюансах ЭПД — в нашей рубрике «Вопрос – ответ».