Кто отвечает за нарушение порядка оформления ЭПД при техническом сбое?
Ответственность распределяется по вине конкретного участника:
- отправитель, перевозчик или получатель отвечает за неподписание ЭПД, если система и связь были доступны, а электронная подпись не была применена;
- оператор ЭДО отвечает за корректную работу своей информационной системы и за передачу накопленных документов в ГИС ЭПД после восстановления доступа;
- Минтранс отвечает за работоспособность центрального контура ГИС ЭПД; при сбое на его стороне в течение двух часов участники и контролирующие органы уведомлены, а неполадки должны быть устранены незамедлительно.
При этом сам технический сбой не освобождает участников от обязанности формировать перевозочные документы в электронной форме, если такая возможность объективно сохраняется.
См. статью: «Бумажная транспортная накладная с 1 сентября 2026 — только в виде исключения».
Как подтвердить отсутствие вины при техническом сбое в работе с ЭПД
Чтобы доказать, что задержка произошла не по вине участника перевозки, необходимо собрать документы, фиксирующие причину и точный период сбоя. Минтранс предусмотрел, что по запросу участника оператор ЭДО выдает справку в свободной форме о технических неполадках в работе системы. Такая справка является основанием для освобождения компании от ответственности.
Если проблема была в отсутствии интернета, следует получить подтверждение от оператора связи, что в конкретный период у участника не было технической возможности оформить и подписать ЭПД.
Что такое ГИС ЭПД простыми словами? Ответ тут.
В каких случаях экспедиторские документы оформляются на бумажном носителе с 1 сентября 2026 г.? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Способ подтверждения напрямую зависит от сценария нештатной ситуации согласно Регламенту Минтранса РФ:
Вариант 1. Отсутствие интернета в точке погрузки/выгрузки или в пути
Если у вас пропала связь, бумажный документ получает полную юридическую силу, а вы защищены от штрафов, только если оформлен Акт о сбое связи.
Что обязательно должно быть в акте:
- Точное время и дата возникновения и фиксации проблемы.
- Точная локация (адрес склада, пункт погрузки или километр трассы).
- Характер неполадки (отсутствие мобильного сигнала, технический сбой на корпоративном сервере, ошибка отправки файла).
- Предпринятые меры (обращение в техподдержку провайдера, перезагрузка оборудования).
Бумажная накладная, составленная в этот период, вместе с актом является вашим главным оправдательным документом для контролирующих органов.
Вариант 2. Технический сбой в ГИС ЭПД
Если связь у вас есть, но лежит сама государственная система:
- Официальное уведомление Минтранса (согласно регламенту, Минтранс РФ обязан в течение 2 часов устранить неисправность и официально известить участников и надзорные органы о режиме нештатной ситуации), которое автоматически снимает с вас вину.
- Обращения к оператору (сохраняйте скриншоты ошибок и тикеты в техподдержку вашего оператора ЭДО).
Таким образом, полный комплект доказательств включает:
- справку оператора ЭДО о сбое системы;
- акт или уведомление оператора связи об отсутствии интернета;
- скриншоты ошибок, журналы ЭДО и служебную переписку с оператором;
- внутренний акт с указанием периода сбоя и перечня затронутых перевозок;
- подтверждение последующей передачи накопленных ЭПД после восстановления связи.
Что сделать сразу после того как технический сбой будет устранен?
После восстановления доступа участнику следует проверить статус всех незавершенных ЭПД, завершить подписание и убедиться, что оператор передал документы в ГИС ЭПД. Если документ был сформирован, но не отправлен из-за сбоя, его не нужно создавать заново, достаточно обеспечить передачу накопленного файла.
Если в период сбоя ЭПД невозможно было сформировать вообще, допускается оформление перевозочного документа на бумаге в предусмотренных законом случаях. После восстановления связи такой документ не требуется переоформлять в электронный вид.
Как работать с ЭПД в «1С:Бухгалтерия» рассказывали тут.
Итоги
За нарушение порядка оформления ЭПД отвечает участник, который мог, но не обеспечил формирование, подписание или передачу документа. При сбое ГИС ЭПД, оператора ЭДО или отсутствии интернета ответственность за несвоевременную передачу не возникает, если причина подтверждена. Основное доказательство — справка оператора ЭДО о технических неполадках, а при проблемах с интернетом — подтверждение оператора связи с датой и временем сбоя. Организации следует фиксировать период сбоя, сохранять переписку и журналы, а после восстановления связи контролировать передачу накопленных ЭПД. Технический сбой не отменяет обязанность оформлять ЭПД, если техническая возможность сохраняется.