Как выплачивается аванс - новые правила и порядок выплат

Как правильно платить аванс в 2023-2024 годах согласно Трудовому кодексу

Понятие «аванс» трудовым законодательством не закреплено. Поскольку работодатель обязан выплачивать своим сотрудникам заработную плату каждые полмесяца, то оплату первой половины месяца называют авансом.

Как выплачиваются авансы по ТК РФ? Конкретные сроки выплаты зарплаты и аванса в ТК РФ не установлены. Применяемые в настоящее время (с 03.10.2016) правила выплаты аванса ограничивают срок выдачи денег 15 календарными днями с даты окончания периода, за который зарплата начислена (ст. 136 ТК РФ). При этом ТК не запрещает производить выплату аванса чаще, чем каждые полмесяца, например, 3 раза в месяц (каждую декаду) или 1 раз в неделю. Работодатель самостоятельно устанавливает точные даты выплаты исчисленного сотрудникам дохода во внутренних локальных нормативных актах:

• в положении об оплате труда;
• колдоговоре;
• трудовом договоре.

Таким образом, согласно действующим правилам выплаты аванса срок для выдачи зарплаты за первую половину месяца может быть установлен в один из дней с 16-го по 30-е (31-е) число, а для окончательного расчета — с 1-го по 15-е число месяца (письма Минтруда от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663, от 21.09.2016 № 14-1/В-911). При этом установление переменного периода для перечисления исчисленного сотруднику дохода, например с формулировкой «зарплата выплачивается с 1-е по 10-е число» или «…не позднее 10-го числа», считается нарушением требований ТК, поскольку работодатель обязан установить конкретную дату выдачи (п. 3 письма Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).

Разберем, как платится аванс и когда необходимо удержать с него НДФЛ.

НДФЛ при выдаче аванса сотрудникам до 2023 года

В общем случае до 2023 года с аванса удерживать НДФЛ было не нужно. На это не раз указывали госведомства (письма Минфина от 13.02.2019 № 03-04-06/8932, от 13.07.2017 № 03-04-05/44802, ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893, от 24.03.2016 № БС-4-11/4999). Обосновывали свою точку зрения чиновники следующим образом:

• датой фактического получения струдником дохода в виде зарплаты признается последний день рабочего месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ);
• на момент выдачи аванса доход еще не сформирован, значит, и облагать налогом нечего.

Следовательно, удерживать НДФЛ нужно было только при окончательном расчете с работником за отработанный месяц.

Но если дата выплаты аванса была установлена на 30-е число и оно являлось последним днем месяца, не исключены были проблемы, т. к. налоговики могли признать последний день месяца датой фактического получения дохода, а судьи их зачастую поддерживали (см. определение ВС от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804).

Также неудобна дата выплаты аванса за 1-ю половину месяца, установленная на 15-е число месяца, т. к. работодатель обязан выдать 2-ю часть зарплаты 30-го числа текущего месяца. Но табели за отработанное сотрудниками время попадут в бухгалтерию не ранее 1-го числа следующего месяца. Следовательно, бухгалтер просто физически не сможет рассчитать зарплату и выплатить ее работникам 30-го числа.

Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ начиная с отчетности за 1 квартал 2023 года, детально рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

НДФЛ с аванса с 2023 года - изменения

В 2023 году правила удержания НДФЛ с аванса меняются в связи с внесением правок в Налоговый кодекс законом от 14.07.2022 № 263-ФЗ. Датой получения сотрудником дохода в виде зарплаты — основной части, аванса, а также  отпускных, больничных будет признаваться дата его фактической выплаты на руки или на банковский счет сотрудника — по общему правилу, установленному подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ. Таким образом, удерживать НДФЛ необходимо будет в момент выплаты аванса, не дожидаясь завершения расчетов по основной части зарплаты.

Изменения коснулись и сроков перечисления удержанного налога в бюджет. Если раньше мы должны были сделать перевод до конца рабочего дня, следующего за днем выплаты зарплаты, по больничным и отпускам уложиться до конца месяца, в котором пособие или отпускные были выданы работнику, то теперь установлены конкретные даты абсолютно для всех выплат - это 28 число. Какие даты стали контрольными для уплаты НДФЛ в 2023 году, читайте в этой статье.

А о том, как с 1 января 2023 года налоговые агенты по НДФЛ исчисляют и уплачивают налоги, мы рассказали здесь.

В общих случаях стало не нужным перечислять НДФЛ отдельной платежкой с указанием КБК. Все налоговые обязательства можно закидывать в бюджет одной суммой - так заработал механизм единого налогового платежа. Но чтобы налоговики верно распределили средства по видам налогов, до 25 числа (т.е. заранее) налогоплательщики и налоговые агенты стали направлять уведомления в инспекцию. О том, как в 2023 годк выглядело уведомление по НДФЛ, можно узнать из этого материла. 

Заметим, что в 2023 году еще можно было перечислять налоги по старому - платежными поручениями, без подачи уведомления. Но при этом надо было выполнить определенное условие.

НДФЛ с аванса в 2024 году - новые правила

С 2024 года изменились сроки уплаты НДФЛ, теперь налоговые агенты станут перечислять его в бюджет дважды в месяц:

• до 28 числа - если выплаты доходов, в том числе аванса, прошли в период с 1 по 22 число текущего месяца;
• до 5 числа следующего месяца - если выплаты производились с 23 по последнее число месяца;
• до последнего рабочего дня год - если выплаты осуществляются с 23 по 31 декабря.

Также изменились и сроки подачи уведомления по подоходному налогу. С 1 января 2024 г. направить его в инспекцию необходимо:

• до 25 числа - по первому сроку уплаты;
• до 3 числа - по второму сроку уплаты;
• до последнего рабочего дня года - для последнего декабрьского НДФЛ.

Подробности о нововведениях 2024 года в отношении НДФЛ можно узнать из этой статьи.

С 1 января 2024 года отменена возможность уплачивать налоги, в том числе и НДФЛ, платежными поручениями, заменяющими уведомления. Уплата теперь происходит путем отправки средств на единый КБК ЕНП.

Способы назначения аванса

Алгоритм назначения аванса также не установлен законодательно и определяется самим работодателем. Различные ведомства в своих письмах рекомендуют определять величину аванса пропорционально отработанному работником времени (письма Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725 и Роструда от 26.09.2016 № Т3/5802-6-1).

При этом, по мнению чиновников, в сумму аванса следует включать ряд компенсационных и стимулирующих надбавок, например за выслугу или за работу в ночное время. А вот премиальные, которые зависят от достижения плановых показателей, а также компенсационные выплаты, исчисляемые после выполнения месячной нормы рабочего времени, в расчет аванса не включаются. Примером таких компенсаций выступают выплаты за сверхурочную работу или работу в нерабочие дни.

Таким образом, чиновники предлагают исчислять величину заработной платы 2 раза в месяц, учитывая фактически выполненный объем работ или отработанное каждым сотрудником время. Формула для расчета аванса в данном случае выглядит следующим образом:

А = Зп ÷ Кнд × Кфд,

где:

Зп — оклад;

Кнд — нормативное количество рабочих дней;

Кфд — фактически отработанное количество дней.

В 2023-2024 годах сумму рассчитанного таким образом аванса нужно скорректровать с учетом удержанного НДФЛ.

Пример 1

В ООО «Альтернатива» установлен срок выплаты аванса на 16-е число каждого месяца, исходя из фактически отработанного каждым сотрудником времени. Согласно табелю, сотрудники отдела продаж работали следующее количество времени:

Сотрудник Бушмин А. В. 5 дней совмещал должность менеджера по продажам и логиста, а потому получит аванс за 2 должности.

Артемов Л. Е. 3 дня находился в отпуске за свой счет. Следовательно, за эти дни ему аванс не положен.

Менеджер Гордиенко Т. Е. аванс не получит, т. к. находился в очередном отпуске.

Такой подход к исчислению аванса довольно время- и трудозатратен, его могут выбрать лишь малые предприятия с небольшим штатом сотрудников. Как правило, крупные компании устанавливают фиксированный аванс. Рассмотрим алгоритм расчета и правила выплаты авансав фиксированном размере.

Как рассчитать величину фиксированного аванса

Фиксированная величина для аванса может быть установлена:

• в суммовом выражении;
• в размере определенной процентной ставки от величины заработной платы.

Выплачивая аванс в фиксированной сумме, например 10 000 руб., работодатель сильно рискует. Риск обусловлен тем, что аванс в неизменной сумме работодатель обязан выплатить вне зависимости от того работал ли сотрудник или находился, например на больничном. Также по итогам месяца величина всей зарплаты может оказаться меньше выплаченного аванса. Поэтому первый вариант оплаты аванса работодатели выбирают редко.

Наиболее распространен вариант определения величины аванса в процентном отношении к окладу. Поскольку Минздравсоцразвития указывает на то, что величина аванса и зарплаты должны быть примерно равны (письмо от 25.02.2009 № 22-2-709), то работодатели, как правило, устанавливают аванс в размере 40–50% от величины оклада. Рассмотрим на примере.

Пример 2

Сотруднику в 2024 г. установлен оклад в 40 000 руб.

Как видно из примера, сумма аванса при его установлении в размере 40% существенно меньше, чем сумма окончательного расчета.

Как платить аванс в 2023-2024 годах, работодатель решает самостоятельно. Мы рекомендуем установить аванс в 50% от суммы заработка с корреляцией на фактически отработанное время: к дате выплаты аванса бухгалтеру предоставляются табеля отработанного работниками времени, и сумма зарплаты за 1-ю половину месяца корректируется на отработанное количество дней.

Рассмотрим порядок расчета такого аванса на примере менеджера Артемова Л. Е.

Пример 3

Оклад работника — 25 000 руб. Рассчитаем аванс исходя из 50% от оклада и корреляции за фактически отработанное время.

Плановая величина аванса, выдаваемая на руки за минусом подоходного налога, — 10 875 руб. (25 000 × 50% - НДФЛ).

Но поскольку сотрудник отработал 8 дней вместо 10, сумма аванса к выдаче составит 8 700 руб. (10 875 ÷ 10 × 8).

Как выдается аванс за первую половину месяца

Трудовой кодекс нюансы выплаты аванса не регламентирует.

Порядок выдачи аванса по заработной плате ничем не отличается от выплаты зарплаты за месяц:

• составляется ведомость по форме Т-53;
• сотрудник ставит подпись в специально отведенной ячейке ведомости и получает денежные средства;
• после выплаты аванса данная ведомость с подписями прикладывается к расходному кассовому ордеру по форме КО-2;
• в бухучете фиксируется проводка Дт 70 Кт 50.

Аванс также может быть выплачен на банковскую карту сотрудника. Перед этим работодатель должен получить от сотрудника письменное согласие на получение зарплаты на банковский счет.

Как оформить такое заявление, читайте в статье «Заявление на перечисление зарплаты на карту — образец».

Проводка при выплате аванса работнику на карту выглядит так: Дт 70 Кт 51.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, смотрите пошаговую инструкцию по выплате зарплаты. Если доступа нет, получите бесплатный пробный доступ и переходите в Путеводитель по заработной плате.

Как вести учет зарплаты в бухучете, см. здесь.

ВНИМАНИЕ! Работник вправе изменить кредитную организацию, уведомив об этом работодателя. С 06.08.2019 срок на уведомление — не позднее чем за пятнадцать календарных дней до дня выплаты заработной платы. (п. 4 ст. 136 НК РФ).

Можно ли выдать аванс раньше установленного срока

Выплата аванса в строго оговоренные локальными актами работодателя сроки не всегда возможна, поскольку иногда даты выдачи аванса или зарплаты попадают на выходные или нерабочие дни. И тогда работодатель обязан выплатить зарплату накануне. Например, в организации установлена дата выплаты зарплаты на 21-е число каждого месяца, а 21.01.2024 года выпадает на воскресный день. Как выдается аванс в этом случае? Работодатель обязан рассчитаться с работниками в пятницу, 19.01.2024.

Возможна ситуация, когда работодатель по своей воле решит выплатить аванс заранее в не установленную для этого мероприятия дату. ТК не содержит ограничений на досрочную выплату аванса или зарплаты. Но трудинспекция при проверке может посчитать такой метод нарушением, поскольку формально срок до следующей выплаты зарплаты будет больше, чем полмесяца. Поэтому при выдаче аванса лучше придерживаться установленных сроков. Либо и следующую часть тогда выдать раньше, чтобы уложиться в 15 дней (письмо Минтруда от 25.01.2019 № 14-1/ООГ-461).

Подробнее о позиции чиновников по этому вопросу мы писали здесь.

Можно ли выплатить аванс раньше установленного срока по заявлению работника? Как уже было отмечено выше, прямого запрета ТК не содержит. Но ответ на данный вопрос зависит от величины запрашиваемого сотрудником аванса.

Если работник при зарплате в 30 000 руб. просит выдать ему 100 000 руб. в счет будущей зарплаты, то, во-первых, работодатель несет высокие риски, ведь сотрудник может уволиться, не отдав всю сумму. Во-вторых, трудинспекция может оштрафовать за нарушение требования о выдаче зарплаты каждые полмесяца. Налоговики же могут запросто расценить выплаченный аванс как беспроцентный заем и начислить сотруднику НДФЛ по ставке 35% от экономии на процентах. А организации выставят штраф за невыполнение обязанности налогового агента.

Как правильно отразить досрочную зарплату в 6-НДФЛ, читайте здесь.

Ответственность за невыдачу или несвоевременную выплату аванса

Выплата аванса позже установленного локальными нормативами срока (или невыплата аванса вообще) подпадает под действие ст. 142 ТК РФ, согласно которой работодатель и должностные лица несут административную ответственность по п. 6 ст. 5.27 КоАП:

• от 1 000 до 5000 руб. для ИП;
• от 10 000 до 20 000 руб. для должностных лиц работодателя;
• от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

ВАЖНО! Работодатель будет оштрафован за невыплату аванса даже в том случае, когда у него есть письменное заявление работника о выплате заработной платы 1 раз в месяц, т. к. такой подход противоречит ст. 136 ТК РФ.

Кроме того, за несвоевременную выплату заработной платы, включая аванс, работодатель понесет материальную ответственность в виде компенсации за каждый день задержки в размере 1/150 от ключевой ставки ЦБ (ст. 236 ТК РФ).

Как рассчитать компенсационную выплату за задержку зарплаты, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к справочно-правовой системе и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Итоги

Заработная плата должна выплачиваться работникам 2 раза в месяц: с 16-го по 30-е число — авансовая часть, с 1-го по 15-е число — итоговая часть заработной платы. Сроки выплаты аванса, а также алгоритм его исчисления устанавливаются работодателем самостоятельно. При выплате аванса в 2023-2024 гг. необходимо удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет, связано это с правками, внесенными в Налоговый кодекс и вступившими в силу с 1 января 2023 г. Причем в 2024 году последовали новые изменения, скорректировавшие сроки уплаты налога.