Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?

Зарплатный аванс: термины и определения

Авансом принято считать часть заработка сотрудника, выдаваемую ему работодателем:

• в обязательном порядке;
• силу требований законодательства;
• установленные самой компанией сроки (с учетом требований трудового законодательства).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Необходимость авансовой выплаты вытекает из требований трудового законодательства. Ст. 136 ТК РФ предписывает работодателю выдавать зарплату не  реже, чем каждые полмесяца, иначе ему грозят штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ) и материальные потери в виде процентов за задержку зарплаты (ст. 236 ТК РФ).

Подробнее об авансе см. нашу статью.

Таким образом, аванс — это элемент дохода работника, облагаемый НДФЛ и, как следствие, имеющий все основания попасть в НДФЛ-отчеты, одним из которых является форма 6-НДФЛ. Отражается ли аванс в 6-НДФЛ, вы узнаете из следующего раздела.

НДФЛ с аванса - изменения с 2023 года

В 2023 г. произошли большие изменения в сроках удержания налога, его уплаты, а также сдачи отчетности по нему.

Во-первых, введен механизм уплаты единого налогового платежа. Все обязанности перед бюджетом погашаются с ЕНС. Подробнее о том, какие налоги включены в ЕНП, читайте здесь. Т.е. в общих случаях отдельной платежки по НДФЛ с прописанным в нем КБК уже не нужно. Необходимо заполнять уведомление перед каждым перечислением в бюджет, где налоговики увидят разбивку по всем обязательствам, которые собирается погасить хозяйствующий субъект. При желании отказаться от уведомлений можно, но только в 2023 г. - далее только общий порядок уплаты.

Во-вторых, норму Налогового кодекса РФ из п. 2 ст. 223 НК РФ отменили, следовательно для аванса и зарплаты за месяц теперь действует общее правило в части удержания НДФЛ: датой дохода является день выплаты. Соответственно, и удерживать налог нужно при каждой выплате денег работнику, в т. ч. при выплате аванса.

Поясним это на примере: сроки выплаты аванса за январь — 18.01.2023, зарплаты — 03.02.2023. Удержать НДФЛ нужно и с первой части зарплаты (18 января) и со второй (3 февраля). Срок уплаты налога - до 28 числа каждого месяца, в котором будут произведены выплаты доходов.

В переходный период для декабрьских и январских выплат действовали иные сроки уплаты. О них мы подробно рассказали здесь.

В-третьих, обновлена сама отчетная форма по НДФЛ - приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. И в ней налоговые агенты теперь должны показывать удержание налога с выплаты каждой части заработной платы.

В какой строке 6-НДФЛ находит отражение зарплатный аванс

Аванс в 6-НДФЛ с 2023 года

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражается зарплата (в том числе аванс), выплаченная в отчетном (налоговом) периоде, независимо от того, за какой месяц она выплачивается. Например, зарплата за март, выплаченная в апреле, отражается в разделе 2 расчета за полугодие и не отражается во 2 разделе расчета за 1 квартал (письмо ФНС от 09.11.2022 № БС-4-11/15099@).

В разделе 1 надо указать НДФЛ, подлежащий перечислению в соответствующем отчетном периоде:

• в поле 020 общей суммой за последние три месяца (не важно с зарплаты или аванса);
• в полях 021-023 — с разбивкой на суммы, подлежащие перечислению по первому, второму и третьему сроку перечисления отчетного периода. Например, в отчете за 1 квартал 2023 г. в поле 021 — сумму НДФЛ, удержанную с 1 по 22 января 2023 г., в поле 022 — с 23 января по 22 февраля 2023 г., в поле 023 — с 23 февраля по 22 марта 2023 г.

Поле 024 заполняется только в расчете за год - суммой НДФЛ, удержанной с 23 по 31 декабря текущего года. В расчетах за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев здесь ставят прочерк.

Пример

ООО "Спецмаш" производило такие выплаты сотрудникам в 1 квартале 2023 года:

• 20 января - аванс за январь 200 000 руб. (зарплату за декабрь 2022 года выплатили в декабре);
• 10 февраля - расчет по зарплате за январь 300 000 руб.;
• 20 февраля - аванс за февраль 200 000 руб.;
• 10 марта - расчет по зарплате за февраль 300 000 руб.;
• 20 марта - аванс за март 200 000 руб.

Расчет по зарплате за март в апреле относится уже ко 2 кварталу 2023 года. Для упрощения расчетов примем, что вычеты никому из сотрудников не положены, НДФЛ исчисляется и удерживается в размере 13%. По правилам 2023 года - с каждой суммы.

 ООО заполняет расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года.

Обратите внимание! В соответствии с разъяснениями ФНС, приведенными в письме от 14.04.2023 № БС-4-11/4420@, суммы в раздел 2 вносятся по всем случаям начисления и удержания НДФЛ за отчетный период - с 01.01.2023 по 31.03.2023. Аналогичным образом следет отражать НДФЛ в разделе 2 формы 6-НДФЛ и в дальнейшем - за полугодие за промежуток с 01.01.2023 по 30.06.2023 и так далее. Особые сроки уплаты для НДФЛ в 2023 году учитываются при заполнении раздела 1.

Если вам нужен образец заполнения нового 6-НДФЛ за полугодие 2023 года, воспользуйтесь образцом от КонсультантПлюс, пробный доступ к системе бесплатный:

Скачать бесплатно в КонсультантПлюс

Аванс в 6-НДФЛ 2022 года

Искать отдельную авансовую строку в отчете текущего года тоже бессмысленно. Место для информации о выданном работникам зарплатном авансе и соответствующем этой выплате НДФЛ в нем не выделено.

Это основано на нормах налогового законодательства, действовавшего до 2023 года, поскольку:

• до конца 2022 г. работодатель обязан исчислять НДФЛ на дату фактического получения дохода (такой подход диктовался п. 3 ст. 226 НК РФ);
• удержать налог из зарплаты работника необходимо было при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ);
• датой получения дохода в виде зарплаты (включая авансовые выплаты) являлся последний день месяца, за который произведены зарплатные начисления (п. 2 ст. 223 НК РФ, см. также письма Минфина от 15.01.2019 № 03-04-06/1192, от 13.07.2017 № 03-04-05/44802).

Таким образом, на момент выплаты аванса он еще не признавался доходом, поэтому и не возникала необходимость в удержании с него НДФЛ. Дополнительным подтверждением того, что информация об авансе в 6-НДФЛ 2022 года отдельной строкой не отражалась, является мнение на этот счет федеральных налоговиков, высказанное ими в письмах от 15.01.2016 № БС-4-11/320, от 24.03.2016 № БС-4-11/4999.

Подробнее см.: «Надо ли и когда платить НДФЛ с аванса?».

С учетом всего вышесказанного, авансовые выплаты все же находили отражение в 6-НДФЛ, но не в отдельной строке, а в ячейках, предназначенных для отражения выданной зарплаты. 

Покажем алгоритм отражения аванса в 6-НДФЛ 2022 года на примере.

Пример

ООО «Техспецпром» начало работать только в апреле, и до конца 2-го квартала зарплатные начисления составили 738 000 руб. (НДФЛ — 95 940 руб.), в том числе:

• 22 апреля выдан зарплатный аванс (300 000 руб.);
• 4 мая произведен окончательный расчет за апрель (438 000 руб.).

Для упрощения примера примем, что иные начисления и выплаты в этот период отсутствуют.

Заполнение 6-НДФЛ:

• Срок перечисления налога (строка 021) — 05.05;
• Сумма удержанного налога к уплате (строка 022) — 95 940 руб.;
• Сумма фактически полученного дохода (строка 110 разд.2) — 738 000 руб.;
• Сумма исчисленного налога (строка 140 разд.2) — 95 940 руб.;
• Сумма удержанного налога (строка 160 разд.2) — 95 940 руб.

Сумма фиксированного авансового платежа в 6-НДФЛ: как не ошибиться в терминах

Как показать в 6-НДФЛ аванс по зарплате, мы разобрались. Но иногда в нем указывается и аванс совсем иного характера, а именно: фиксированный авансовый платеж (ФАП), который платят работающие на основании патента иностранцы.

Для него в расчете есть отдельная строка 150 и свои правила отражения, обусловленные проведением зачета между авансом по НДФЛ, который перечислен работником по патенту, и налогом, который исчислил и должен перевести в бюджет работодатель с выплаченного работнику дохода.

Так, сумма ФАП в строке 150 не должна превышать сумму налога с таких работников, включенную в строку 140. Когда НДФЛ, уплаченный по патенту, меньше налога, исчисленного с зарплаты, в строке 150 отражают весь фиксированный аванс. Когда больше, только его часть, равную исчисленному НДФЛ. Если иностранец продолжает трудиться и получать зарплату, разницу зачитывают в последующих периодах.

Заполнение расчета в такой ситуации построчно рассмотрено в статье «Нюансы заполнения 6-НДФЛ по «патентным» иностранцам».

Итоги

С 2023 г. налоговые агенты удерживают НДФЛ при каждой выплате заработной платы, в том числе и с аванса. Соответственно, в 6-НДФЛ аванс отражается в зависимости от периода его выплаты и удержания с него НДФЛ. До 2023 года до окончания месяца зарплатный аванс доходом в целях исчисления НДФЛ не считался и отдельно в 6-НДФЛ не попадал.