Пример заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года с отображением зарплаты

Квартал прошел без начислений и выплат: отчитываться или нет?

При определенных условиях (к примеру, при отсутствии деятельности) отчетный период может завершиться без начислений зарплаты - и в 6-НДФЛ за 1 квартал отражать нечего. Означает ли это, что без выплаты зарплаты заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года не требуется?

Нет. Представление отчетности — обязанность налогового агента, а 6-НДФЛ — один из таких отчетов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Он является комплексным отчетом, в котором отражаются данные об облагаемых НДФЛ доходах. И это не только зарплата, но и другие выплаты в пользу физлиц (отпускные, больничные, сверхнормативные суточные и т. д.). В 1 квартале может не быть зарплатных выплат, но отчетная обязанность сохраняется, если выплачены иные доходы. 

Если в пользу физлиц не выплачивались абсолютно никакие доходы и НДФЛ не исчислялся, представлять 6-НДФЛ налоговый агент не обязан. Сдача нулевого расчета необязательна, но и не запрещена — контролеры не вправе отказать в его приеме.

Об отсутствии выплат и непредставлении расчета следует проинформировать налоговиков.

С отчетности за 1 квартал 2021 года форма обновлена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Теперь бланк 6-НДФл включает в себя сведения из справки 2-НДФЛ по каждому сотруднику, т.к. справки 2-НДФЛ, как самостоятельный отчет, с 2021 года отменены. А привычная нам форма сильно изменилась.

В обзоре от КонсультантПлюс эксперты рассказали об основных изменениях отчета с 2021 года. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.  

Дистанционный работник трудится за границей: нужно ли включать в расчет?

Компания выплатила зарплату сотруднику, исполняющему трудовые обязанности дистанционно за границей. Что нужно учесть бухгалтеру?

Зарплата заграничного дистанционника расценивается как доход, полученный за пределами РФ. В отношении таких доходов обязанности налогового агента по НДФЛ у работодателя не возникают (письмо Минфина России от 22.02.2017 № 03-04-06/10460). При этом место работы сотрудника обязательно указывается в трудовом договоре.

Сложнее обстоит дело, когда иностранный дистанционник на короткий срок приезжает в Россию и часть работы выполняет на территории работодателя. В такой ситуации полностью избежать уплаты НДФЛ и исполнения функций налогового агента не удастся. Выплаченная на территории РФ иностранному дистанционнику зарплата и удержанный с нее налог подлежат отражению в 6-НДФЛ. Размер вознаграждения Минфин предлагает определять исходя из двух показателей (письмо ведомства от 23.01.2015 № 03-04-06/1937):

• общей суммы вознаграждения по договору;
• соотношения отработанных в России дней и общего количества рабочих дней по договору за календарный год.

Если же сотрудник выполняет предусмотренные трудовым договором функции дистанционно на территории РФ, выплаченная ему зарплата подлежит обязательному отражению в 6-НДФЛ.

Что учесть в расчете при задержке зарплаты, когда она начислена, но не выплачена

В силу ряда причин компания не всегда может вовремя исполнить обязательства перед сотрудниками по выплате зарплаты (из-за временного отсутствия свободных финансов, наступления кризисного периода, банкротства и по иным причинам). Отсутствие зарплатных выплат при наличии начислений требует оформления расчета по особым правилам.

Вот разъяснения налоговиков для такой ситуации:

Далее приведем образец заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года при задержке зарплаты.

Производственно-проектная фирма ООО «Алюминиевые конструкции» в 1 квартале 2021 года не сумела погасить зарплатную задолженность из-за временных финансовых трудностей. Долг был погашен только в начале апреля. Сотрудники в этот период по-прежнему выполняли свои обязанности, и зарплата им начислялась ежемесячно.

Начисленная в 1 квартале зарплата шести сотрудникам ООО «Алюминиевые конструкции» составила 285 348 руб. (НДФЛ — 32 415, вычеты — 36 000).

Бухгалтер заполнил расчет:

Раздел 2:

• стр. 100 - ставка налога - 13%;
• стр. 110 - сумма дохода - 285 348;
• стр. 120 - количество физлиц - 6;
• стр. 130 - сумма вычетов - 36 000;
• стр. 140 - сумма налога исчисленная - 32 415;
• стр. 160 - сумма налога удержанная - 0.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 год не заполняется.

Пошаговую инструкцию по заполнению отчета по форме 6-НДФЛ с 1-го квартала 2021 года вы найдете в готовом решении от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите подсказкам от экспертов К+. Это бесплатно.

Зарплата взыскана по суду: специальный алгоритм для 6-НДФЛ

Возможно, что в 1 квартале вы выплатили зарплату сотруднику по решению суда. В расчете такая выплата отражается с учетом особых правил. Дело в том, что судебное решение вы обязаны исполнить безоговорочно и выплатить ровно ту сумму, что в нем указана. Но в решении может быть отдельно не выделен НДФЛ, а самовольно исчислить налог и перечислить его в бюджет вы не можете — тогда судебное решение не будет в точности исполнено. А работник получит сумму меньше той, что определил судья. Как быть?

В такой ситуации Минфин рекомендует следующее:

С вариантом 1 всё понятно — полученный сотрудником доход и перечисленный налог отражаются в расчете в обычном порядке. Как поступить при втором варианте, покажем на примере.

12 февраля 2021 года бывшему сотруднику компании Махиеву П. Н. по решению суда была выдана недоплаченная ранее зарплата 23 650 руб. НДФЛ в судебном решении отдельно не указан.

Особенности заполнения расчета:

В разделе 2 расчета за полугодие, 9 месяцев и год будет отражаться указанная выплата первого квартала. В разделе 1 в последующих периодах ее показывать нет необходимости. О неудержанном налоге после завершения года бухгалтер проинформирует бывшего сотрудника и отправит в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком «2» (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Как заполнить расчет, если зарплата за март выплачена за пределами квартала

Ситуация стандартная — зарплата за текущий месяц выплачена в следующем месяце. Подобные обстоятельства влияют на алгоритм заполнения 6-НДФЛ, так как период начисления зарплатного дохода и дата фактической выплаты приходятся на разные отчетные периоды.

Что необходимо учесть при заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года по зарплате за март?

Пример

Коллективным договором в ООО «Тихая гавань» предусмотрено, что итоговая выплата зарплаты должна происходить в пятидневный срок после окончания расчетного месяца.

В таблице представлены необходимые для формирования расчета данные:

Нормы налогового законодательства, без которых невозможно безошибочно заполнить расчет, представлены ниже:

В раздел 2 расчета 6-НДФЛ попадут общие данные за 1 квартал о начисленной зарплате (стр. 110), вычетах (стр. 130) и налоге (стр. 140). Отдельное внимание нужно уделить стр. 160, предназначенной для отражения суммы удержанного налога. С выданной в марте зарплаты налог удерживается тоже в марте (п. 4 ст. 226 НК РФ) и включается в стр. 160 расчета за 1 квартал. С зарплаты, выплаченной в апреле (даже если она начислена за март), налог удерживается в апреле и попадает в 6-НДФЛ за полугодие.

В нашем примере зарплата за март выплачена 02.04.2021, а НДФЛ перечислен 05.04.2021. Это означает, что данная операция отражается в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал только в разделе 2, а в раздел 1 эта операция не попадает. Она будет отражена в разделе 1 в 6-НДФЛ за полугодие.

Особенности отражения декабрьской зарплаты (переходящей с декабря на январь)

При заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года зарплата за декабрь отражается, если была выплачена в январе (или в другом месяце 1 квартала).

Применимы ли перечисленные в предыдущем разделе правила заполнения 6-НДФЛ (при межквартальной переходящей зарплате) для образца заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал с переходящей зарплатой на границе календарного года? 

В данной ситуации действуют аналогичные правила:

Пример

Зарплата за декабрь 2020 года была выплачена 09.01.2021 в сумме 432 978 руб. (НДФЛ — 56 287 руб.).

В расчете 6-НДФЛ за 2021 год декабрьская зарплата отражена в стр. 110 и 140 раздела 2. В раздел 1 годового расчета она не попала.

Нюансы заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года:

• нужно отразить налог в сумме 56 287 руб. по декабрьской зарплате в строке 160 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года;
• в разделе 2 потребуется заполнить отдельный блок строк по переходящей зарплате (см. на образце).  

Итоги

Зарплата является облагаемым НДФЛ доходом, который нужно отражать в 6-НДФЛ. Дата признания дохода в виде заработной платы — последний день месяца, за который зарплата начислена. В этот же день с нее удерживается НДФЛ. Перечисление налога в бюджет происходит не позже дня, следующего за выплатой зарплаты. Эти правила должны неукоснительно соблюдаться при отражении в 6-НДФЛ операций по выплате зарплаты и расчетов по НДФЛ. Следует также учитывать разъяснения чиновников по нестандартным ситуациям.