Отражаем суточные в 6-НДФЛ
П. 3 ст. 217 НК РФ говорит о том, что для суточных существует лимит, с которого не уплачивается НДФЛ. Это 700 руб. в день для командировок по стране и 2 500 руб. в день для зарубежных командировок. Если по внутреннему регламенту работодатель выдает большие суммы суточных, то всё, что выдано сверх лимита, облагается НДФЛ. Соответственно, облагаемый доход должен быть отражен в 6-НДФЛ.
Подробнее о правилах выплаты суточных читайте здесь.
За 2021 год расчет 6-НДФЛ представляется по новой форме. Образец ее заполнения можно посмотреть в КонсультантПлюс, бесплатно, оформив пробный доступ.
При заполнении этой формы в части суточных нужно действовать так. Сумму дохода по стр. 110 показать только в части превышения. Вариант, при котором показывают полную сумму дохода в стр. 110 и вычет на сумму лимита в стр. 130, не подходит. Как объясняется в письме ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984 (вопрос 3), в стр. 130 попадают суммы в соответствии с кодами видов вычетов, перечисленных в приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, а лимита суточных там нет.
Датой получения дохода в виде суточных признается последний день того месяца, когда руководитель утвердит авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Этой датой не может быть день выдачи денег, так как в тот момент еще нет оправдательного документа, свершившегося факта командировки, и сотрудник получает аванс, который может быть возвращен в случае раннего приезда обратно или отмены поездки.
Удержать налог работодатель должен, когда произойдет следующая выплата денежных средств работнику после даты получения дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Раньше этой даты удерживать налог ФНС не разрешает (письмо ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@).
Как правило, НДФЛ по сверхнормативным суточным удерживается в день выдачи зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет. Перечисление налога (стр. 021-022) делается на следующий день после удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).
См. также "Как оплачивается командировка на один день?"
Проверьте, правильно ли вы отражаете различные выплаты работникам в 6-НДФЛ с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Суточные сверх нормы в 6-НДФЛ: примеры
Рассмотрим различные ситуации составления расчета со сверхнормативными суточными.
- Можно ли удержать НДФЛ после утверждения авансового отчета, но до конца месяца?
Пример
Сотрудник был в командировке внутри страны 5 дней, с 1 по 5 декабря. 30 ноября он получил аванс для поездки, в том числе суточные 1 300 руб. за день, итого 6 500 руб. Сумма суточных сверх нормы составила (1 300 – 700) × 5 = 3 000 руб. 7 декабря сотрудник отдал авансовый отчет на утверждение. 20 декабря в компании выплатили аванс по зарплате, окончательный расчет по зарплате был произведен 30 декабря.
В расчет за 2021 год суточные включаются в следующие строки:
|
Номер строки |
Значение |
|
110 |
3 000 |
|
140 |
390 |
|
160 |
390 |
|
021 |
10.01.2022* |
|
022 |
390 |
* Срок перечисления налога - следующий за датой выплаты дохода рабочий день, т.е. 31.01.2021 года. Но поскольку это выходной, крайний срок смещается на следующую ближайшую рабочую дату: 10.01.2022.
Удержать налог 20 декабря невозможно, так как эта дата предшествует 31.12.2021.
- Можно ли удержать НДФЛ после конца месяца, но не при выплате зарплаты?
Пример
Сотрудник был в командировке внутри страны 5 дней, с 1 по 5 ноября. 31 октября он получил аванс для поездки, в том числе суточные 1 300 руб. за день, итого 6 500 руб. Сумма суточных сверх нормы составила (1 300 – 700) × 5 = 3 000 руб. 7 ноября он отдал авансовый отчет на утверждение. 20 ноября в компании выплатили аванс по зарплате, окончательный расчет по зарплате был произведен 5 декабря. 1 декабря этому сотруднику были выплачены отпускные.
В расчет за год суточные включаются следующим образом:
|
Номер строки |
Значение |
|
110 |
3 000 |
|
140 |
390 |
|
160 |
390 |
|
021 |
02.12.2021 |
|
022 |
390 |
Удержать НДФЛ можно при любой выплате, следующей за последним днем месяца утверждения авансового отчета.
- Что делать, если суточные выплатили после командировки?
Пример
Сотрудник уехал в командировку в другую страну, не успев взять аванс. Пробыл там 5 дней, с 1 по 5 ноября. 7 ноября он отдал авансовый отчет на утверждение. В соответствии с отчетом помимо компенсации прочих расходов сотруднику полагается выплата суточных в размере 3 000 в день. Сумма суточных сверх нормы составила (3 000 – 2 500) × 5 = 2 500 руб. 11 ноября сотрудник получил полное возмещение командировочных расходов. Окончательный расчет по зарплате был произведен 3 декабря.
В расчет за год суточные включаются следующим образом:
|
Номер строки |
Значение |
|
110 (ранее 020) |
2 500 |
|
140 (ранее 040) |
325 |
|
160 (ранее 070) |
325 |
|
021 (ранее 120) |
06.12.2021 |
|
022 (ранее 140) |
325 |
Несмотря на то, что суточные выплатили после утверждения авансового отчета, удержать НДФЛ из этой выплаты нельзя, так как доход считается полученным позже — 30.11.2021.
Итоги
По некоторым специфичным выплатам сотрудникам НК РФ не содержит уточняющей информации, касающейся сроков для той или иной операции с НДФЛ. Однако к логическим выводам можно прийти, используя разъяснения ФНС, которых становится все больше и которые в скором времени, надеемся, ответят на все накопившиеся вопросы по заполнению расчета. С учетом норм этих разъяснений и НК РФ налог с суточных нужно удерживать с первой выплаты в следующем месяце после одобрения главой организации авансового отчета.
Всю актуальную информацию и новости по заполнению расчета ищите в разделе нашего сайта «Расчет 6-НДФЛ».