Как правильно отразить депонированную зарплату в 6-НДФЛ

Случаи депонирования зарплатных выплат

Депонентами являются работники, не получившие своевременно заработную плату (применительно к нашему случаю).

Депонированные суммы подлежат передаче по принадлежности, а значит, предназначенная для выплаты сумма зарплаты должна быть передана конкретному работнику.

При неполучении сотрудником зарплатных выплат наличными из кассы в сроки, предусмотренные для произведения таких выплат на предприятии, организация-работодатель депонирует (вносит) невостребованные суммы на банковский счет.

Депонирование денежных средств возможно только при условии осуществления выплаты заработной платы наличными денежными средствами через кассу компании (абз. 3 подп. 6.5 п. 6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, далее – указание № 3210-У). Соответственно, при осуществлении выплат на банковские карты или иным способом речь о депоненте даже не может идти. И в связи с тем, что большинство предприятий массово перешли на выплату заработной платы на карты сотрудников, депонирование зарплаты не встречается сейчас так часто, как в предшествующие периоды.

Зарплатные выплаты должны производиться предприятием дважды в месяц (это требование прописано в ст. 136 Трудового кодекса), в противном случае бездействие предприятия квалифицируется как нарушение с начислением штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Не признается нарушением неполучение (несвоевременное получение) зарплатных выплат сотрудником, произошедшее не по вине предприятия, а по личным обстоятельствам работника. Например, сотрудник в день выдачи зарплаты наличными из кассы болел, находился в командировке, отсутствовал на работе по иным причинам.

Как отразить депонированную зарплату в бухгалтерском учете, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к справочно-правовой системе и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Момент удержания и срок перечисления налога на физических лиц с депонированной зарплаты

Итак, сотрудник по личным причинам не получил зарплатные выплаты наличными из кассы.

Удерживать ли при этом НДФЛ?

С 1 января 2023 года доход в виде зарплаты считается полученным в день выплаты (напомним, что ранее доход в виде заработной платы определялся на последний день месяца, но с указанной даты норма из п. 2 ст. 223 была исключена из текста НК РФ). Удержание налога на доходы физических лиц (далее налог на ф/л) производится непосредственно при фактической выплате дохода - и аванса, и заработной плата, а перечисление – не позднее 28 числа месяца в зависимости от периода удержания (пп. 4 и 6. ст. 226 НК РФ).

Следовательно, при решении вопроса о том, является ли депонирование осуществлением выплат в пользу работника, налоговым агентам следует исходить из общих рассуждений: производится ли фактическая выплата дохода при депонировании.

Ответ: нет.

Таким образом, при неполучении сотрудником из кассы в срок зарплатных выплат и при дальнейшем депонировании таких наличных сумм фактическая выплата сотруднику зарплаты признается непроизведенной. Следовательно, и обязанностей у налогового агента по удержанию и перечислению налога в бюджет не возникает, вследствие чего зарплатные выплаты должны депонироваться с учетом НДФЛ. Это подтвердил Минфин в письме от 23.06.2017 № 03-04-05/39846.

6-НДФЛ и депонированная зарплата в 2023 году

С учетом всего вышесказанного для целей заполнения расчета в случае депонирования зарплаты верны следующие постулаты, основанные на общих нормах законодательства:

• депонированная зарплата является невыплаченной, выплатой депонированного дохода считается дата его фактической выплаты сотруднику;
• сроком перечисления налога при депонировании зарплаты признается 28 число, в зависимости от периода выплаты дохода и удержания налога.

С отчетности за 1 квартал 2023 года форма 6-НДФЛ и порядок ее заполнения обновлены Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. Вы можете бесплатно скачать актуальный бланк 6-НДФЛ и образцы его заполнения для разных периодов, кликнув по картинке ниже:

6-НДФЛ с 2023 года Скачать

Расчет 6-НДФЛ за 2021 год, а также расчеты за отчетные периоды 2022 года и за сам 2022 год заполняют на бланке, в редакции приказа ФНС России от 28.09.2021 № ЕД-7-1//845@. Подробнее об этом читайте в нашей статье.

Ссылаясь на нормы новых правил заполнения расчета, ФНС разъяснила порядок на случай, если зарплата не выплачена. В письме от 13.09.2021 № БС-4-11/12938 ведомство указало, что доходы, которые фактически не выплачены физлицам (не получены ими) на дату представления 6-НДФЛ, в расчете не указываются. А если налоговый агент их уже отразил, он должен снять их уточненкой. Особенно такой подход был популярен к отчетности за 2021 год и отчетные периоды 2022 г.

Если следовать этим разъяснениям, то:

• депонированную зарплату, которую не выплатили к моменту подачи отчета, не нужно было отражать в расчете за период ее начисления;
• в периоде выплаты денег надо было заполнить по ней раздел 1 и раздел 2.

Также некоторые эксперты говорили, что после выплаты денег нужно подать уточненный 6-НДФЛ за период начисления зарплаты, включив выплаченный заработок в раздел 2, в частности в поля 110, 112 и 140. Есть информация, что такой порядок одобряла налоговики в своих неофициальных пояснениях. 

С 2023 года неосуществленные выплаты и НДФЛ с них в приницпе не должны попадать в расчет - ни в 1 раздел, ни во 2-ой. Поскольу НДФЛ признается теперь только в момент осуществления выплаты.

Подробнее о разъяснениях ФНС по заполнению 6-НДФЛ при невыплате зарплаты читайте здесь.

Проверьте, правильно ли вы заполнили новую форму 6-НДФЛ с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно. Если вам нужен образец 6-НДФЛ за 3 квартал (9 месяцев) 2023 г., переходите по этой ссылке.

Также проверить себя перед сдачей расчета в фискальные органы можно, ознакомившись с материалами:

• «Как проходит камеральная проверка отчета 6-НДФЛ?»;
• «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ».

Итоги

При депонировании заработной платы выплата сотруднику дохода считается непроизведенной, поэтому и обязанности налогового агента по удержанию налога на ф/л не возникает, а следовательно, и депонирование должно производиться с учетом налога на доходы. В соответствии с указанными постулатами производится и заполнение формы 6-НДФЛ.