Обязательно ли нужно составлять путевые листы на грузовой автомобиль
Оформление данных документов — процедура, обязательная для фирм, которые оказывают услуги в сфере перевозок на различных типах городского транспорта и на автомобилях: соответствующие предписания содержит п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Отметим также, что в соответствии с подп. 2.1.1 п. 2.1 ст. 2 Правил дорожного движения российские водители, находящиеся в дороге, обязаны иметь с собой в кабине путевые листы грузовых автомобилей — на тот случай, если полицейские будут проверять документы.
Читайте о штрафных санкциях за отсутствие путевого листа в специальном материале.
Для чего нужны путевые листы бухгалтерам
Путевой лист грузового автомобиля может потребоваться компании не только в силу требований закона. Он также используется в бухгалтерии — как первичный документ.
Используя сведения, фиксируемые в путевых листах грузовых автомобилей, бухгалтеры:
- начисляют зарплату работающим в фирме водителям, исходя из объема выполненной ими работы;
- списывают расходы фирмы на ГСМ, уменьшая на них налоговую базу по прибыли или УСН-налогу;
См. статью «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2023 году».
- при необходимости компенсируют расходы на бензин сотрудникам, использующим личный автомобиль в работе.
В персональные обязанности бухгалтера может входить обеспечение хранения путевых листов грузовых автомобилей, в ряде случаев — ведение специализированного журнала учета соответствующих документов.
Подробнее о том, как организуется хранение и учет путевых листов, читайте в статьях:
- «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)»;
- «Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов».
Основные типы бланков путевого листа грузового автомобиля (формы 4-П, 4-С)
В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля за основу можно взять форму 4-П, введенную в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Путевой лист грузового автомобиля, составленный на основе этой формы, применяется для начисления бухгалтерией зарплаты водителю в рамках повременного тарифа. Как правило, этот документ нужен в тех случаях, когда водитель грузовика выполняет работу для одного-двух заказчиков за смену.
Также можно задействовать утвержденный Госкомстатом в отмеченном выше постановлении бланк путевого листа формы 4-С. Применяется он для компенсации услуг водителя в порядке сдельного выполнения работы, связанной с перевозками.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними.
Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.
Об оформлении документа, утверждающего выбранную форму бланка, читайте здесь.
Путевые листы: тестПеречень обязательных реквизитов путевого листа также содержит приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390. Документ действует с 01.03.2023. С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь.
Основные нововведения 2023 года:
- Введен обновленный перечень обязательных сведений, фиксируемых в документе — теперь там нужно отражать (п. 1 Состава сведений и порядка по приказу № 390):
- срок действия документа;
- сведения о лице, которое оформило документ;
- сведения об автомобиле;
- сведения о водителе (с 01.09.2023 включая реквизиты водительского удостоверения и СНИЛС);
- сведения о виде перевозки;
- сведения о виде сообщения (городское, пригородное, междугородное).
- Требуется фиксировать показания одометра в трех случаях (подп. 2 п. 5 Состава сведений):
- при выезде автомобиля с парковки, которая предназначена для стоянки соответствующего ТС по окончании рейса и завершении рабочего дня водителя;
- при заезде ТС на парковку по завершении рабочего дня водителя;
- при приеме-сдача автомобиля другому водителю по завершении рабочего дня предыдущего водителя — в случае, если на один автомобиль оформляется несколько листов).
- Данные о перевозке должны отражать их конкретную разновидность.
Предусмотрено 3 типа перевозок (п. 6 Состава сведений):
- коммерческие (приводится их тип — например, перевозки пассажиров и багажа);
- для внутренних нужд;
- в рамках применения специальных транспортных средств.
- Лист оформляется арендодателем в случае, если машина арендована с экипажем (п. 10 Состава сведений и порядка заполнения листа).
- Предусмотрено применение нового типа отметки на путевом листе - «выпуск на линию не разрешен».
Она ставится, если в ходе контроля выявлены несоответствия требованиям (п. 13 Состава сведений и порядка заполнения листа).
- Требуется назначить работника, который будет отвечать за указание на листе даты, времени и данных по одометру при выезде ТС с парковки (въезде на нее) - если только ТС не управляет ИП без работников (п. 14 Состава сведений и правил заполнения листа).
- Если на автомобиль оформлено несколько бумажных листов, то дата, время и сведения по одометру при приеме-сдаче автомобиля следующему водителю по завершении рабочего дня предыдущего фиксируются и заверяются личной подписью того водителя, который принимает соответствующее ТС (п. 14 Состава сведений и правил).
- Путевые листы разрешено вести в электронном виде.
Ранее разрешалось заполнять электронно только журнал регистрации листов (в соответствии с приказом № 368).
Электронные листы подписываются ЭЦП работника, назначенного проставлять на документе дату, время и сведения по одометру при выезде ТС с парковки и заезде туда (п. 14 Состава сведений и правил). В случае приема груза на транспортировку по электронному листу водитель ТС предъявляет грузоотправителю электронный лист или же его копию в бумажном варианте (п. 15 Состава сведений и правил).
Медработник подтверждает прохождение водителем медосмотра электронной подписью, если используется электронный лист (п. 12 Состава сведений и правил).
С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.
Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Если за основу своего путевого листа вы возьмете формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, то дополните их всеми недостающими обязательными реквизитами.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 в регулирующих нормативах отражена норма (действующая до сих пор), по которой путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя. Как можно законно обойти это требование, мы объяснили в статье.
Где можно бесплатно скачать путевой лист грузового автомобиля по форме 4-С или 4-П
Скачать путевой лист грузового автомобиля (бланки форм 4-С или 4-П) можно бесплатно, кликнув по нужной картинке ниже:
Бланк путевого листа по форме 4-С в 2024-2025 годах
Бланк путевого листа по форме 4-П в 2024-2025 годах
С 2023 года введены в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале.
Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа грузового автомобиля 2023 года
Увидеть и скачать образцы заполнения путевых листов грузового автомобиля (их заполнение на бланках форм 4-П и 4-С имеет определенные нюансы) вы можете в «КонсультантПлюс», получив бесплатный демо-доступ к системе по ссылкам ниже:
Скачать бесплатно образец путевого листа по форме 4-С в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно образец путевого листа по форме 4-П в КонсультантПлюс
Итоги
Путевой лист грузового автомобиля допустимо оформлять на бланке, разработанном самостоятельно, утвердив его в учетной политике компании. Обязательным условием оформления документа является учет требований Минтранса, утвержденных в приказах от 28.09.2022 № 390 (в ред. от 05.05.2023) и от 15.01.2021 № 9.