Факты применения УПД бюджетным учреждением
УПД в бюджетном учреждении задействуют:
- Для деятельности, приносящей доход, подходит УПД со статусом «1». Документ совокупно выполняет функции и счета-фактуры, и начального платежного документа. (Приложение № 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № МВ-20-3/96@).
- Для документального отражения операций по хозяйству выбирают УПД со статусом «2». Он может использоваться как исходный документ. Это означает, что УПД могут применяться вместо первичных бухгалтерских передаточных актов, к которым привыкли бухгалтеры. Но такое внедрение возможно только при условии соблюдения ряда законодательных норм: ч. 2 и 4 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, пунктов 25 и 26 Федерального стандарта № 256н, а также подпункта «г» пункта 9 Федерального стандарта № 274н.
Как и в каком порядке бюджетному учреждению применять УПД? Можно узнать в Готовом решении системы «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Для каких именно операций применим УПД
- При доставлении продукции, включая отгрузку или самовывоз, с последующей передачей товара/груза ответственному представителю покупателя.
- Для передачи права на владение собственностью.
- Засвидетельствование факта, что работы/услуги выполнены в соответствии с условиями договора.
- При передаче комиссионером комитенту товаров (видов работ, услуг), купленных им от своего имени в интересах последнего.
Упомянутое выше письмо налоговой указывает, что УПД удобен для фиксации связанных между собой операций одновременно. Таким образом, в один и тот же документ допустимо включать сведения как об отгрузке товаров, так и об оказании услуг.
Когда передаточный акт не требуется (например, при выставлении авансового счета-фактуры), следует использовать именно счет-фактуру, а не УПД. УПД исключительно как счет-фактура не может использоваться.
Полный перечень операций в бухучете, когда допускается внедрение УПД в бюджетном учреждении, содержится в Приложении № 2 к вышеупомянутому письму налоговой.
Различия УПД 1 и УПД 2 по особенностям выставления смотрите здесь.
Формы УПД: более подробно
Бланк универсального передаточного документа, рекомендованный ФНС, – это образец, который содержит в себе и счет-фактуру, и первичный документ, подтверждающий передачу имущества (прав) или выполнения работ (услуг). Рекомендуется оформлять УПД предприятия в соответствии с представленным налоговой образцом счета-фактуры (Письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18321@, от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322).
Форму УПД в 2026 году с образцом заполнения смотрите тут.
Важно, что графа «1» из текущего счета-фактуры может быть опущена в УПД, поскольку она аналогична графе А в рекомендованной форме. В случае добавления графы «1» графу «А» можно исключить (Письмо ФНС России от 13.10.2021 № ЕА-4-26/14498@). Создание собственной уникальной формы УПД допустимо. Например, можно дополнить стандартный счет-фактуру необходимыми полями первичного учетного документа. Сведения о принятой форме добавляют в действующую учетную политику предприятия.
При наличии технической возможности допускается использование электронного формата УПД. Составление электронных документов, подтверждающих отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг, осуществляется исключительно в данном формате. Ранее действовавшие форматы электронного представления указанных документов отменены ФНС.
Как бюджетному учреждению корректировать УПД при изменении стоимости товаров, работ и услуг? Можно узнать в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Как заполнить УПД бюджетному учреждению
УПД заполняется бюджетным учреждением в зависимости от статуса документа. Важно помнить, что бюджетные учреждения на ОСН приносящую доходы деятельность отражают в доходах по налогу на прибыль; уплата НДС за доходную деятельность для таких организаций не предусмотрена, поэтому статус «2» предпочтителен для бухучета.
Как заполнить УПД, если бюджетное учреждение - продавец, покажем в таблице:
|
Вид документа |
Что заполнить бюджетному учреждению-продавцу |
|
УПД со статусом 1 |
Поля «Статус» и «Документ составлена на __ листах». Все данные, которые требуются для «отгрузочного» счета-фактуры. Строки с 8 по 14 в первичном документе, где указываются детали отгрузки (передачи) ваших товаров, работ, услуг или прав. |
|
УПД со статусом 2 |
Поля «Статус» и «Документ составлена на __ листах». Все данные, необходимые для правильного отражения факта отгрузки, в том числе это могут быть реквизиты «отгрузочного» счета-фактуры. |
Если бюджетное учреждение – покупатель, то УПД нужно заполнить только поля, которые связаны с подтверждением получения товаров, работ, услуг или прав. Это строки с 15 по 19. Неважно, какой статус у документа, заполнять эти строки нужно всегда одинаково. Документ оформляется в день совершения операции.
Об особенностях ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях расскажем здесь.
Посмотреть примеры заполнения, почитать про корректное указание даты можно в приложениях № 3,4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.
Итоги
Внедрение УПД в бюджетном учреждении способствует повышению эффективности управления документацией. Это выражается в снижении расходов на ее создание и архивирование, ускорении договорных процессов, минимизации рисков некорректного ведения налогового учета. Поэтому применение УПД рекомендовано.
С 1 января 2026 года для электронного оформления хозяйственных операций обязательным становится УПД версии 5.03.