Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Все материалы сюжета «Путевые листы: бланки, образцы, примеры»
Журнал учета путевых листов должны вести все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.

 

Общее понятие путевого листа

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Итоги

Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя. 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:

  1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличная часть, в которой указываются:
  • номер путевого листа и дата его выдачи;
  • данные водителя и его табельный номер;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
    • водителя — о получении путевого листа;
    • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
    • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Скачать образец заполнения журнала путевых листов

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Участвуйте в конкурсе на нашем форуме!
Подробнее
Добавить в закладки
Предыдущая статья Следующая статья
Ваши вопросы
4 июля 2019 16:59
Постоянная ссылка
Если журнал закончился, нумерацию в следующем журнале начинать с первого номера или продолжать сквозную с начала года?
Ответить
6 мая 2019 12:54
Постоянная ссылка
Как правильно заполнять Журнал учета движения путевых листов? Мы ведем в электронном виде и распечатываем, где водитель расписывается , ставит номер ПЛ и показания одометра до и после выезда на линию. А нам говорят, что надо его заполнять все графы вручную.
Ответить
25 февраля 2019 09:49
Постоянная ссылка
Добрый день, у меня вопрос по изменению правил заполнения путевых листов с 01.03.2019г., а именно Изменение 1. Путевые листы нельзя выписывать на несколько дней

Путевые листы больше нельзя выписывать на несколько дней. По новым правилам их нужно будет оформлять:
– перед каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
– перед началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Сейчас путевой лист можно выписывать на любой срок, который не превышает месяц.
У меня ВОПРОС, как быть если водители в нашей организации бывают в командировках по нескольку дней и даже недель.. КАК БЫТЬ?
Ответить
31 июля 2019 15:57
Постоянная ссылка
В таком случае путевка выписывается на весь промежуток командировки. Т.е первый день выезда в командировку - это
начало рейса . возвращение из командировки - это окончание рейса .
Ответить
26 февраля 2019 16:16
Постоянная ссылка
у нас фирма работает с дальнобойщиком как выписывать с 01 марта путевки
Ответить
26 февраля 2019 12:05
Постоянная ссылка
Людмила, почему вы считаете, что ПЛ нельзя выписывать на несколько дней? На мой взгляд, никакого запрета не появилось. Наоборот - принцип выписывания ПЛ сформулирован более четко.
Если рейс длится более одного дня (смены) - на весь рейс выписывается один ПЛ перед его началом. То есть один ПЛ на несколько дней.
Если же, наоборот, в течение одного дня машина делает несколько рейсов - то все их тоже можно вписать в один ПЛ. И выписать его один на весь день перед началом первого рейса.
Ответить
26 февраля 2019 12:20
Постоянная ссылка

С 1 марта путевые листы придется выписывать чаще
Минтранс изменил правила заполнения путевых листов. Основная поправка касается срока, на который можно выписывать путевые листы. Но есть и другие изменения. Новые правила вступают в силу 1 марта. С этой даты вы не сможете подтвердить расходы на ГСМ, если продолжите оформлять документы по старым правилам
Изменение 1. Путевые листы нельзя выписывать на несколько дней

Путевые листы больше нельзя выписывать на несколько дней. По новым правилам их нужно будет оформлять:
– перед каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
– перед началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Сейчас путевой лист можно выписывать на любой срок, который не превышает месяц. Поправки исключат такую возможность. Если вы ранее выписывали путевой лист на несколько дней в пределах одного месяца, внесите изменения в форму бланка.



Ответить
26 февраля 2019 13:21
Постоянная ссылка
Людмила, это не приказ, а чье-то частное мнение по этому приказу. Прочтите его сами. Сравните с действующим разделом III Порядка заполнения ПЛ. Я именно так и сделал. И запрета на оформление одного листа на длительный рейс не увидел.
Ну, или можете отправлять с шоферами в дальние рейсы бухгалтера, техника и медика ))) Пусть новые ПЛ после каждого плеча оформляют ))
Ответить
26 февраля 2019 13:36
Постоянная ссылка
Кстати, п.4 того же Порядка по приказу Минтранса № 152 остался без изменений:
"4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован."
Так что "запрет" если и появился, то на оформление ПЛ заранее, до того, как реально понадобится куда-то ехать. То есть - если стоит в гараже машина, на ней, может быть, придется куда-то поехать через несколько дней. Рисуем ПЛ на месяц и оставляем в гараже. Кому надо - тот из водил его взял и поехал. Вот так, действительно, теперь не выйдет. Только в начале дня рисовать ПЛ на один день. А все прочие рабочие моменты, вроде дальних поездок с одним ПЛ - как были, так и остались. Даже уточнились.
Ответить
26 февраля 2019 16:19
Постоянная ссылка
Господа, а не переместить ли нам обсуждения на форум, сюда например
Ответить
26 февраля 2019 08:28
Постоянная ссылка
у меня тоже такой же вопрос
Ответить
26 февраля 2019 09:42
Постоянная ссылка
Получается, главное издать приказ.....а там как придется
Ответить
Ваш вопрос
Отправить