Кому нужно регистрироваться в ГИС ЭПД?
Важно понимать, что прямого требования «каждая компания должна зарегистрироваться в ГИС ЭПД» не существует. Регистрируется в системе не сам участник рынка, а Оператор ИС ЭПД — аккредитованная организация, которая обеспечивает обмен данными.
Обязанность же участника рынка — заключить договор с таким Оператором и обеспечить формирование ЭПД через него. Взаимодействие с ГИС ЭПД является обязательным для следующих субъектов:
- Грузоотправители. Они формируют первую часть транспортной накладной (ТН) в электронном виде, указывая сведения о грузе, пункте погрузки и заказчике.
- Перевозчики. Они отвечают за формирование и подписание своей части ТН, а также за передачу данных о приеме груза к перевозке и его сдаче грузополучателю.
- Грузополучатели. Они формируют финальную часть ТН, подтверждая факт получения груза.
- Экспедиторы.
Если ваша компания выступает в роли хотя бы одной из этих сторон, вы обязаны участвовать в электронном документообороте через аккредитованного Оператора. Контроль за соблюдением этих правил возложен на ГИБДД и Ространснадзор.
Что такое ГИС ЭПД простыми словами? Ответили тут.
Вопрос: Нужно ли предприятию, которому доставляют товар автотранспортные компании, регистрироваться в государственной информационной системе электронных перевозочных документов? Прочитайте ответ в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
ГИС ЭПД: какие сроки регистрации?
Отдельной «регистрации в ГИС ЭПД» не существует. Система — это просто информационный контур, куда данные попадают после того, как участники рынка пройдут необходимые процедуры в других реестрах. Поэтому сроки, о которых все говорят, связаны с вступлением в специальные реестры на платформе «ГосЛог». Для экспедиторов срок был установлен до 01.03.2026. Кто открывает компанию вновь, регистрируются до момента, когда планируется первая транспортная сделка.
Реестр «ГосЛог»: отзывы грузоперевозчиков собрали тут.
А что с ГИС ЭПД? Как только участники прошли все шаги и подключились, выбрали себе оператора ЭДО, они получили возможность работать с электронными перевозочными документами в системе. Обязательное применение ЭПД стартовало 1 сентября 2026 года.
Как грузоперевозчикам зарегистрироваться в «ГосЛог», рассказали здесь.
Как зарегистрироваться в ГИС ЭПД?
Когда компания определится со статусом, у нее встает вопрос, как зарегистрироваться в ГИС ЭПД? Воспользуйтесь пошаговой инструкцией, разработанной нашими специалистами.
Выбор Оператора ИС ЭПД
На текущий момент список аккредитованных операторов утвержден Минтрансом России. При выборе партнера бизнесу следует оценить несколько критериев:
- Технологическая совместимость. Наличие API для интеграции с вашей ERP или WMS-системой (например, 1С). Это критически важно для автоматизации и исключения ручного ввода данных.
- Функциональность личного кабинета. Удобство ручного формирования документов, если интеграция не требуется.
- Стоимость услуг. Тарифы на формирование и передачу одного комплекта ЭПД могут отличаться.
- Дополнительные сервисы. Некоторые операторы предлагают расширенную аналитику, сервисы по проверке контрагентов и т.д.
Выбрав подходящего оператора, переходите к следующему шагу.
См. статью «Как работать с ЭПД в «1С:Бухгалтерия».
Заключение договора и подключение
После выбора Оператора необходимо заключить с ним договор на оказание услуг по обмену ЭПД. Процесс подключения может включать:
- для идентификации предоставьте стандартный пакет документов (ИНН, ОГРН, уставные документы);
- для интеграции произведите настройку обмена данными через API. Оператор предоставляет техническую документацию и тестовый контур для отладки;
Внутри компании назначьте ответственных лиц и закрепите это распорядительными документами. В системе необходимо зарегистрировать сотрудников, которые будут иметь право подписывать ЭПД.
Получение и настройка электронной подписи
На момент регистрации в ГИС ЭПД должна иметься электронная подпись для лиц, которые будут пользоваться системой. Все ЭПД должны подписываться УКЭП. У сотрудников, ответственных за подписание, должны быть действующие УКЭП, выданные аккредитованным удостоверяющим центром.
Для работы с веб-интерфейсом Оператора может потребоваться установка криптографического программного обеспечения (например, КриптоПро CSP).
Тестирование и запуск
Перед полноценным переходом на ЭПД рекомендуется провести несколько тестовых циклов. Это позволит убедиться, что все данные корректно формируются, подписываются, передаются Оператору и успешно проходят валидацию в ГИС ЭПД. После успешного тестирования система готова к промышленной эксплуатации.
Подробный алгоритм перехода на ЭПД мы приводим в этой статье.
Какая роль водителя в ГИС ЭПД?
Одним из самых частых вопросов является: «Что показывать сотруднику ГИБДД?». Водитель не обязан проходить регистрацию в ГИС ЭПД или возить с собой распечатку всей транспортной накладной.
Согласно Постановлению № 931, водитель на борту транспортного средства должен иметь при себе QR-код. Этот код формируется Оператором ИС ЭПД после подписания ТН всеми участниками. QR-код содержит ссылку на электронную версию документа, размещенную в ГИС ЭПД. При проверке инспектор ГИБДД с помощью служебного планшета сканирует QR-код и получает доступ ко всем необходимым данным из государственной системы. Таким образом, для водителя процесс практически не меняется, а юридическая значимость документа полностью сохраняется.
Ключевые преимущества регистрации в ГИС ЭПД
Переход на ГИС ЭПД — это не просто исполнение законодательного требования, а стратегическая инвестиция в эффективность бизнеса. Внедрение электронного документооборота дает следующие преимущества:
- сокращение операционных расходов. Полностью исключаются затраты на бумагу, печать и, что самое главное, на курьерскую доставку документов. Время на документооборот сокращается с недель до минут.
- Ускорение оборачиваемости. Оплата от заказчиков поступает значительно быстрее, так как оригиналы документов не нужно ждать физически.
- Прозрачность и контроль. Руководство компании в режиме реального времени видит статус каждой перевозки: где находится машина, принят ли груз, есть ли проблемы на выгрузке.
- Снижение налоговых рисков. ЭПД исключают возможность их потери или подделки. Налоговая служба получает доступ к данным напрямую из ГИС ЭПД, что минимизирует риск доначислений из-за отсутствия подтверждающих документов.
- Экологичность. Отказ от бумажного документооборота в масштабах страны экономит тонны бумаги и способствует снижению углеродного следа.
Внедрение ГИС ЭПД — это необратимый процесс, который уже сегодня меняет ландшафт логистической отрасли.
Как перейти на электронные транспортные накладные при перевозках автомобильным транспортом с 1 сентября 2026 г.? Прочитайте ответ в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Итоги
Регистрация в ГИС ЭПД - новое направление в развитии логистики в РФ. Процесс требует времени и усилий для настройки обмена документами и на обучение персонала. Но в конечном счете это положительно скажется на работе бизнеса. Есть ряд существенных преимуществ, в частности, экономия денег и времени.