О переходе на электронные счета-фактуры
Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры. Особенно остро вопрос с их работой стоит при продаже и покупке прослеживаемых товаров. В данной ситуации организации и ИП обязаны выставлять исключительно электронные счета-фактуры (за исключением реализации таких товаров для собственных нужд, либо в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта), либо на территорию другого государства - члена Евразийского экономического союза), а покупатели обязаны их принимать через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ).
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:
- Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами (п. 4 Приказа Минфина от 5 февраля 2021 г. № 14н).
- Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 3 приказа Минфина № 14н, приказ ФНС России от 29.10.2021 № ЕД-7-26/936@).
Обратите внимание! В настоящее время электронные счета-фактуры, связанные с поставкой товаров (работ, услуг) в рамках контрактов по Закону № 44-ФЗ, выставляются через уполномоченный орган с использованием ЕИС.
Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.
Как работать с электронными счетами-фактурами
Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 14н.
При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.
ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).
Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ.
Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс:
Электронные счета-фактуры храните в электронном виде. Распечатывать их на бумаге не нужно (Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Вместе с электронными счетами-фактурами вы должны хранить документы и информацию...(подробнее смотрите в КонсультантПлюс, получив бесплатный демо-доступ к правовой системе).
Образец электронного счета-фактуры
Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.
В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.
При этом нужно иметь в виду, что 9 февраля 2024 года вступил в силу приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, которым утверждены новые форматы универсального передаточного документа и счета-фактуры. Приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ со старыми форматами признан утратившим силу. В Приложении № 2 к новому приказу № ЕД-7-26/970@, приведен формат, аналогичный тому, что был утвержден приказом № ММВ-7-15/820@. Данное приложение действует до 1 апреля 2025 г. То есть до этой даты можно применять как новый формат из Приложения № 1, так и формат, аналогичный прежнему, из Приложения № 2 (пп. 3-5 приказа № ЕД-7-26/970@).
С 01.04.2025 переходный период закончится и все должны будут перейти на новый формат УПД и счета-фактуры. Об этом говорит ФНС в письме от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@ и подробно рассказывает, что именно изменилось в формате.
Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур
В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.
Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным. В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру. Однако при реализации прослеживаемых товаров данный формат не допустим.
ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор, который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.
Итоги
Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, возможно придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры за исключением случаев, связанных с продажей и покупкой прослеживаемых товаров.