Карточка по форме 1-НДФЛ в 2025 году (скачать бланк)

Бланк 1-НДФЛ

Бланк 1-НДФЛ не соответствует действующим положениям налогового законодательства РФ. Например, в ней отсутствуют сведения  о датах выплаты дохода, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, а также сведения о доходах для учета по новой прогрессивной  ставке.

Напомним! С 1 января 2025 года введена новая прогрессивная шкала НДФЛ.

Бланк 1-НДФЛ вполне можно доработать под себя и вести его как налоговый регистр по учету НДФЛ.

Наши эксперты выделили самые главные критерии, используемые в 1-НДФЛ, и на их основе создали налоговый регистр.

Скачать бесплатно бланк 1-НДФЛ можно на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать справку 1-НДФЛ

Сведения из 1-НДФЛ нужны в основном для заполнения отчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому сгруппировать данные нужно так, чтобы ими было удобно пользоваться при заполнении отчета.

Итак, бланк 1-НДФЛ содержит следующие основные разделы.

Справка 1-НДФЛ, раздел 1

Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:

• ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
• код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
• наименование налогового агента и его ОКТМО.

Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.

Эти сведения используются при заполнении титульного листа формы 6-НДФЛ. В нем также отражаются сведения, которые ранее подавались по форме справки 2-НДФЛ.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс: 
Главное при заполнении расчета 6-НДФЛ - аккуратно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ. Поэтому если налоговый учет в порядке, то и заполнить расчет 6-НДФЛ будет несложно ...
Как правильно заполнить  расчет, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Справка 1-НДФЛ, раздел 2

В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:

• ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
• Ф. И. О.;
• дата рождения;
• документ, удостоверяющий личность, и его код;
• гражданство с указанием кода страны;
• данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).

Эти сведения нужны для заполнения раздела 1 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ. Это приложение представляется в составе только годового 6-НДФЛ.  

Справка 1-НДФЛ, раздел 3

В данном разделе можно привести информацию только по доходам резидента РФ (ставки 13-22%) и соответствующим суммам налога. Заголовок может звучать примерно так: "Раздел 3. Совокупность налоговых баз налогового резидента РФ, в отношении которой применяются ставки, установленные п. 1 ст. 224 НК РФ, и сумма налога".

Как вариант разбить этот раздел на два подраздела: первый - доработанная таблица из раздела 3 бланка формы 1-НДФЛ, а второй - новая таблица, где показываются суммы удержанного и возвращенного налога в разбивке по периодам.

Коды доходов для справки 2-НДФЛ можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».

Таблицу первого подраздела можно доработать следующим образом:

• дополнить строками для отражения дат фактического получения дохода, имущественных вычетов и социальных вычетов;
• ввести две строчки для стандартных вычетов: "Стандартные вычеты на детей" и "Иные стандартные вычеты";
• ввести строки для отражения сумм фиксированного авансового платежа, если в организации работают иностранцы - налоговые резиденты, использующие патент;
• добавить строку для отражения основной налоговой базы (с начала года) по доходам резидента РФ;
• добавить строки для отражения налоговых баз с разбивкой для указания сумм в пределах установленных лимитов доходов и общей величины совокупности налоговых баз;
• разбить строку "Налог удержанный" на подстроки по ставкам 13-22%;
• ввести поля для сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах после таблицы расчета налоговой базы.

В таблице второго подраздела можно предусмотреть отдельные строки для отражения следующих данных:

• суммы налога, удержанного по ставкам 13-22%, и дат удержания;
• возвращенных налогоплательщику сумм налога, удержанного по ставке 13-22%, и дат их возврата.

Разумно разбить столбцы таблицы второго подраздела по периодам удержания налога: с 1 по 22 января; с 23 по 31 января; с 1 по 22 февраля; ....; с 23 по 31 декабря. Данная разбивка соответствует действующим положениям законодательства.

• итого. Показатели этого столбца должны быть равны соответствующим показателям из первого подраздела раздела 3. Например, общая сумма налога, удержанного по ставке 13%, должна быть одинаковой в обоих подразделах.

Алгоритм расчета вычетов по НДФЛ в 2025 году описан в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к правовой системе и переходите в ГР.  Это бесплатно. 

Пример заполнения формы 1-НДФЛ при превышении дохода сотрудника 2,4 млн. руб. подготовили эксперты. Скачать образец можно, получив пробный бесплатный демо-доступ к системе:

Скачать бесплатно образец в КонсультантПлюс

Справка 1-НДФЛ, раздел 4

Разделу 4 можно задать новое предназначение - сведения о доходах нерезидента РФ, к которым применяется ставка 30%. Тогда здесь отразится информация о:

• доходах вместе с датой его получения;
• вычетах;
• налоговой базе;
• налоге, исчисленном по приведенной ставке;
• налоге удержанном;
• величине дохода, с которого не удержан налог по ставке 30%, и самом неудержанном налоге;
• сумме излишне удержанном налоге по ставке 30% и сумме возвращенного налога.

В подразделе 4.2 также можно сделать таблицу для указания удержанных сумм налога в разбивке по срокам уплаты (аналогично таблице в подразделе 3.2).

Разъяснения ФНС РФ о порядке отражения дивидендов в отчетности по НДФЛ читайте в материале «Как правильно отразить дивиденды в форме 6-НДФЛ».

Справка 1-НДФЛ, раздел 5

Раздел 5 можно предложить использовать для информации о доходах нерезидентов РФ, облагаемых в соответствии с п. 3.1 ст. 224 НК РФ, и рассчитанном налоге.

Здесь в подразделе 1 следует привести сведения о:

• доходах;
• вычетах;
• налоговой базе;
• сумме налога (с начала года), исчисленную с налоговой базы;
• сумме фиксированного авансового платежа - если в организации работают иностранцы (не являющиеся налоговыми резидентами РФ), которые используют патент;
• сумме налога, удержанного по каждой ставке;
• сумме дохода, с которой не удержан налог и соответствующую сумму неудержанного налога по каждой ставке;
• сумме налога, излишне удержанного по каждой ставке;
• сумме возвращенного налога по каждой ставке.

В подразделе 5.2 можно привести таблицу для указания удержанных сумм налога и возвращенных сумм налога в разбивке по срокам уплаты, а в подразделе 5.3 - привести сведения о фиксированном авансовом платеже по НДФЛ (реквизиты патента, номер и дату выдачи уведомления и др.).

Подробнее о действующих ставках НДФЛ читайте в статье «Сколько процентов составляет НДФЛ?».

Справка 1-НДФЛ, раздел 6

После введения разделов 4 и 5 раздел, в котором указываются доходы от долевого участия в деятельности компании (выплаченные дивиденды), становится разделом 6. Здесь будет отражаться информация, касающаяся налога, рассчитанного с дивидендов. Напомним, что при расчете задействованы также две ставки: 13% для доходов до 2,4 млн руб. включительно (до 2025 года 5 млн руб.) и 15% - для сумм с превышения над 2,4 млн руб. (до 2025 года 5 млн руб.). Поэтому раздел также придется доработать для расчета налога по двум ставкам.

Подробнее о налоговых агентах читайте в статье «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».

Справка 1-НДФЛ, раздел 7

Для доходов, облагаемых по ставке 35%, можно предусмотреть раздел 7. В разделе стоит показать:

• сведения о доходах в виде призов и выигрышей. Однако если компания подобных выплат не осуществляет, то строки с подобным наименованием в раздел можно не включать;
• сведения о дате фактического получения дохода.

Раздел желательно дополнить отдельным подразделом с разбивкой по срокам уплаты НДФЛ. Также понадобятся и строки для отражения сумм удержанного и возвращенного налога с указанием даты удержания / возврата.

При необходимости в налоговый регистр можно включить новый раздел 8  о доходах налогового резидента РФ, облагаемых по ставке, предусмотренной п. 1.1 ст. 224 НК РФ, и рассчитанной и удержанной с нее сумме налога.

Итоги

Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.

Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».