Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2023-2024 годах должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- суммы исчисленного и удержанного налога и даты его удержания.
Если есть физлица, по которым может меняться статус резидента/нерезидента для целей налогообложения, удобно предусмотреть в регистре отдельные поля или таблицу для отражения статуса по месяцам. Кроме того, поскольку форма регистра в 2023-2024 годах не утверждена, налогоплательщик вправе добавить и другие дополнительные поля, графы и таблицы в разрабатываемую самостоятельно форму.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы разработали налоговый регистр по НДФЛ. Если доступа к правовой системе нет, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:
- Основные данные об организации — налоговом агенте:
- ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
- Основные данные о налогоплательщике:
- ИНН;
- Ф. И. О.;
- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- дата рождения;
- гражданство;
- адрес места жительства на территории РФ;
- адрес в стране проживания.
- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
ВНИМАНИЕ! С 2021 года при получении физлицом дохода в размере более 5 млн. руб. применяется ставка НДФЛ в размере 15%. Чтобы обособленно отобразить такие доходы в регистре по НДФЛ в 2023-2024 годах, нужно добавить еще 1 строку.
Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ за 2024 г., при условии, что доход физлица превысил 5 000 000 руб., подготовили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Подробнее о правильном определении статуса см. в материале «Как правильно определить период, необходимый для придания гражданину статуса налогового резидента».
Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ
Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.
При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.
Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в расчете 6-НДФЛ (в приложении к расчету - справках 2-НДФЛ), в которой каждой ставке соответствует свой раздел.
ВАЖНО! Сведения из справки 2-НДФЛ с 2021 года сдаются в ФНС в составе обновленного расчета 6-НДФЛ. Причем заполнять эту часть расчета - Приложение 1 - требуется только в годовом отчете. Подробности см. здесь.
Периодичность оформления нового регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.
Доходы, необлагаемые НДФЛ, не включают (например, пособие по беременности и родам).
Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
До 2023 года датой получения зарплаты считался последний день месяца, за который она начислена. При получении аванса доход у работника не возникал, а обязательство перед бюджетом образовывалось в последний день месяца.Если трудовые отношения были завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты являлся последний день выхода на работу.
При отражении сумм отпускных необходимо было руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения был день выплаты. Данный подход целесообразно было применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следовало не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.
С 01.01.2023 в связи с изменениями, введенными законом от 14.07.2022 № 263-ФЗ, различия в датах получения дохода для разных видов выплат ликвидированы. Почти по всем доходам датой их получения является дата выплаты. Исключения оставлены только для отдельных специфических доходов, например, материальной выгоды.
Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). В результате изменений в 2023-2024 годах каждая выплата - и аванс, и расчет - облагаются НДФЛ. Его требуется удержать при выплате, а так же предоставить полагающиеся физлицу вычеты.
С 01.01.2023 кроме изменений в датах дохода, изменились и сроки уплаты НДФЛ. В течение года налог, удержанный в период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца, нужно было перечислять в бюджет не позднее 28 числа текущего месяца. Для начала и конца года были 2 особых периода. Так, НДФЛ, исчисленный и удержанный в промежутке с 23 декабря по 31 декабря надо было уплатить до последнего рабочего дня года (включительно). А налог за период с 1 по 22 января подлежал уплате до 28 января.
С 01.01.2024 изменения в законодательстве снова повлияли на сроки уплаты подоходного налога. В 2024 году его нужно уплачивать дважды в месяц:
- до 28 числа - если выплата дохода и удержание налога происходят в период с 1 по 22 число текущего месяца;
- до 5 числа - если удержание происходит в период с 23 по последнее число предыдущего месяца.
По завершающему декабрьскому НДФЛ правила сохранились - его нужно заплатить до последнего рабочего дня года.
Подробности см. здесь
Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2023-2024 годов, образец и пример его заполнения
С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.
Этот документ берется за основу и затем используется не только для расчета самого НДФЛ, но и для заполнения расчета 6-НДФЛ.
С образцами заполнения регистра по НДФЛ в 2023-2024 годах для разных ситуаций можно ознакомиться в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ и изучайте материалы КонсультантПлюс бесплатно.
Итоги
Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2023-2024 годах являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных.
В 2023 году изменились правила удержания и уплаты налога, поэтому и форму регистра на 2023-2024 гг. следует доработать под новые требования.