По каким правилам производятся начисления по больничному листу - 2025
Расчет и начисление пособия по временной нетрудоспособности в 2025 году проходят по следующему алгоритму:
Этап 1. Бухгалтер рассчитывает среднедневную оплату за труд болевшего работника — для этого он определяет расчетный период и общий заработок сотрудника за расчетный период.
Расчетный период для больничных — 2 календарных года, предшествующих году болезни сотрудника.
Пример 1
Бухгалтер Игнатьева пришла на работу в ООО «Стигма» в апреле 2005 года. Это ее первое место работы. Игнатьева была на больничном с 01.02.2025 по 10.02.2025, тогда расчетный период — 2023–2024 гг. (но если Игнатьева в 2023 или 2024 году была в декрете или ухаживала за малышом и не имела дохода, то для расчетного периода по заявлению от работницы бухгалтер может взять предшествующие расчетному периоду годы, то есть 2022-2021–2020 гг. и т.д., дойдя до годов, где отсутствуют периоды отпуска по БиР и по уходу за ребенком до 1,5 лет).
Сколько бы дней ни было в годах расчетного периода, его длительность для расчета больничного всегда 730 дней.
Если ведется расчет больничного листа, то из расчета будут исключены отдельные периоды. Есть особенности их определения с учетом беременности и родов сотрудницы. Подробнее о стаже, учитываемом при расчете больничного, читайте здесь.
Заработок за расчетный период — это зарплата, премии и прочие выплаты от работодателя, на которые начислялись взносы на ВНиМ. Государственные пособия и компенсации от работодателя в эту сумму не входят.
Среднедневной заработок (СДЗ) бухгалтер найдет делением заработка за расчетный период на 730 дней.
Пример 1 (продолжение)
Игнатьева заработала в 2024 году 683 455 руб., в 2023-м — 657 320 руб.
СДЗ Игнатьевой: (657 320 + 683 455) / 730 = 1 836, 68 руб.
Этап 2. Полученную сумму СДЗ бухгалтер должен сравнить с максимальным и минимальным размером. Максимальный размер СДЗ считается в соответствии с суммами лимитов взносов на ВНиМ в предыдущие (расчетные) 2 года, в 2025 году он равен 5 673,97 руб. ((2 225 000 + 1 917 000) / 730).
Минимальный СДЗ равен:
МРОТ на дату открытия больничного листа × 24 месяца / 730 дней.
С 01.01.2025 г. МРОТ равен 22 440 руб. Т.е. минимальный СДЗ равен 737,75 руб.
Таким образом работодатель не может взять для расчета больничного сумму СДЗ больше 5 673,97 руб. и меньше 737,75 руб.
Важно! Если сумма пособия, определенная по Закону № 255-ФЗ, в расчете за полный календарный месяц окажется меньше МРОТ, пособие исчисляется исходя из МРОТ (ч. 6.1 и 6.2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Как рассчитывать больничный на основе МРОТ, читайте здесь.
Если заработок работника выше максимума, то пособие платится исходя из максимального СДЗ.
Пример 1 (продолжение)
Так как СДЗ Игнатьевой равен 1 836,68 руб. и это меньше максимального СДЗ 2025 года (5 673,97 руб.), то больничный нужно считать исходя из СДЗ в размере 1 836,68 руб., рассчитанного по данным фактического дохода Игнатьевой.
Если же рассчитанный бухгалтером СДЗ меньше минимального, то бухгалтер берет для расчета пособия заработок за день в размере 737,75 руб. — для трудящегося полный рабочий день.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если заболевший трудится неполный рабочий день, а его СДЗ меньше или равен минимальному, то минимальный СДЗ подлежит уменьшению пропорционально продолжительности рабочего времени. То есть для работника на 0,5 ставки со средним заработком за день меньше 737,75 руб. вы должны будете сравнивать фактический заработок за день с заработком, рассчитанным исходя из суммы в 737,75 / 2 = 368,87 руб. Это правило не распространяется на сотрудников, чей СДЗ выше минимального: даже если работник трудится на четверть ставки, то его средний заработок за день делить на 4 не нужно (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства России от 11.09.2021 № 1540). Узнайте больше об оплате больничного совместителю из этой статьи.
Этап 3. Бухгалтер должен определить общий стаж работника за всю его трудовую деятельность, поскольку только отработавший более 8 лет работник имеет право получить 100% среднедневной оплаты за труд. Если стаж работника от 5 до 8 лет, то выплатят ему 80% среднедневного заработка, если меньше 5 лет (но больше полугода) – 60%. Работнику со стажем работы меньше 6 месяцев больничный считайте исходя из МРОТ (ст. 7 закона № 255-ФЗ).
Подробнее об исчислении стажа для расчета больничных листов читайте здесь.
С 06 октября 2020 года действуют правила для подсчета «больничного» стажа, установленные приказом Минтруда России от 09.09.2020 № 585н. Подробности см. здесь.
Пример 1 (продолжение)
Поскольку общий трудовой стаж Игнатьевой более 19 лет (с апреля 2005 года по январь 2025 года включительно), то она получит 100% среднего заработка за день.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для тех, кто получил травму или профзаболевание на рабочем месте, заработок для расчета нужно брать в полной сумме и выплачивать пособие в стопроцентном размере, независимо от стажа (ст. 9 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Этап 4. Бухгалтер умножает полученную сумму СДЗ на число дней болезни. Листок нетрудоспособности болевшего сотрудника оплачивает СФР, но только с четвертого дня болезни. Первые 3 дня должен оплатить работодатель.
С 2021 года пособия перечисляются напрямую сотруднику. Кроме того, с 2022 года применяется только электронный листок нетрудоспособности.
Подробнее о порядке выплаты больничного рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к справочно-правовой системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
А вот если болеет родственник и сотрудник за ним ухаживает, то правила оплаты такого больничного листа другие. Читайте о них в материале «Оплата больничного по уходу за больным родственником».
Где взять справку для начисления больничного листа
Если работник до болезни трудился у вас несколько лет, то сведения о том, сколько он заработал, в бухгалтерии имеются. В том случае, если сотрудник отработал у вас меньше двух лет, заработок для начисления больничных ранее вы брали из справки о сумме заработной платы по форме приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н, выданной работнику на предшествующем месте работы. Такой документ должен был выдавать каждый работодатель при увольнении сотрудника. Справка содержала данные о самом человеке, его заработке за последние два календарных года и количестве дней нетрудоспособности. Такой документ мог запросить у вас и совместитель — для получения пособия по временной нетрудоспособности по основному месту работы.
Образец справки о заработке для начисления больничного листа можно посмотреть по ссылке.
С 1 января 2023 году справку 182н отменили. Данные по зарплате работодатели станут направлять в налоговые органы которые, в свою очередь, передадут их Социальный фонд России - именно этот орган с 2023 г. занимается выплатой пособий. И уже от СФР сведения о заработке для оплаты первых трех дней больничного получит новый работодатель. Такие изменения в закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ внесены законом от 14.07.2022 № 237-ФЗ.
Какие составить проводки по начислению больничного листа
Начисление больничного листа бухгалтер отразит в учете так:
Дт 20 (и других счетов учета затрат — в зависимости от того, как в каком подразделении работает больной) Кт 70 — начислен больничный за первые 3 дня болезни работника;
В день выплаты бухгалтер сделает такие проводки:
Дт 70 Кт 68 (субсчетов расчетов по подоходному налогу) — удержан подоходный налог с больничного;
Дт 70 Кт 50 (если из кассы) или 51 (с расчетного счета) — выплачено пособие работнику.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! НДФЛ нужно удерживать только с пособия за первые 3 дня нетрудоспособности.
Пример 1 (продолжение)
Размер пособия Игнатьевой за 10 дней болезни: 1 836,68 × 10 = 18 366,80 руб. За вычетом НДФЛ Игнатьева получит 15 978,80 руб.
Размер пособия Игнатьевой за 3 дня болезни: 1 836,68 × 3 = 5 510,04 руб. НДФЛ: 5 510,04 × 0,13 = 716,00 руб. На руки: 5 510,04 - 716,00 = 4 794,04 руб.
НАПОМИНАЕМ! С 2021 года пособия по временной нетрудоспособности уплачиваются напрямую из ФСС, с 2023 г. - из СФР, минуя работодателя. Поэтому работодатель начисляет, выплачивает и отражает в учете пособие только за первые три дня болезни.
Бухгалтер сделает следующие проводки:
Дт 20 Кт 70 на сумму 5 510,04 руб. — начислен больничный за счет работодателя;
В день выплаты заработной платы работникам:
Дт 70 Кт 68 на сумму 716 руб. — удержан НДФЛ с сумм пособия;
Дт 70 Кт 50 на сумму 4 794,04 руб. — по РКО выдано пособие по временной нетрудоспособности Игнатьевой.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 2023 г. перечисление НДФЛ в бюджет происходит по новым правилам. Подробнее о том, как теперь происходит удержание и перечисление налога налоговыми агентами, читайте здесь.
Начисление больничных в 2025 году: примеры расчета
Покажем подробнее, как правильно сделать расчет и начисление больничного листа в 2025 году.
Пример 2
С 20.01.2025 по 24.01.2025 уборщица Говорунова была на больничном. В ООО «Бартер» 25.01.2025 работодатель получил сведения из СФР о закрытом больничном.
О сроках выплаты пособия читайте в этой статье.
Говорунова работает на 0,5 ставки, предыдущие 2 года она тоже работала, в декрете не была. Стаж работы Говоруновой — 12 лет. Расчетный период — 2023–2024 гг.
В ООО «Бартер» Говорунова устроилась в январе 2024 года, до этого она работала у ИП Кузнецова И. Ф. Ее заработок за 2024 год — 68 505 руб. Заработок за 2023 год бухгалтеру возьмет из справки о сумме заработной платы, которую выдал Говоруновой ИП Кузнецов при увольнении, — 65 732 руб. (работодатель выдал справку, несмотря на необязательность ее использования с 2023 года). В настоящий момент Говорунова работает только в ООО «Бартер». Среднедневной заработок Говоруновой:
(68 505 + 65 732) / 730 = 183,89 руб.
Это меньше, чем минимальный размер СДЗ в 2025 году (737,75 руб.). Но, так как Говорунова работает на полставки, то для нее среднедневной заработок нужно сравнивать с 0,5 МРОТ = 368,87 руб. Поскольку фактический СДЗ сотрудницы меньше минимального, то берем для расчета МРОТ:
368,87 × 5 дней болезни = 1 844,35 руб., из которых работодатель заплатит 1 106,61 руб. (за первые 3 дня болезни), а 737,74 руб. — СФР.
ПРИМЕР расчета больничного по уходу за больным членом семьи от КонсультантПлюс:
Иванова М.И. с 3 по 11 июля 2025 г. (9 календарных дней) была нетрудоспособна в связи с уходом за больной матерью.
До этого случая нетрудоспособности Иванова М.И. брала больничные по уходу за больной матерью на 8 календарных дней...
Читайте продолжение примера, получив пробный демо-доступ к системе КонсультантПлюс. Это бесплатно.
Пример 3 (расчет пособия по болезни при смене годов)
Инженер Майсеенко заболела 21.01.2025, больничный ей закрыли 30.01.2025. Стаж работы Майсеенко — 3 года и 7 месяцев. Работает она неполный рабочий день в 2 организациях: в ООО «Сопромат» она работает на 0,5 ставки с 2019 года, а к ИП Столярову А. П. она устроилась в декабре 2023 года тоже на 0,5 ставки.
Майсеенко приняла решение получать пособие в ООО «Сопромат». Поскольку в 2023–2024 гг. она была сначала в декретном отпуске, а потом ухаживала за ребенком, то она написала заявление с просьбой заменить ей годы для расчета. В таком случае расчетный период – 2021–2022 гг. В ООО «Сопромат» в 2021 году Майсеенко заработала 246 350 руб., в 2022 году — 275 034 руб.
У ИП Столярова А. П. Майсеенко возьмет справку о том, что пособие по временной нетрудоспособности ей не начислялось и не выплачивалось. СДЗ Майсеенко бухгалтер возьмет только по одному месту работы — ООО «Сопромат», поскольку у ИП Столярова А. П. Майсеенко в 2021–2022 гг. не работала:
(246 350 + 275 034) / 730 = 714, 22 руб.
Эта сумма укладывается в границы между верхним (5 673,97 руб.) и нижним (533,98 × 0,5 = 368,87 руб.) размером СДЗ. Так как стаж Майсеенко меньше 5 лет, то она имеет право только на 60% СДЗ:
714,22 × 60% = 428, 53 руб.
Сумма больничного Майсеенко: 428,53 руб. × 10 дней болезни = 4285,35 руб. За первые 3 дня расходы понесет страхователь — 1 285,59 руб., соцфонд оплатит 2 999,76 руб. За вычетом подоходного налога Майсеенко получит на руки 3 728,35 руб.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если вы заменяете сотруднику годы для расчета пособия, то есть обязательные условия. Во-первых, работник должен написать заявление на замену. И второе, рассчитанный с заменой годов больничный должен быть больше, чем рассчитанный в обычном порядке, иначе работодатель платит пособие исходя из стандартного расчетного периода.
Итоги
Начисление больничных в 2025 году не претерпело значительных изменений: бухгалтеру нужно, как и раньше, знать СДЗ сотрудника, стаж, количество дней болезни. Однако нюансы есть в оплате больничного листа работнику, пострадавшему на производстве или женщине, которая недавно была в декрете.
О расчете больничного, наступающего после декретного отпуска, читайте в статье «Как сделать расчет больничного после декрета?». Как оплатить больничный по бытовой травме, узнайте здесь.