Как заполнить отчет 4-ФСС с командировочными расходами

Статья актуальна до 31.12.2022 включительно. С 01.01.2023 форма 4-ФСС не применяется. Вместо неё сдается форма ЕФС-1 с заполненным разделом 2. О нем читайте здесь.

Что входит в командировочные

Командировка требует дополнительных денежных затрат, и работодатель обязан компенсировать сотрудникам произведенные ими расходы, вызванные необходимостью нахождения в служебной поездке.

Если сотрудник едет в загранкомандировку, в число расходов включаются:

Нужно ли отражать указанные суммы в 4-ФСС, расскажем далее.

Заметим, что форма 4-ФСС в последней редакции утверждена приказом ФСС от 14.03.2022 № 80. Это обновленная форма, действующая начиная со 2 квартала 2022 года. Подробнее о новшествах мы писали здесь. Актуальна эта форма только во 2, 3 и 4 кварталах 2022 года. В связи с объединением в 2023 году ПФР и ФСС многие формы, в том числе 4-ФСС, кардинально поменяют свой вид и порядок представления. 

ВАЖНО! С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединяются в Фонд пенсионного и социального страхования. Подробнее об этом мы писали здесь. В связи с этим кардинально меняется и порядок представления отчетности. Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС объединяются в одну форму (ЕФС-1). Форма СЗВ-М отменяется. Вместо нее в налоговую (не в ПФР!) будут представляться персонифицированные сведения о физических лицах. Но отчитываться за 2022 год надо будет по старым правилам. Подробнее о 4-ФСС за 2022 год мы рассказали здесь. 

Как сдавать отчетность и платить налоги за 2022 год в 2023 году, мы разъяснили в статье. 

Воспользуйтесь образцом 4-ФСС за 2022 год, составленным экспертами КонсультантПлюс, и проверьте, все ли вы заполнили правильно. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.

Командировочные расходы в 4-ФСС

По п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ возмещаемые работодателем сотруднику командировочные расходы относятся к суммам, не облагаемым страховыми взносами. Однако это не означает, что в 4-ФСС эти суммы вообще отражать не нужно. Расскажем почему.

Во-первых, эти суммы являются выплатами, производимыми работодателем в рамках трудовых отношений. Следовательно, их требуется отражать в 4-ФСС:

Начисления в рамках договоров ГПХ и авторского заказа включаются в базу по взносам на травматизм в том случае, если по условиям этих договоров заказчик обязан уплачивать взносы на травматизм.

Во-вторых, необлагаемые взносами суммы также подлежат отражению в 4-ФСС.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Указанные расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). Если возмещение по ним вы выплатили при отсутствии подтверждающих документов...
О порядке действий в этом случае читайте в КонсультантПлюс. Это можно сделать бесплатно, получив пробный доступ к системе.

Обращаем ваше внимание, что командировочные расходы в 4-ФСС отражать не нужно, если компания сама рассчитывается напрямую с поставщиком услуг. Например, оплачивает перевозчику стоимость проездных документов, перечисляет с расчетного счета суммы за наём жилья в месте командировки и т. д. Такие суммы не попадают в руки командировочным сотрудникам и базу по взносам не формируют.

Разбираемся со строками таблицы 1

Для расчета базы по взносам на травматизм в 4-ФСС предназначена таблица 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов»:

В этой таблице командировочные расходы отражаются сразу в нескольких строках:

С особенностями отражения командировочных расходов в 4-ФСС разберемся на примере суточных.

Суточные в 4-ФСС: нюансы

Суточные — это доход работника, полученный в рамках трудовых отношений. В каком порядке отражаются суточные в 4-ФСС в 2022 году?

Этот вопрос требует отдельного пояснения. Начнем с законодательных требований к суточным:

Выплачивать ли суточные в выходные дни, рассказываем здесь.

Наиболее распространенный вариант — работодатель закрепляет в локальном акте предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ):

• не более 700 руб. за каждый день командировки в РФ;
• не более 2 500 руб. за каждый день загранкомандировки.

Хотя в компании может быть установлена любая другая сумма суточных.

Читайте подробнее о налоговом нюансе возмещения расходов на командировки работников подрядчика (исполнителя).

В итоге алгоритм отражения суточных в 4-ФСС в 2022 году следующий:

• Сумма суточных отражается по строкам 1 и 2 таблицы 1 расчета 4-ФСС.
• Если суточные выплачены сотруднику в размере, не превышающем указанного в коллективном договоре или ином локальном акте компании, по строке 3 «Итого база для начисления страховых взносов» сумма суточных обнулится и взносами не облагается.
• Если же суточные выданы сверх установленных работодателем норм, облагается взносами сумма превышения фактически выплаченных суточных над нормативом.

Важно! Отражение суточных в 4-ФСС необходимо производить в том отчетном периоде, в котором они начислены в пользу сотрудника в бухучете, а не в день фактической выдачи. Этот день определяется по дате утверждения руководителем авансового отчета по командировке.

Образец заполнения 4-ФСС с суточными

Поясним на примере, как отразить в 4-ФСС суточные.

3 сотрудника ООО «Пейзаж» в декабре 2022 года находились в командировке длительностью 5 рабочих дней в Самаре. По коллективному договору суточные при российских командировках выплачиваются в этой компании в размере 700 руб./сут.

Авансовые отчеты по всем вернувшимся из этой командировки сотрудникам руководитель утвердил 16.12.2022. Отраженные в них суточные составили общую сумму 10 500 руб. (700 руб./сут. × 5 дн. × 3 чел.). Остальные командировочные расходы компания оплачивала через свой расчетный счет.

В итоге в таблицу 1 за 4 квартал 2022 года попали следующие суммы:

Пояснение: в октябре и ноябре базу по взносам формировала начисленная сотрудникам зарплата. В декабрьские начисления вошли еще и суточные — как в состав начисленных в пользу физлиц сумм, так и в состав выплат, не подлежащих обложению взносами (расшифровка декабрьских сумм в таблице):

Итоги

Работодатель по трудовому законодательству обязан возмещать работникам командировочные расходы. Эти суммы признаются выплатами, произведенными в рамках трудовых отношений. Они не облагаются взносами на травматизм, если фактически произведены, документально подтверждены и не превышают сумм, закрепленных в локальных актах работодателя.

Командировочные расходы в 4-ФСС в 2022 году, как и в предыдущие периоды, отражаются в таблице 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов». С 2023 года после объединения ПФР и ФСС отчет 4-ФСС кардинально изменится и войдет в состав единого отчета по форме ЕФС-1.