Как можно уведомить сотрудника об отпуске
Работодатель обязан заранее сообщить работнику о приближающемся отпуске (ст. 123 ТК РФ). Уведомить об этом можно несколькими способами:
- Устно и внести запись в журнал, где работник должен поставить подпись, которая свидетельствует об оповещении.
- Вручить письменное уведомление в произвольной форме за две недели до начала отдыха.
- По СМС, в мессенджере или отправить письмо на электронную почту, если этот пункт зафиксирован в трудовом договоре.
- Отправить заказное письмо с уведомлением о вручении.
ВНИМАНИЕ! Срок хранения такого уведомления по законодательству Российской Федерации — три года.
Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Шаг 1. Настройки функционала в программе 1С ЗУП 8.3
Новая функция в «1С» помогает HR-отделу сформировать и отправить уведомления о приближении отпуска штатным сотрудникам. В программе «1С:ЗУП 3.1» версии КОРП (корпоративная) добавлен функционал «Рассылка уведомлений», который позволяет:
- поздравить штатный персонал с днем рождения;
- уведомить об окончании испытательного срока;
- назначить исполнителем новой задачи.
Конфигурация «1С» предназначена для комплексного решения и автоматизации крупных компаний.
Для активации автоматической рассылки нужно в главном меню «Настройка» выбрать раздел «Управление персоналом». Далее находим вкладку «Уведомления» и ставим флажок напротив поля «Сотрудники получают SMS и Email о событиях в системе».
Для продолжения настроек переходим в раздел главного меню «Администрирование».
Выбираем функционал «Рассылки уведомлений», чтобы выбрать нужную тему или создать свой шаблон.
Шаг 2. Как можно создать шаблон уведомления в «1С:ЗУП»
Воспользуемся заготовками в программе и выберем тему «Уведомление о приближающемся отпуске по графику». Рассылка выполняется по электронной почте.
Шаблон уведомления об отпуске в 1С выглядит так:
При нажатии «Документ PDF (.pdf)» открывается список, в котором можно выбрать удобный формат вложений.
В «1С:ЗУП» версии КОРП предусмотрена возможность создать свой шаблон. В открытой форме «Уведомление о приближающемся отпуске по графику» напротив поля «Только подготовленный» нужно поставить флажок и нажать кнопку «Создать».
Открывается новая форма «Рассылка уведомлений». В поле «Наименование» вводим тему сообщений: «Уведомление об отпуске». При заполнении значения «О чем уведомлять», в программе «1С» предусмотрен список вида уведомлений. В этом случае нужно выбрать «Отпуска по графику». Настраиваем отправление уведомлений через СМС.
После создания нового шаблона проверяем его на корректность.
Напротив «Подготовлена» ставим флажок и нажимаем кнопку «Записать и закрыть». Новый шаблон будет отражаться в журнале «Рассылки уведомлений».
Шаг 3. Настройка способа отправки сообщений
В 1С ЗУП уведомления о начале отпуска можно отправить на электронную почту или СМС. Если работодатель планирует отправлять сообщения СМС, тогда нужно провести настройки в разделе главного меню «Администрирования» и выбрать «Органайзер». Напротив поля «Отправка СМС» поставить флажок и провести настройки.
Если работодатель планирует отправлять сообщения через электронную почту, необходимо ввести параметры почтового ящика компании.
Шаг 4. Назначение прав в программе 1С ЗУП 8.3
Для рассылки уведомлений об отпуске в 1С ЗУП 8.3 необходимы права администратора программы. Поэтому сотруднику, ответственному за отправку сообщений, предоставляются роли доступа. В главном меню выбираем «Администрирование» ® «Настройка пользователей и прав».
Права доступа можно назначить, например, «Кадровику» или «Кадровику-расчетнику». Требуется назначить:
- «Чтение уведомлений»;
- «Добавление и изменение уведомлений».
После проведенных настроек профиля нужно назначить ответственного пользователя, зарегистрированного в «1С».
Шаг 4. Настройка регламентных заданий в 1С ЗУП 8.3
Для настройки функции автоматической рассылки нужно пройти путь «Администрирование» — «Обслуживание» — «Регламентные операции».
Открываем журнал «Регламентные и фоновые задания». В программе предусмотрено несколько функций: «Выполнить сейчас» или настроить отправку уведомлений по определенному графику. Например, выбрать «Отправка SMS» и поставить флажок напротив «Включено». Затем нажать «Расписание», после чего откроется форма. Предусмотрено несколько вкладок:
- Общие;
- Дневное;
- Недельное;
- Месячное.
В расписание указать время начала и окончания задания, интервал повторений, дни недели. Индивидуальные настройки легко совместить с графиками отпусков, что значительно упрощает работу HR-отдела.
Результат рассылки заданий будет отражаться в форме «Рассылки уведомлений».
Отправить сообщения о предстоящем отдыхе можно из формы «График отпусков».
Итоги
Гибкий функционал в программе «1С:ЗУП КОРП» помогает HR-отделу быстро подготовить и отправить уведомления о начале отпуска. Работодатель не нарушит ТК РФ.