Правила формирования графика отпусков
Сформировать график правильно поможет соблюдение следующих принципов:
- Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков на будущий год должен быть готов как минимум за 14 дней до его наступления, т. е. не позже середины декабря.
- В графике должны быть отображены все сотрудники, подписавшие с организаций трудовые договоры.
- По ст. 262.2 ТК РФ многодетные сотрудники, т. е. граждане с тремя и более детьми до 14 лет, имеют право оформить отпуск в любое время.
- При составлении графика должны быть учтены и реализованы пожелания сотрудников, пользующихся льготами.
- Назначение дат отдыха сотрудникам, не пользующимся государственными льготами, должно быть согласовано с ними.
- Извещение об отпуске предоставляется под подпись сотруднику как минимум за две недели до первого дня отдыха.
Ч. 1 ст. 5. 27 КоАП РФ предусматривает при отсутствии графика отпусков наложение штрафа на должностных лиц в размере до 50 тыс. рублей.
Можно ли установить в правилах трудового распорядка, что одновременный уход в ежегодный отпуск двух и более работников одного отдела не допускается? Ответ дали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Где посмотреть график отпусков в 1С
Где в 1С посмотреть график отпусков — этот вопрос может возникнуть у руководителей и других сотрудников, когда кадровик или бухгалтер по каким-либо причинам отсутствует.
График хранится либо в составленном Excel-файле, либо в программе «1С:ЗУП». В указанной системе его можно найти двумя способами:
- Переходя последовательно в разделы: «Кадры» → «Графики, переносы отпусков».
- «Кадры» → «Все кадровые документы».
Система ЗУП позволяет учесть всевозможные типы отпусков:
- основной продолжительностью 28 дней;
- дополнительный за выслугу лет, ненормированный рабочий день;
- без сохранения заработка;
- учебный отпуск;
- по беременности и родам;
- по уходу за ребенком до трех лет.
Оформление графика отпусков в системе ЗУП
Далее распишем процесс формирования графика отпусков в 1С ЗУП 8.3 пошагово.
- Выбираем пункты «Кадры» → «Графики, переносы отпусков». Нажимаем «Создать» → «График отпусков».
- Нажимаем на «Подбор» и добавляем сотрудников. Для сотрудников с несколькими отпускными периодами в году добавляется количество записей, равное числу этих отпусков.
Заполняя, указываем сроки отпуска. Система автоматически подсчитает количество дней, либо вводим начало отпуска и число дней, а программа выведет последний отпускной день.
Оформить документ также можно, загрузив из файла или используя списки подразделений.
В случае записи в документе дополнительного отпуска в колонке «Примечание» формы отобразится запись «Доп. отпуск: за интенсивный труд и ответственность». В колонку можно добавлять собственные примечания.
- Выводим документ в печать.
Перенос отпуска в «1С:ЗУП»
График отпусков в 1С ЗУП можно корректировать, в частности, перенесение отпускного периода конкретного сотрудника. Для переноса в программе есть специальная функция «Оформить перенос». Расположена она в созданном документе «График отпусков» в строке соответствующего лица.
После нажатия на кнопку функции создастся одноименный документ с табличной частью, в которой при необходимости можно указать составные части отпуска.
По умолчанию в программе перенос возможен по инициативе работодателя, если же инициативное предложение поступило от работника, необходимо установить флажок в соответствующем окошке, расположенном в левом нижнем углу рассматриваемого документа.
Отпуск в «1С:Бухгалтерия»
Рассмотрим, как правильно оформлять график отпусков в 1С:Бухгалтерия 8.3. Важно учесть, что полноценный функционал составления и редактирования графика отпусков встроен только в «1С:ЗУП». Однако оформление отпуска, расчет отпускных, а также удержание и уплата НДФЛ осуществимы в «1С:Бухгалтерия».
Для создания отпуска необходимо последовательно посетить разделы «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Все начисления» → «Создать».
Далее открываем «Отпуск» и записываем данные: Ф.И.О. сотрудника, период отпуска. При вводе сумма отпускных и размер НДФЛ рассчитываются программой автоматически.
Через ссылку «Основание» необходимо указать основание предоставления отпуска (по заявлению сотрудника, записке-расчету или в соответствии с графиком отпусков).
Ссылка «Начислено» позволяет открыть расчетную форму отпуска. В этой форме указаны сумма отпускных и формула ее расчета. Сумма автоматически пересчитывается при корректировке заработка и количества дней отработки.
Сам график бухгалтер может составить и хранить в Excel-файле.
В «1С:Бухгалтерии» есть возможность автоматизировать начисление отпускных. Для этого нужно попасть в «Настройки зарплаты» через раздел «Зарплата и кадры».
Затем необходимо кликнуть на переключатель «В этой программе», который находится в поле «Учет расчетов по заработной плате» раздела «Общие настройки».
Итоги
Итак, мы рассмотрели, как в 1С посмотреть график отпусков сотрудников, как его составить и изменить. Следование пошаговым инструкциям, приведенным в работе, поможет избежать возможных ошибок и штрафов.