Как правильно отразить больничный в 6-НДФЛ - пример

6-НДФЛ с больничным в 2025 году

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое работодателем, следует облагать подоходным налогом.

Важно! Сейчас работодатель рассчитывает и выплачивает пособие только за первые три дня болезни и с этой суммы удерживает НДФЛ. Остальное работник получает напрямую от СФР (до 2023 года - ФСС). Налог со своей части удерживает фонд. Памятку по правилам работы с пособиями вы найдете у нас на сайте. Далее в статье ПВН — это сумма пособия первых 3 дней болезни.  

Все сроки, которые должен соблюдать работодатель при оформлении больничных листов и выплат по ним, определены в законе «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ (п. 1 ст. 15).

В 2025 году больничные листы (за малым исключением) оформляются в электронном виде. Как работодателю заполнить ЭЛН, разъяснено в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный демо-доступ к системе предоставляется бесплатно.

А теперь перейдем собственно к отражению больничного в 6-НДФЛ.

В 2025 году, начиная с отчетности за 1 квартал действует форма 6-НДФЛ, утвержденная приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в ред. приказа ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Вы можете скачать бланк актуальной формы бесплатно для подготовки отчета за 1 квартал 2025 года, кликнув по картинке ниже:

6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года Скачать

Если вам нужен образец 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года, воспользуйтесь образцом от экспертов КонсультантПлюс, получив пробный бесплатный доступ к системе.

Напомним, что начиная с отчетности за 1 квартал 2023 года форма 6-НДФЛ также обновлялась согласно приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

С 1 января 2023 года в связи с переходом на уплату налогов посредством ЕНП изменился порядок уплаты всех налогов, в том числе и НДФЛ с доходов, начисленных в пользу физлиц. В 2023 году срок перечисления налоговых платежей по НДФЛ был привязан к 28 числу каждого месяца, а в декабре для НДФЛ добавили дополнительную платежную дату. Подробнее о сроках, действовавших в 2023 году читайте здесь. А с 01.01.2024 произошли очередные изменения в уплате НДФЛ, подробнее - в этом материале. В 2025 году налог нужно перечислить до:

• до 28 числа, если НДФЛ был удержан в период с 1 по 22 число текущего месяца;
• до 5 числа, если НДФЛ был удержан в период с 23 по последнее число предшествующего месяца;
• до последнего рабочего дня года, если налог удержан в период с 23 по 31 декабря.

Не исключение и НДФЛ с больничных. Сроки уплаты для него теперь общие, а не специальный, как раньше (напомним, до 31.12.2022 он приходился на последнее число месяца).

Больничный отражается во 2 разделе отчета 6-НДФЛ при его выплате в соответствующем отчетном периоде 2025 года. То есть в 6-НДФЛ в 2025 году больничные включаются в раздел 2, если они выплачены с 1 января по 31 декабря. При этом:

• сумма дохода отразиться в строке 120 в момент выплаты;
• сумма исчисленного налога - в строке 140, также при осуществлении выплаты;
• сумма удержанного налога в строке 160 - также при выплате. Далее по строкам 161-166 дается расшифровка суммы удержанного налога в зависимости от периода удержания. Стандартно периодов удержания шесть для каждого квартала. Для отчетного периода 1 квартал 2025 года периоды следующие: с 1 по 22 января, с 23 по 31 января, с 1 по 22 февраля, с 23 по 28 февраля, с 1 по 22 марта, с 23 по 31 марта.

В разделе 1 обновленного отчета больше не нужно указывать крайний срок перечисления. Строки с 021 по 026 содержат только показатели сумм НДФЛ, подлежащих перечислению по каждому сроку уплаты.

Если больничный был выдан в период с 1 по 22 января, в день выдачи соответственно удерживается налог, то срок перечисления налога устанавливается как 28 января 2025 года - 1-ый срок. Если больничный выдан в период с 23 по 31 января, то срок перечисления налога попадает на 5 февраля - 2 срок. Если больничный выплачивается в период с 1 по 22 февраля, то срок перечисления - 28 февраля - 3 срок. Соответственно 5 марта, 28 марта и 5 апреля - 4-ый, 5-ый и 6-ой сроки перечисления налога. Если одна из дат выпадает на выходной день, то срок уплаты сдвигается на ближайший за ним рабочий день.

При этом значение имеет только дата выплаты, даже если больничный переходит с одного месяца на другой.

Новые правила отражения показателей в 6-НДФЛ касаются не только больничных выплат, но и отпускных и зарплатных. Ведь в 2025 году НДФЛ удерживается при выплате всех частей заработной платы - и аванса, и окончательного расчета.

Пример заполнения 6-НДФЛ с больничными за 1 квартал 2025 года смотрите в КонсультантПлюс, бесплатно, оформив пробный доступ.

НДФЛ: срок уплаты по больничным листам в 2022 году

В тот день, когда доход в виде ПВН фактически был выплачен, он для целей обложения НДФЛ считается полученным (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) и с него исчисляется и удерживается НДФЛ (п. 3, 4 ст. 226 НК РФ). Таким образом, между ПВН и зарплатой до конца 2022 года существовало принципиальное различие в определении даты получения дохода для отражения в форме 6-НДФЛ:

• для зарплаты он соответствовал последнему дню месяца, за который было осуществлено ее начисление (п. 2 ст. 223 НК РФ);
• для ПВН он совпадал с днем выплаты, и то обстоятельство, что фактически расчет величины пособия произведен раньше, значения не имеет (письмо ФНС России от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Разными были и сроки уплаты налога (п. 6 ст. 226 НК РФ в прежней редакции):

• с зарплаты налог перечисляли в ближайший следующий за выплатой рабочий день;
• для оплаты налога с ПВН срок соответствовал последнему дню месяца выплаты пособия.

Таким образом, ПВН мог выплачиваться одновременно с выплатой зарплаты (т. е. с ее оплатой за 1 или 2 половину месяца), но датой получения дохода и сроки для уплаты налога по пособию и зарплате определялись по разным принципам.

Как в 6-НДФЛ отразить различные выплаты, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

О том, насколько правомерно зарплату, выдаваемую за 1 половину месяца, называть авансом, читайте в статье «Как выплачивается аванс - новые правила и порядок выплат».

Правила заполнения строк 6-НДФЛ - 2022: отражаем операции по обработке больничного

Покажем, как отразить больничный лист в 6-НДФЛ в 2023 году за 2022 год, с привязкой осуществляемых действий к строкам формы отчета.

Заполнение 6-НДФЛ с больничным: примеры за 2022 год

Пример 1

Работник организации болел с 11 по 21 октября 2022 года. К выполнению трудовых обязанностей он приступил 24 октября и в этот же день отдал больничный лист бухгалтеру.

По итогам расчетов ему 26.10.2022 было начислено пособие за первые 3 дня болезни в сумме 4 500 руб. Выплата же была произведена в день ближайшей выдачи заработной платы — 7 ноября.

Все эти действия отразятся в отчете за 4 квартал 2022 года и в привязке к его строкам будут выглядеть так.

В разделе 2 пособие войдет в состав следующих строк:

А в разделе 1 оно будет отражаться так:

стр. 021 - 31.10.2022;

стр. 022 - 585.

Особенности переходящего больничного листа: отражение в декларации 6-НДФЛ до 2023 года

До 2023 года были определенные различия в порядке признания дохода по ЗП и ПВН:

• Данные по зарплате, как правило, оказывались попадающими в разные месяцы, поскольку она начисляется в одном месяце, а выплачивается обычно в другом. На границе отчетных периодов вследствие этого данные по зарплате за последний месяц отчетного квартала попадали в раздел 2 (т. е. в начисления), а в разделе 1 (по дате удержания НДФЛ) отражались только в следующем периоде.

Важно! Согласно последним разъяснениям ФНС, зарплату (как и любые доходы) не следует включать в 6-НДФЛ, если на дату сдачи расчета она еще не выплачена. Поэтому отчитываться лучше после установленного у работодателя срока выплаты зарплаты за последний месяц отчетного периода. Иначе потребуется уточненка.

• Данные по ПВН были привязаны к одному отчетному периоду, поскольку в данном случае одновременно происходят выплата дохода и удержание НДФЛ. С 2021 года НДФЛ к уплате стал включаться в раздел 1 6-НДФЛ по дате его удержания, а не по нормативному сроку уплаты в бюджет (который может сдвигаться на следующий отчетный период из-за выходных). Поэтому никаких переходящих больничных в 6-НДФЛ с 2021 года быть уже не могло. В то же время в строке 021 расчета нужно было по-прежнему указывать именно срок перечисления, то есть последний день месяца выплаты пособия или ближайший рабочий день, если месяц кончался выходным. 

Пример 2

Работник компании отсутствовал на работе по болезни с 17 по 27 декабря 2022 года. Вышел он на работу 28 декабря и в этот же день отдал в бухгалтерию больничный лист.

В тот же день ему произведено начисление пособия в сумме 20 500 руб. Выплата пособия была осуществлена вместе с декабрьской зарплатой — 30 декабря.

Срок оплаты налога с пособия истекает в выходной (31 декабря - суббота), поэтому переносится на первый рабочий день следующего года, на 10 января 2023 года .

Отразить эту операцию нужно полностью в расчете за год: и в разделе 1, и в разделе 2. При этом в разделе 1 строки нужно заполнить следующим образом:

• 021 - 10.01.2023;
• 022 - 2 665.

Пример отражения «переходящих» отпускных смотрите в статье «Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?».

Итоги

До 2025 года правила перечисления НДФЛ в бюджет несколько раз менялись — теперь НДФЛ со всех выплат необходимо перечислять в бюджет до 28-го или до 5-го числа месяца, либо до последнего рабочего дня года в зависимости от периода удержания. Соответственно изменился и порядок отражения больничных в расчете 6-НДФЛ. Теперь выплаты по больничному отражаются в 6-НДФЛ вместе с остальными доходами и по общим, а не по отдельным как было ранее, правилам.