Для чего нужна электронная транспортная накладная?
Электронная транспортная накладная относится к первичной бухгалтерской документации, подтверждающей доставку груза автомобильным транспортом. В налоговом учёте это работает так: на основе ЭТрН компания признаёт расходы на перевозку при расчёте налога на прибыль (при соблюдении требований ст. 252 НК РФ — расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными). Кроме того, корректно оформленная ЭТрН служит доказательством реальности операции при заявлении вычета НДС — например, если грузоотправитель применяет льготные ставки.
Кто обязан применять электронные транспортные накладные рассказали тут.
Введение обязательных ЭТрН с 1 сентября 2026 года помогут:
- Упорядочить работу организаций любой отрасли. Все участники логистической цепи одновременно видят изменения статуса документа, потому что это происходит онлайн.
- Снизить риски при автомобильных перевозках. В цифровой системе каждой транспортной накладной присваивается уникальный идентификатор, и ГИС ЭПД видит историю перемещения груза.
- Уменьшить расходы на ведение первичной документации в бухгалтерии компаний. Не придется хранить тонны макулатуры годами согласно требованиям законодательства РФ.
- Интеграция с ГИС ЭПД (государственной информационной системой электронных перевозочных документов). Проверяющие службы получают доступ к данным в реальном времени без дополнительного обращения к владельцам бизнеса.
Изменения для бухгалтера с 1 сентября 2026 года собрали в статье.
Какая ответственность установлена за отсутствие электронной транспортной накладной? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Кто должен оформлять ЭТрН с 1 сентября 2026 года?
Применять электронный документ обязаны все компании, участвующие в цепочке транспортировки груза, согласно изменениям Федерального закона №140. Согласно законодательству электронную транспортную накладную составляет грузоотправитель, а с заполненным документом также работают перевозчик и грузополучатель.
С сентября текущего года применять ЭТрН обязаны все компании, занимающиеся любым видом деятельности и являющиеся звеньями логистической цепи. Отраслевых исключений закон не предусматривает. Если организация перевозит продукцию между собственными складами, тогда нужно заполнить соответствующие разделы грузоотправителя и грузополучателя.
Перевозочные документы: новые правила и электронные форматы с 1 сентября 2026 года.
Что такое реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Как выглядит электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года?
Электронная транспортная накладная с 1 сентября текущего года — это структурированный файл XML, состоящий из 9 титулов. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель заполняют соответствующие титулы.
|
Код формы |
Кто ответственный |
Действия |
|
Т-1 |
Грузоотправитель |
Заполняет сведения об участниках перевозки, условиях договора, данные о грузе. Документ подписывает квалифицированной цифровой подписью (КЭП) и передает оператору ЭДО, который отправляет данные в ГИС ЭПД. Оператор ЭДО оповещает перевозчика и грузополучателя о доставке товара. |
|
Т-2 |
Перевозчик/Водитель |
Подтверждается факт получения груза и возможные замечания. Перевозчик фиксирует этапы доставки и подписывает КЭП, а водитель фиксирует получение груза простой ЭП через QR-код или приложения в смартфоне. |
|
Т-3 |
Грузополучатель |
Фиксирует фактическое время приемки груза и его состояния. Документ подписывает квалифицированной электронной подписью и закрывает документ. |
|
Т-4 |
Перевозчик |
Водитель подтверждает передачу груза, подписывая ПЭП. Перевозчик завершает документооборот. ГИС ЭПД фиксирует окончание перевозки для налоговой службы. |
|
Т-5 |
Грузоотправитель |
Составляется по согласованию сторон и является первичным документом для отправителя. |
|
Т-6 |
Грузополучатель |
Первичный документ для бухгалтерского учета получателя. |
|
Т-7 |
Грузоотправитель |
Оформляется при смене получателя или адреса разгрузки. |
|
Т-8 |
Перевозчик |
Оформляется при смене водителя или автомобильного транспорта. |
|
Т-9 |
Грузоотправитель/Грузополучатель/Перевозчик |
Заполняется, если иные дополнительные условия, согласованные сторонами |
Как подключиться к ГИС ЭПД в 2026 году пошагово, рассказали тут.
Когда можно оформить транспортную накладную на бумаге?
Список исключений есть на уровне приказа Минтранса России от 01.06.2026 N 262. С 1 сентября 2026 года он устанавливает исключения, когда транспортную накладную (а также заказ и заявку) можно оформить на бумаге, хотя в целом переход на электронный формат обязателен:
- Иностранная компания без аккредитованного представительства в РФ. Когда грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо, сведений о котором нет в государственном реестре аккредитованных филиалов и представительств (по ст. 21 Федерального закона № 160-ФЗ).
- При перевозке воинских и специальных грузов для нужд обороны страны и государственной безопасности.
- При доставке товара иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС.
- При перевозке личных вещей физическими лицами, не связанных с предпринимательской деятельностью.
- Технический сбой. Если у участника перевозки нет технической возможности отправить электронные документы в ГИС ЭПД из-за сбоя в инфраструктуре. В том числе в населённых пунктах из специального перечня (утверждён распоряжением Правительства РФ № 1855-р от 10.07.2025), где не оказываются услуги передачи данных или подвижной радиотелефонной связи.
- Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.
- Перевозка драгоценных металлов и камней.
Будет ли отсрочка по переходу на ЭПД с 1 сентября 2026 года и что со штрафами, разбирались здесь.
Как подготовиться к переходу на ЭТрН с 1 сентября 2026 года?
- Получить сертификат квалифицированной электронной подписи владельца бизнеса или индивидуального предпринимателя (ИП). Сотрудники организации должны получить КЭП физического лица и машиночитаемые доверенности.
- Выбрать и подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО). Нужно выбирать оператора, входящего в реестр Минтранса: СберБизнес, Контур.Диадок, СБИС, Такском.
- Провести интеграцию и настройки ролей персонала. Требуется правильно выстроить иерархию: администраторы водители. Настроить API между системой ЭДО и своей 1С, чтобы данные о грузах не вводились вручную дважды.
- Обучить всех сотрудников, участвующих в логистике автоперевозок. Ошибка водителя в приложении может привести к простою автомобильного транспорта.
- Протестировать систему, проверить связку «Грузоотправитель → Диспетчер → Водитель → Грузополучатель».
Посмотрите алгоритм перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД).
Как грузоотправителю заполнять электронную транспортную накладную? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Итоги
Электронные транспортные накладные с 01.09 2026 — это цифровой аналог бумажного документа, который упрощает бухгалтерский учет в компаниях. Нововведение помогает снизить расходы организации, ускорить оплату и минимизировать риски потери или подделки ТН.