Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 1 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ, путевой лист должен оформляться на каждое транспортное средство, которое осуществляет перевозку пассажиров, багажа, грузов в городе, по пригородному или междугородному маршруту. Документ оформляется в том числе арендодателем ТС, которое предоставлено в аренду вместе с водителями.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024.

Подробнее об этом мы писали в статье.  

Кроме того в путевом листе должны присутствовать реквизиты, установленные приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390, к которым относят:

• срок действия листа;
• сведения о лице, которое оформило лист, о транспортном средстве, о водителе;
• вид перевозки;
• вид сообщения.

На практике каждый из указанных видов сведений должен раскрываться достаточно детально (в соответствии с положениями пп. 3–8 Состава сведений, утвержденного приказом № 390).

Так, например, сведения о водителе должны включать Ф.И.О., данные о проведении предсменного, предрейсового, послесменного, послерейсового медосмотров. Сведения о транспортном средстве — данные предрейсового или предсменного контроля.

Ознакомиться с полным составом реквизитов путевого листа, а также особенностями его заполнения по действующим нормативам вы можете в тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к документу бесплатно.

Также не следует забывать, что с 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

ВАЖНО! С 01.03.2023 введены в действие электронные путевые листы. Подробнее об их применении читайте в материале.

Ранее обязательные реквизиты путевого листа были закреплены в приказе от 11.09.2020 № 368.

Путевой лист оформляют на один день или на срок, соответствующий длительности рейса.

Как оформить путевой лист на месяц, мы писали в статье «Путевой лист на месяц 2023 года — бланк и образец».

Срок хранения путевого листа

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

ВНИМАНИЕ! До 18.02.2020 срок хранения документов был регламентирован приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В связи с вступлением в силу приказа Росархива № 236 с этой даты приказ Минкультуры утратил силу. Подробности см. здесь.

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен. И если с первым приказом все предельно ясно и просто, то с приказом Росархива дела обстоят иначе.

Во-первых, в нем оговаривается, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Во-вторых, в приказе Росархива оговаривается, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

С 18.02.2020 действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, которым утвержден Перечень архивных документов. О правилах организации архивного дела, узнайте в статье от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

В связи с тем, что путевой лист относится к первичным документам, срок его хранения также регламентируют:

• Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
• закон № 402-ФЗ, а именно ст. 29.

И в Налоговом кодексе, и в Законе о бухучете говорится о сроке хранения первичных документов, который составляет не менее 5 лет.

Какой срок хранения установлен для счета-фактуры, см. в материале «Какой срок хранения счетов-фактур».

Итоги

Минимальный срок хранения путевого листа в организации составляет 5 лет, однако не стоит забывать, что существуют некоторые ситуации, когда срок хранения путевого листа существенно продлевается.

О том, сколько необходимо хранить кассовые документы, читайте в материале «Какой срок хранения кассовых документов».