Как оплачивается больничный новому сотруднику

Больничный новому сотруднику: что влияет на расчет

Больничный оплачивается работнику исходя из его среднего заработка за два предыдущих года (с учетом ограничения в виде предельной базы по взносам от ВНиМ). И расчет больничного для нового сотрудника в общем случае ничем не отличается.

До 2023 года сотрудники приносили справку (по приказу № 182н) о доходах с предыдущего места работы, на основании которых и считалось пособие. Отметим, что бывшие сотрудники вправе запрашивать такие справки и в 2024 году, и их необходимо выдавать в силу предписаний по ст. 62 ТК РФ.

В этом вам помогут материалы нашего сайта:

• «Как рассчитать больничный лист в 2024 году»;
• «Калькулятор больничного листа в 2024 году».

При отсутствии справки приходилось считать пособие из зарплатных данных, которыми располагал нынешний работодатель, ждать, когда сотрудник принесет справку от бывшего работодателя, после чего делался перерасчет.

До конца 2023 года в п. 22 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010, была норма о том, что текущий работодатель может передавать в СФР данные о выплатах от предыдущих работодателей, в том числе на основании справок 182н (письмо СФР от 21.02.2023 № 19-20/26411). Постановлением от 26.12.2023 № 2312 указанная норма отменена.

Если сотрудник новый в полном смысле этого слова, то есть это его первое место работы и проработал он у вас менее полугода, пособие ему выплачивается исходя из МРОТ. Алгоритм и примеры расчета больничного из МРОТ смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Как рассчитать больничный новому сотруднику: пример

Итак, у вас есть новый сотрудник, есть его больничный, но нет данных о заработке. А пособие нужно выплатить в установленный срок.

Какую базу использовать для расчета пособия, зависит от того, как долго трудится у вас человек. Если он трудоустроился в прошлом году, есть возможность использовать прошлогодние данные о зарплате. А если в текущем и сведений о заработке у вас нет совсем? Полагаем, здесь подойдет все тот же МРОТ. Рассмотрим на примере расчет больничного новому сотруднику в 2024 году.

Пример

Соколов И. И. устроился в ООО «ИКС» в марте 2023 года. Его зарплата за 2023 год в ООО «ИКС» составила 980 000 руб. В январе 2024-го он заболел и пробыл на больничном 8 дней. Страховой стаж Соколова И. И. — 7 лет и 5 месяцев, что гарантирует ему пособие в размере 80% от среднего заработка.

Поскольку данных о заработке у бухгалтера не было, для расчета среднедневного пособия он взял заработок в ООО «ИКС» за март — декабрь 2023 года в сумме 980 000 руб.

Важно! Если бы выплат в новой организации еще не было или средний заработок за расчетный период получился бы ниже МРОТ, пособие нужно было бы рассчитать исходя из МРОТ. С 1 января 2024 года величина МРОТ  составила 19 242,00 руб.

Работодатель рассчитал Соколову пособие в сумме:

3 221,94 руб. = 980 000 / 730 × 80% × 3 дня (оставшиеся 5 дней 1073,98 × 5 = 5 369,9 работнику оплатит Социальный фонд России - СФР).

Отметим, что с 2020 г. полученный результат сравнивается с минимальным размером пособия, рассчитанным исходя из МРОТ с учётом районного коэффициента и коэффициента занятости следующим образом:

МРОТ × РКоэф × КоэфЗ × ДНИ / Календ.ДниМес., где:

• МРОТ — минимальный размер оплаты труда на дату начала страхового случая, т.е. 19 242,00 руб. для нашего случая;
• РКоэф — районный коэффициент;
• КоэфЗ — коэффициент занятости на дату начала нетрудоспособности;
• ДНИ — дни пособия, приходящиеся на этот календарный месяц;
• Календ.ДниМес. — количество календарных дней в месяце, в котором находится период нетрудоспособности.

Допустим, что Соколов работает в местности, не приравненной к северной, а трудоустроен он на полный рабочий день, тогда для сравнения получится показатель:

19 242,00 х 1 х 1 х 8 / 31 = 4 965,68 руб.

Видно, что 4 965,68 < 3 221,94 + 5 369,9, следовательно выплате подлежит пособие, рассчитанное исходя из заработка сотрудника.

Сумма к выдаче за вычетом НДФЛ составила 2 803,09 руб.

Напоминаем! В 2024 году действуют новые правила выплат по больничным листам. Подробнее смотрите в нашей памятке.

Условимся, что в июле на Соколова из СФР пришли данные, по которым его заработок на прошлом месте работы составил:

в январе — феврале 2023 года — 72 000 руб.;

в 2022 году — 440 000 руб.

Бухгалтер сделал перерасчет, в результате которого сумма пособия составила:

(440 000 + 72 000 + 980 000) / 730 × 80% × 3 дня = 6 131,51 руб.

Сумма к доплате после удержания НДФЛ — 2 531,33 руб.

Перерасчет пособия: как оформить

Расчет пособия по имеющимся у вас данным отразите в инфосистеме социального фонда. 

Удостоверьтесь в том, что в системе отражены верные данные по пересчету и доплате Соцфондом своей части пособия.

На случай, когда нужно исправить в больничном ошибки, у нас тоже есть статья.

И небольшой нюанс по НДФЛ. Доход в виде доплаты пособия считается полученным в день выдачи (перечисления) денег работнику. До 31 декабря 2022 года по больничным перечислить налог нужно было до конца месяца выплаты доплаты. В 2023-2024 годах правила уплаты НДФЛ менялись несколько раз. С 1 января 2024 года подоходный налог перечисляется в бюджет в новые сроки, о них подробнее читайте в этой статье.

Итоги

Посчитать пособие новому сотруднику в отсутствие данных о заработке от прежнего работодателя можно, используя имеющиеся сведения о зарплате в организации или МРОТ. С 1 января 2023 года работодатели перестали выдавать справки по форме 182н, которые были нужны для расчета пособия, вместо этого необходимые сведения нынешним работодателям должен передавать Социальный фонд России.