Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Особенности электронных счетов-фактур в 2024 году

Электронные счета-фактуры в 2024 году могут применяться наравне с бумажными, в некоторых случаях вместо бумажных. Но для того, чтобы начать с ними работать, нужно выполнить ряд требований. Об особенностях применения этих электронных документов расскажет наша статья.

О переходе на электронные счета-фактуры

Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры. Особенно остро вопрос с их работой стоит при продаже и покупке прослеживаемых товаров. В данной ситуации организации и ИП обязаны выставлять исключительно электронные счета-фактуры (за исключением реализации таких товаров для собственных нужд, либо в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта), либо на территорию другого государства - члена Евразийского экономического союза), а покупатели обязаны их принимать через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:

  1. Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами (п. 4 Приказа Минфина от 5 февраля 2021 г. № 14н).
  1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в ФНС или у одного из доверенных лиц ФНС, перечень которых есть на официальном сайте налоговой. 
  1. Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 3 приказа Минфина № 14н, приказ ФНС России от 29.10.2021 № ЕД-7-26/936@).

Обратите внимание! В настоящее время электронные счета-фактуры, связанные с поставкой товаров (работ, услуг) в рамках контрактов по Закону № 44-ФЗ, выставляются через уполномоченный орган с использованием ЕИС.

Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 14н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Особенности электронных счетов-фактур в 2017-2018 годах

Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ

Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс: 
Электронные счета-фактуры храните в электронном виде. Распечатывать их на бумаге не нужно (Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Вместе с электронными счетами-фактурами вы должны хранить документы и информацию...(подробнее смотрите в КонсультантПлюс, получив бесплатный демо-доступ к правовой системе).

Образец электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.

В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.

В 2024 году (до 01.04.2025 года) электронные счета-фактуры составляют по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Этим же приказом допускается выставление документов, как включающих в себя новый реквизит "стоимость товара, подлежащего прослеживаемости", так и без него.

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным. В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру. Однако при реализации прослеживаемых товаров данный формат не допустим.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор, который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Итоги

Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, возможно придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры за исключением случаев, связанных с продажей и покупкой прослеживаемых товаров.

Добавить в закладки
Вопросы по этой теме
Если вы не нашли ответ, то задайте вопрос нашему профессиональному сообществу на форуме.
По какой форме выставлять счета-фактуры с 1 октября?
Ответ зависит от того, о какой форме счета-фактуры идет речь - о бумажной или электронной. Рассказываем.
Ваш вопрос
Отправить
Есть вопросы по налогам? Обсудите их с экспертами на форуме НН