Подписывайтесь на новости
Ежемесячно нам доверяют 5 млн человек
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Сколько хранится книга покупок и продаж

Чтобы узнать, сколько хранится книга покупок и продаж, недостаточно прочитать об этом в Налоговом кодексе. Важно уметь правильно определить дату, начиная с которой отсчитывается срок. Как ее определить, что делать с книгами после окончания норматива хранения и что грозит, если срок хранения будет ошибочно занижен? Об этом вы узнаете из статьи.

Откуда можно узнать о периоде хранения книг покупок и продаж

Книги покупок и продаж являются документами налогового учета и предназначены для формирования налоговой отчетности по НДС. Поэтому для определения периода их хранения нужно ориентироваться на нормы налогового законодательства. Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок хранения данных налогового и бухгалтерского учета, а также других документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, равен четырем годам.

На этот же период хранения указывают п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

На нормативно закрепленный период хранения книг покупок и продаж не влияет их форма — бумажная или электронная. Но от формы зависит порядок хранения книг:

  • бумажные экземпляры требуют ежеквартальной распечатки, подписания руководителем, прошивки страниц, нумерации и скрепления печатью (при ее наличии);
  • электронные книги подписываются усиленной электронной подписью при отправке в ИФНС, если их запросят налоговики; распечатывать и подписывать книги для целей хранения не требуется.

О нюансах ведения и представления в налоговые органы книг покупок и продаж рассказываем в материалах:

Не забывайте, что с 01.07.2021 книга покупок и книга продаж ведутся по новым формам. Обновления связаны с введением системы прослеживаемости товаров. Скачать новые бланки можно у нас на сайте:

Бланк книги покупок Бланк книги покупок Скачать

Скачать образец заполнения книги покупок по новой форме с 01.07.2021 можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.

Бланк книги продаж Бланк книги продаж Скачать

Скачать образец заполнения книги продаж по новой форме с 01.07.2021 можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.

Как не ошибиться с датой начала отсчета срока хранения

По нормам налогового законодательства срок хранения книги покупок и книги продаж составляет четыре года с даты последней записи. Но что считать последней записью? Будет ли это заключительная запись в последней строке книги покупок/продаж или нужно учесть что-то еще? Разберемся с помощью примеров.

Пример 1

Последняя запись в книге покупок ООО «Стройкомплект» за 3-й квартал 2021 года датирована 28 сентября. Это означает, что хранить книгу следует до окончания 3-го квартала 2025 года.

В ноябре 2021 года в книгу покупок за 3-й квартал 2021 года потребовалось внести изменения. Был оформлен дополнительный лист № 1 к книге покупок за корректируемый период. В связи с этим срок хранения стал длиннее. Отсчет периода хранения теперь нужно начинать с даты, указанной в дополнительном листе.

Если в дальнейшем в эту книгу покупок еще будут вноситься изменения, срок ее хранения будет снова переноситься.

Пример 2

Индивидуальный предприниматель Пушкарев Д. Р. применяет общую систему налогообложения и уплачивает НДС с 3-го квартала 2017 года, с момента начала своей деятельности. За этот период ему не приходилось вносить корректировки в книгу продаж и оформлять в связи с этим доплисты. По окончании 3-го квартала 2021 года ИП Пушкарев Д. Р. может на законных основаниях книгу продаж за 3-й квартал 2021 года уничтожить.

Как нужно поступить с книгами покупок и продаж, срок хранения которых закончился, расскажем далее.

Нормативный период хранения истек: что делать с книгами

Компании или ИП могут устанавливать свои сроки хранения книг покупок и продаж. Но с учетом одного обязательного правила — самостоятельно установленные сроки не могут быть меньше тех, что установлены в налоговом законодательстве. То есть можно установить срок хранения книг покупок и продаж 5, 6, 10 лет или иной срок, превышающий четырехлетний период хранения (отсчитываться который должен с момента последней записи в указанных регистрах).

Накапливать бумаги с истекшим сроком хранения не имеет смысла. Но если внутренними НПА были установлены увеличенные сроки хранения отдельных документов, их необходимо соблюдать.

Как только срок хранения книги покупок/продаж закончился, ее можно уничтожить. Способ уничтожения зависит от того, в какой форме книга хранилась:

  • от бумажного экземпляра можно избавиться путем измельчения в шредере или утилизировать иными доступными способами;
  • информацию из электронной книги покупок/продаж можно стереть или перезаписать (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст), а также уничтожить данные вместе с носителем.

Подробнее о процедуре уничтожения документов с истекшим сроком хранения расскажем в этом материале.

Срок хранения сокращен: как и кого накажут

Если книгу покупок/продаж уничтожить раньше, чем завершится нормативно закрепленный срок хранения, возможны негативные последствия. Они затронут как саму компанию, так и ее администрацию:

За какие нарушения могут оштрафовать по ст. 126 НК РФ, узнайте из этой публикации.

Итоги

Книги покупок и продаж необходимо хранить не менее четырех лет с даты последней записи. При внесении изменений в книги после их составления четырехлетний срок хранения начинается заново после каждой корректировки. Нарушение срока хранения книг покупок и продаж грозит компании и ее директору штрафом.

Добавить в закладки
Ваш вопрос
Отправить
Новая форма книги покупок за 3 квартал. Образец заполнения см. в К+. Бесплатно на 2 дня.
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме