Приказ об утверждении штатного расписания (образец)

Как составить приказ об утверждении нового штатного расписания в 2026 году?

Штатное расписание само по себе является локальным нормативным актом, однако юридически оно вводится в действие именно приказом руководителя. Без приказа любые ссылки на штатное расписание в трудовых договорах, должностных инструкциях, коллективных договорах и при проверках могут быть признаны неправомерными.

Приказ об утверждении штатного расписания выполняет несколько функций:

• официально вводит новый или обновленный состав подразделений, должностей и численности;
• устанавливает период действия штатного расписания (например, «на 2026 год» или «до внесения новых изменений»);
• может подтверждать факт изменения условий трудовых договоров при реорганизации или оптимизации штата.

Таким образом, приказ — это документ обязательный для всех кадровых и бухгалтерских операций, связанных с фондом оплаты труда, нагрузкой и отчетностью.

Получайте рекомендации по налогам, учёту и кадрам.
Подписывайтесь на нас удобным способом и смотрите полезный контент.

Приказ об утверждении штатного расписания оформляется в произвольном виде на фирменном бланке организации, но с соблюдением требований к распорядительной документации. Обязательные элементы, которые должны быть включены:

1. Реквизиты организации — полное наименование, организационно правовая форма, юридический адрес.
2. Номер и дата приказа — указываются в шапке документа и в верхней части текста.
3. Заголовок — обычно: «Об утверждении штатного расписания» или «О введении штатного расписания на 2026 год».
4. Основание — указание на норму ТК РФ, положение об аппарате управления, приказ о реорганизации и т.п., если это необходимо.
5. Суть приказа — пункт с формулировкой «Приказываю утвердить штатное расписание…», с указанием формы (если используется Т 3), даты и номера штатного расписания.
6. Приложение — само штатное расписание, оформленное в виде таблицы Word или Excel файла, который становится неотъемлемой частью приказа.
7. Ответственные лица — обычно: отдел кадров, главный бухгалтер (или кадровик ответственный за учет).
8. Срок вступления в силу — например, «с 1 января 2026 г.» либо «с даты подписания». Приказ вступает в силу с указанной в нем даты; если дата не указана, действует с момента подписания (но лучше прописать конкретную дату).
9. Подпись руководителя с расшифровкой Ф.И.О. и печать организации (при ее наличии).

Отсутствие или некорректное оформление любого из этих элементов может привести к претензиям со стороны проверяющих органов или работников.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Обязан ли работодатель платить надбавки и премии, установленные в штатном расписании, но не установленные в трудовом договоре? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость 

Структура и оформление Приказа об утверждении штатного расписания

Структура приказа типична для любых распорядительных документов:

1. Вводная часть — цитируется основание (например, статья 15 ТК РФ, положение об аппарате управления, решение учредителей).
2. Распорядительная часть — конкретные указания: «утвердить», «утратившим силу», «вести ввод в действие с…».
3. Заключительная часть — назначение ответственных и вступление в силу.

Пример стандартных формулировок для приказа по штатке:

• «Приказываю утвердить штатное расписание ООО на 2026 год, являющееся приложением № 1 к настоящему приказу».
• «Считать утратившим силу штатное расписание, утвержденное приказом № _ от ..2025».
• «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров ФИО и главного бухгалтера ФИО».
• «Настоящий приказ вступает в силу с 01.01.2026».

Такой язык соответствует требованиям ТК РФ и делопроизводства, а также понятен и сотрудникам, и проверяющим.

Приказ можно издать заранее (например, в декабре 2026 года), но само штатное расписание должно начинать действовать с первого числа месяца (например, с 1 января 2027 года). Штатное расписание (по форме № Т-3 или по собственной форме компании) является неотъемлемой частью этого приказа.

В тексте приказа обязательно прописью укажите общее количество штатных единиц и общий месячный фонд оплаты труда (ФОТ), которые закреплены в новом расписании.

Приказу всегда присваивается очередной номер по журналу учета приказов по основной деятельности. Срок хранения такого документа в организации — постоянно (согласно Перечню типовых документов Росархива).

Как сократить должности в штатном расписании: порядок действий разместили тут.

Как оформить переименование должности? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость 

Какие ошибки встречаются при составлении приказа об утверждении штатного расписания?

На практике при оформлении приказа об утверждении штатного расписания часто встречаются следующие ошибки:

1. Отсутствие приложения или несоответствие данных.

В тексте приказа утверждается штатное расписание, а приложение либо не приложено, либо содержит данные, не совпадающие с текстом (другая дата, номер, другая численность). В этом случае документ считается юридически несогласованным.

2. Отсутствие даты вступления в силу.

Приказ утверждает штатное расписание, но не указывает, с какой даты оно вводится в действие. Это создает пробел: сотрудники и бухгалтерия не знают, начиная с какого числа применять новую структуру и новые оклады.

3. Некорректное указание ответственных.

В приказе не прописаны конкретные лица, отвечающие за его исполнение, или вместо них стоят абстрактные формулировки вроде «ответственным сотрудникам». Это затрудняет контроль и проверку.

4. Неоформленное ознакомление работников.

Приказ требует, чтобы сотрудники были ознакомлены с ним под подпись, но в документах нет проставленных подписей или журналов ознакомления. В случае проверки это может быть расценено как нарушение.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

• заранее согласовать текст штатного расписания с руководством и бухгалтерией;
• составить приказ по готовому шаблону, редактируя только реквизиты и дату;
• после подписания руководителем приложить визу «к исполнению» и вести журнал учета приказов;
• провести инструктаж и личное ознакомление ответственных лиц;
• зафиксируйте факт ознакомления всех сотрудников под роспись (журнал или листы ознакомления в личных делах).

Бланк штатного расписания по унифицированной форме № Т-3 разместили в статье.

Какие кадровые документы будут обязательны при проверке деятельности организации? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость 

Отличия приказа о штатном расписании для организаций, ИП и бюджетных учреждений

Формально структура приказа об утверждении штатного расписания одинакова, но есть нюансы:

Независимо от формы собственности, приказ должен быть оформлен документально грамотно, понятен персоналу и при необходимости легко представим в налоговые, трудовые и иные проверяющие органы.

Про штатное расписание бюджетного учреждения рассказали тут. 

Приказ об утверждении штатного расписания образец скачать

Приведем пример приказа об утвреждении штатного расписания, вы можете его скачать бесплатно по ссылке ниже:

Скачать приказ об утверждении штатного расписания.

Такой приказ можно сохранить в Word, скачать как шаблон и подставлять в него реквизиты своей организации при каждой смене штата.

На что обратить внимание при заполнении штатного расписания, рассказываем в статье.

Итоги

Приказ об утверждении штатного расписания — это не формальность, а обязательный элемент кадрового и бухгалтерского документооборота, который юридически вводит в действие структуру и численность персонала компании. В 2026 году он может быть оформлен по единому шаблону для организации любого типа, главное — соблюдать базовые реквизиты: номер и дату приказа, четкую формулировку «утвердить штатное расписание», ссылку на приложение, назначение ответственных и срок вступления в силу. Правильное оформление приказа обеспечивает юридическую прозрачность при изменениях структуры, реорганизации, оптимизации и при проверках контролирующими органами.