Как выглядит штатное расписание?
Документ условно делится на три основные части: шапку, таблицу и подписи.
- Шапка документа. Включает название организации (полное и сокращенное), организационно-правовую форму, ИНН, КПП, срок действия, номер документа и дату утверждения, подпись руководителя с утверждением.
- Табличная часть (основная таблица). Используется готовая форма Т-3 или разрабатывается своя под конкретные запросы и условия штата в организации. Но рекомендуется в таблице штатного расписания иметь следующие столбцы: номер по порядку, подразделение, должность (специальность, квалификация), количество должностей (количество штатных единиц), оклад (тарифная ставка, в рублях), надбавки (премии, районные коэффициенты, доплаты за вредность или стаж, может быть несколько колонок, в рублях), заработная плата (суммарно оклад с надбавками), примечание. В конце разделов ставьте всего по подразделению и итого по организации.
Штатное расписание: как составить и изменить? Можно узнать в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
При заполнении табличной части учитываются следующие нюансы:
- Для одинаковых должностей в одном отделе нельзя ставить разные оклады. Если нужно платить сотрудникам по-разному, в штатном расписании нужно ввести категории (например, Менеджер 1-й категории и Менеджер 2-й категории) либо регулировать разницу через индивидуальные надбавки.
- Если работа сотрудника связана с льготами или ограничениями (например, вредное производство), название должности должно в точности совпадать с государственными справочниками, иначе у работника возникнут проблемы с досрочным выходом на пенсию.
- Для работников с ненормированным рабочим днем рекомендуется ввести колонку «Норма часов» и указывать в ней количество часов в месяце (например, 160 часов для 40-часовой недели).
- Для сдельных работников указывается ставка за единицу продукции вместо оклада.
- Для совместителей ставка указывается в колонке «Количество должностей» (например, 0,5 для полставки).
- Для внешних совместителей в колонке «Количество должностей» указывается дробное значение (0,25; 0,5; 0,75).
- В самом низу формы должны быть предусмотрены поля для двух подписей:
- руководителя кадровой службы (или HR-директора);
- главного бухгалтера (при наличии).
Печать на документе ставить не нужно, так как он является внутренним первичным документом.
Документ может запросить налоговая или социальный фонд для сравнения указанной зарплаты с реальной.
Штатное расписание сотрудников: обновление
Штатное расписание — это документ, где указаны все должности (вакантные и занятые) и закрепленные за ними условия оплаты. В нем не указываются конкретные имена сотрудников. Если нужно что-то изменить (например, добавить новую должность), составляется новое расписание или изменяется текущее.
Обязательные случаи составления и обновления расписания:
|
Ситуация |
Когда составляется |
|
Открытие нового предприятия |
При регистрации организации или ИП |
|
Введение нового подразделения |
При создании отдела, службы |
|
Изменение зарплат |
При повышении окладов |
|
Увеличение численности |
При добавлении должностей |
|
Сокращение штата |
При увольнении сотрудников |
Периодичность обновления:
- Ежегодно — рекомендуется обновлять на новый календарный год.
- По факту изменений — при любых изменениях в структуре или зарплатах.
- При проверках — налоговая или социальный фонд могут запросить документ.
Итоги
Штатное расписание обязательно для всех компаний и ИП с сотрудниками. Оно состоит из 3 частей и отражает структуру предприятия, поэтому здесь фиксируют, какие в нем есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, квалификации) и размеры заработной платы. Расписание утверждается приказом руководителя, подписывается начальником кадровой службы и главным бухгалтером (при наличии). Обновлять рекомендуется ежегодно или при любых изменениях в структуре или оплате.