Кто утверждает штатное расписание?

Единоличный исполнительный орган: базовая норма

По умолчанию право утверждения ШР принадлежит единоличному исполнительному органу. Это генеральный директор, директор, президент компании или управляющий (ст. 273 ТК РФ, ст. 40 № 14-ФЗ для ООО, ст. 69 № 208-ФЗ для АО). ТК РФ не предписывает отдельной статьи об утверждении ШР, но ст. 57 ТК РФ отсылает к штатному расписанию как к документу, фиксирующему трудовую функцию.

Штатное расписание: как составить и изменить? Можно узнать в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Следовательно, утверждает его тот, кто управляет текущей деятельностью организации.

Доказательство — Форма № Т-3 (Постановление Госкомстата № 1) содержит реквизит: «Утверждено приказом организации от ___ № ___». С 2013 года форма необязательна, но логика осталась: подпись — первое лицо или уполномоченный.

Вывод для коммерческой фирмы: гендиректор утверждает ШР единолично, если устав не относит этот вопрос к исключительной компетенции совета директоров (например, при изменении ФОТ более 20 %).

Делегирование права: приказ или доверенность?

Если руководитель в отпуске, командировке или болен, штатное расписание должен подписать его законный заместитель. Но просто должности «заместитель директора» недостаточно.

Способы передачи полномочий в 2026 году:

Практический кейс. Если штатное расписание подписано заместителем по приказу «на время отпуска директора», но в уставе ООО нет нормы о праве заместителя на кадровые документы, ГИТ может выдать предписание. Суды считают такие нарушения формальными, но штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 тыс. р.) возможен. Правильное действие — внести в должностную инструкцию зам. директора пункт: «В отсутствие директора утверждает штатное расписание и кадровые приказы». Это легитимизирует подпись без доверенности.

Главный бухгалтер: подпись или виза согласования?

Самый частый спор 2026 года: должен ли главбух подписывать штатное расписание? Закон прямо не обязывает. Ни ТК РФ, ни Закон о бухучете № 402-ФЗ не требуют визы главбуха на ШР. Унифицированная форма Т-3 устарела в части «Подпись главбуха».

Однако практика диктует иное:

• Бюджетный контроль. Главбух отвечает за ФОТ. Если в ШР заложен оклад 300 тыс. р. при бюджете 200 тыс. — это прямое нарушение БК РФ (для бюджетников) или риск убытков для бизнеса.
• Внутренний регламент. Если в Положении о документообороте прописано: «ШР подлежит согласованию с начальником ПЭО и главбухом», — отсутствие визы делает документ недействительным.

Как оформить согласование в 2026 году? Виза на последнем листе: «Согласовано. Главный бухгалтер Иванова И. И. / 01.06.2026». Отдельный лист согласования — если документ объемный. Реквизит «Подпись главбуха» — только если используете форму Т-3, утвержденную в Учетной политике. Если ШР без визы главбуха, но внутренние документы требуют согласования, трудовая инспекция может оштрафовать организацию за нарушение локальных норм (ст. 5.27 КоАП РФ).

Кто утверждает штатное расписание: бюджетные и муниципальные учреждения

Для казенных, бюджетных и автономных учреждений (школы, больницы, администрации) процедура жестко регламентирована. Просто приказа директора мало.

Алгоритм для бюджетной сферы в 2026 году:

• Согласование с учредителем. Коммерческая фирма этого не знает, но для муниципального учреждения ШР утверждается постановлением местной администрации или приказом вышестоящего главного распорядителя бюджетных средств (ГРБС).
• Обоснование. К проекту ШР прикладывается пояснительная записка с расчетом фонда оплаты труда и доказательством, что оклады не ниже МРОТ (с 01.01.2026 — 27 093 р.) и соответствуют НСОТ (новой системе оплаты труда, если она введена в регионе).
• Контроль классификаторов. С 1 января 2026 года действует новая версия ОКПДТР (ОК 016-2025). Должности, не включенные в классификатор, учредитель согласовывать не будет.

Пример из региональной практики. Постановление администрации Приморского округа от 26.05.2026 № 85.1 прямо предписывает: «ШР муниципальных учреждений утверждается руководителем после положительного заключения финансового управления и отраслевого департамента». Без двух этих подписей документ ничтожен.

Изменения в ШР в течение 2026 года

Внесение правок (ввод новой должности, повышение оклада, сокращение штата) требует той же процедуры, что и утверждение. В коммерции достаточно нового приказа «О внесении изменений в ШР» или утверждения редакции «2». В бюджетной сфере даже изменение одного оклада требует повторного согласования с учредителем и финансовым органом. Исключение — если в уставе учреждения прописано право руководителя менять ШР в пределах утвержденного ФОТ.

Важно про ФОТ: если изменение увеличивает месячный фонд оплаты труда более чем на 10 %, для АО и ООО с долей государства может потребоваться решение совета директоров (крупная сделка).

Итоги

Подпись генерального директора на штатном расписании — база. Подпись главбуха — добрая воля или внутренний регламент, но не требование кодексов. А вот для бюджетников согласование с учредителем в 2026 году — обязательный этап, игнорирование которого грозит признанием документа недействительным и уголовной ответственностью по ст. 285 УК РФ (злоупотребление полномочиями) при завышении ФОТ.

Рекомендация: проверьте устав и Положение о документообороте. Если там нет указания на главбуха — смело утверждайте ШР одной подписью директора. Если есть — правьте локальные акты или ставьте визы.