По какой форме составляют штатное расписание
Для оформления штатного расписания бюджетного учреждения чаще всего применяют унифицированную форму Т-3, которая утверждена Постановлением № 1 от 05.01.2004. С 2013 года (после вступления в силу закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») эта форма не является обязательной ни для кого: ни для бюджетных, ни для коммерческих организаций. То есть учреждение вправе разработать и утвердить собственную форму. Но рекомендуют именно Т-3, т. к. она включает практически все необходимые реквизиты и поэтому очень удобна.
Для некоторых организаций бюджетной сферы ведомственными нормативными правовыми актами или актами органов, осуществляющих полномочия учредителей (ГРБС), могут быть предусмотрены особая форма штатного расписания и порядок его формирования.
Но в нем обязательно должно быть отражено количество подразделений, название профессий и должностей, а также их квалификация, число единиц в штате. Это позволяет эффективно распределять человеческие и материальные ресурсы в зависимости от целей и направления деятельности учреждения.
При необходимости учреждение может добавлять новые реквизиты в форму штатного расписания. При этом все реквизиты самой формы Т-3 должны оставаться без изменений. Вносимые изменения следует утвердить локальным нормативным актом. Составляет расписание специалист, которому поручена эта обязанность, обычно работник кадровой службы.
Содержание штатного расписания
В штатном расписании бюджетного учреждения должны быть указаны должности и профессии, поскольку в договоре с сотрудником отражают работу по должности в соответствии со штатным расписанием. В документе должны содержаться следующие сведения об учреждении и персонале:
- названия подразделений;
- специальности, должности и профессии сотрудников;
- число единиц в штате;
- размеры тарифных ставок и окладов;
- надбавки, доплаты, поощрительные выплаты;
- реквизиты локальных актов, которые регламентируют систему оплаты труда.
Штатное расписание отражает общую численность и состав штатных единиц учреждения, в нем не разделяют вакантные и занятые должности. В законодательстве не установлен срок действия утвержденного штатного расписания, регулирует этот вопрос работодатель самостоятельно. Обычно если в течение года документ изменяли или дополняли, то в начале года формируют новое расписание.
Утверждение штатного расписания учреждения находится в компетенции его руководителя. Форму Т-3 подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. Если в штатном расписании несколько листов, подписи ставят только на последнем. В бюджетных учреждениях штатное расписание часто утверждается вышестоящим органом (учредителем), если такая процедура согласования предусмотрена соответствующим распоряжением. Хранится документ в отделе кадров до ликвидации юрлица.
Составление штатного расписания в бюджетном учреждении
Данные в форму Т-3 вносят по определенным правилам:
- Название учреждения должно быть указано строго по свидетельству о регистрации. Если используют еще и сокращенное наименование, можно указать любое из них.
- Применяют последовательную нумерацию. Если расписание составляют первый раз, присваивают № 1.
- Дата составления должна быть текущая, причем она может отличаться от даты введения документа в действие.
- В строке «На период» отражают срок действия расписания и дату его утверждения.
- В блоке утверждения указывают реквизиты приказа-основания.
Важные нюансы именно для бюджетных учреждений
- Реквизиты локальных актов об оплате труда в расписании не прописывают в виде полного текста. Вместо этого делают ссылки в графе «Примечания» или в отдельной колонке: например, «Положение об оплате труда от 01.02.2024 № 12», «Приказ учредителя № …». Полный текст акта хранится отдельно, а в штатке — только ссылка и номер.
- Соответствие лимитам ФОТ и КФО. В бюджетных учреждениях разделяют строки по кодам финансового обеспечения (КФО): КФО 4 (госзадание), КФО 2 (приносящая доход деятельность), КФО 5 (целевые субсидии). Это удобно делать либо отдельными разделами расписания, либо через графу «Источник финансирования» (если она добавлена).
- Согласование с учредителем. Если изменения затрагивают лимиты ФОТ, новые должности или существенные надбавки, штатное расписание или его изменения требуют предварительного согласования с ГРБС или учредителем.
- Связь с трудовыми договорами. Должность в договоре должна строго соответствовать формулировке в штатном расписании и квалификационном справочнике/профстандарте. Даже небольшое расхождение (например, «старший бухгалтер» вместо «бухгалтер I категории») может стать основанием для замечаний при проверке.
При заполнении штатного расписания также необходимо учитывать некоторые особенности.
- В графе 1 необходимо отразить виды структурных подразделений бюджетного учреждения. К ним относятся филиалы, представительства, отделы и др. Обычно ее начинают заполнять с руководящих разделов, например дирекции или администрации, и дальше последовательно по уровню подчиненности.
- В графу 2 вносят номера этих подразделений также в порядке подчиненности, который дает возможность определить структуру учреждения. Например, правовой департамент обозначают кодом 03, а входящие в его состав юридическое управление и управление по договорной работе — кодами 03.1 и 03.2 соответственно. Если в составе управления есть отделы, их обозначают кодами 03.1.1, 03.1.2 и т. д.
- В графе 3 отражают наименования профессий и должностей без сокращений в именительном падеже. При этом руководствоваться следует нормами ст. 57 ТК РФ. Если выполнение работ предполагает предоставление каких-либо льгот или компенсаций, то название должности, профессии или специальности и квалификационные требования к ней должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. В остальных случаях работодатель имеет право вводить названия должностей или профессий, какие полагает нужными.
- При указании количества единиц в штате можно сразу отразить вакантные должности, которые будут заняты позже, после утверждения расписания. Это даст возможность не вносить в него изменения после приема новых сотрудников.
- В графе 5 отражают тарифную ставку в зависимости от системы оплаты труда. Это может быть месячный оклад, процент от выручки, доля от выручки или прибыли и т. д. Компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты указывают в других графах. Роструд рекомендует по должностям с одинаковыми наименованиями указывать аналогичные размеры окладов (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).
- Графы 6, 7, 8 заполняют согласно действующей системе оплаты труда. Если надбавку начисляют на зарплату, а не на оклад, в графе 10 дают ссылку на нормативный акт, которым она установлена. Это даст возможность правильно ее рассчитать. Если в учреждении установлено несколько систем оплаты, можно добавить в штатное расписание дополнительные графы.
- Графу 9 заполняют, если оклад и надбавки установлены в твердой сумме. Если надбавки считают в процентах от месячного заработка, вычислить окончательную сумму невозможно. Тогда в графе ставят прочерк, а в примечаниях делают ссылку на документ, которым они установлены.
Образец заполнения штатного расписания бюджетного учреждения вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.
Разделение персонала на административно-управленческий, основной и вспомогательный необходимо для определения численности работников учреждения и установления окладов.
В зависимости от формы штатного расписания, которое применяется в учреждении, перечень сотрудников может быть структурирован по виду персонала или по подразделениям. То есть, если в учреждении есть структурные подразделения: администрация, технический отдел и т. п., — в штатном расписании указываются названия подразделений и соответствующие должности.
Если в структуре учреждения подразделения не выделены, должности могут перечисляться по видам персонала: административно-управленческий, основной, вспомогательный. Как правило, именно такой способ применяется при составлении штатного расписания в учреждениях культуры.
Итоги
При составлении штатного расписания следует определить оптимальную численность работников бюджетного учреждения, а также его структурных подразделений, используя нормативы и методики расчета в зависимости от специфики деятельности.