Ставится ли печать на штатном расписании?
Штатное расписание — внутренний организационно-распорядительный документ, без которого не обходится ни одно предприятие с наемными сотрудниками. В законодательстве отсутствует требование о проставлении печати на нем. Отсутствие печати на штатном расписании не влечет ответственности.
Это подтверждается несколькими фактами:
|
Факт |
Объяснение |
|
Форма Т-3 не требует печати |
Штатное расписание оформляется по форме № Т-3 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Бланк не предусматривает обязательного места для печати. Сам бланк также не является обязательным с 2020 года. |
|
Требования к реквизитам законом не установлены |
Установлены лишь обязательные реквизиты: наименование организации, табельный номер, структура подразделений, ставки, оклады, надбавки. |
|
Печать — право, а не обязанность |
Работодатель вправе поставить печать, но это не является требованием. Если руководство считает необходимым, то оттиск печати можно поставить. Ошибкой или нарушением трудового законодательства оба случая не признаются. |
Обязательными на штатном расписании являются следующие реквизиты: наименование организации, табельный номер документа, дата составления и период действия, подпись руководителя организации, подпись главного бухгалтера (если он есть), отметка об утверждении приказом.
Штатное расписание: как составить и изменить? Можно узнать в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
В настоящее время по общему правилу круг случаев обязательного использования печати существенно сокращен, поэтому организации вправе не применять печать, если это не закреплено в уставе или специальных требованиях. Если в уставе вашей компании зафиксировано отсутствие печати, ставить ее на внутренних документах не нужно ни при каких обстоятельствах.
Некоторые считают, что печать нужна, но это ошибочное мнение. Оно основано на следующих обстоятельствах:
- привычка заверять документы печатью (многие привыкли, что все официальные документы должны быть заверены печатью);
- ошибочные требования проверяющих (некоторые инспекторы могут ошибочно требовать печать, но это не соответствует закону);
- мнение, что штатное расписание как приложение к приказу должно быть заверено печатью (часть кадровиков считает, что, поскольку штатное расписание — приложение к приказу, на нем должна быть печать).
Исключительные случаи, когда печать на штатном расписании ставится
Однако нет и прямого запрета на то, чтоб штатное расписание было скреплено печатью. Ее можно поставить (иногда нужно) в некоторых случаях:
- При желании руководства и наличии печать можно поставить на штатном расписании. Печать ставят так, чтобы она не закрывала подписи должностных лиц и ключевые цифры (оклады, надбавки). Обычно ее размещают на свободном поле внизу документа или поверх наименования должности подписавшего лица.
- Печать на выписке из штатного расписания. Когда его запрашивают внешние инстанции (например, Социальный фонд, Трудовая инспекция, налоговая или суд) или сотрудник, организация выдает копию или выписку из документа.
Такую копию (выписку) необходимо заверить по правилам делопроизводства: поставить надпись «Верно», должность, подпись заверяющего лица, дату. Если у компании есть печать, ее рекомендуется поставить на заверенную копию (выписку), чтобы подтвердить подлинность переданного документа для внешних ведомств.
- Если организация ведет ЭДО, печать может также отсутствовать. Вместо печати используют электронную подпись и указание ответственных. В электронных документах печать не ставится, вместо нее документ удостоверяется электронной подписью уполномоченного лица.
Итоги
Печать на штатном расписании необязательна. Это подтверждается законодательством: форма Т-3 не предусматривает обязательной печати, а трудовое законодательство не устанавливает требования о ее проставлении. Штатное расписание — это внутренний документ организации, который утверждается приказом руководителя. Его главное назначение — фиксация структуры организации, количества штатных единиц, должностей, окладов и надбавок. Печать не входит в число обязательных реквизитов, и ее отсутствие не влечет никаких юридических последствий. Если есть печать, ее можно поставить на штатное расписание, но это не обязательное правило. Если печати нет — ее отсутствие тоже законно. Главное — наличие подписей руководителя и главного бухгалтера, а также утверждающего приказа.