Кто подписывает штатное расписание в 2026 году?
В унифицированной форме № Т-3 (которую по-прежнему можно использовать) предусмотрены подписи:
- руководителя кадровой службы (если должность есть);
- главного бухгалтера (если должность есть).
Что важно знать в 2026 году:
- Про подпись составителя (кадровика, экономиста). Распространенная ошибка — требовать подпись сотрудника, который заполнил бланк. Закон этого не требует. Составитель подписывает штатное расписание только в том случае, если эта обязанность прямо закреплена в его должностной инструкции или ином локальном акте. Если такого указания нет — подпись составителя не нужна.
- Про подпись главного бухгалтера. Это обязательный реквизит только при наличии в штате должности главного бухгалтера. Если должность не предусмотрена — подпись не требуется. Закон № 402-ФЗ (ст. 6, 7) прямо разрешает руководителям малых и средних предприятий вести бухучет лично.
- Про подпись руководителя организации. Подпись директора (генерального директора, президента) на штатном расписании — стандартная практика. Но возможны варианты делегирования (см. раздел 5).
Штатное расписание: как составить и изменить? Можно узнать в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Если в штате нет главного бухгалтера: варианты оформления
Вариантов несколько. Выбираем тот, который соответствует реальной ситуации:
- Поставить прочерк в графе для подписи главного бухгалтера. Самый простой вариант, если должность отсутствует и учет ведет сам руководитель.
- Сделать пометку «Бухгалтерский учет ведется руководителем лично» — для полной прозрачности при проверках.
- Если обязанности главбуха выполняет другой сотрудник (финансовый директор, заместитель руководителя, бухгалтер по зарплате), в графе указываем его должность и Ф. И. О. с пометкой «Исполняет функции главного бухгалтера». Основание — приказ о возложении обязанностей или соответствующая формулировка в должностной инструкции.
Важный момент: отсутствие подписи главного бухгалтера само по себе не является основанием для признания расходов на зарплату необоснованными. Налоговая может задать вопросы, если оклады экономически не подтверждены, но прямая связь «нет подписи — нет расходов» в законодательстве отсутствует. Ключевой факт — наличие экономического обоснования фонда оплаты труда.
Ситуация — нет ни директора, ни главбуха: разбираем все варианты
Если в организации отсутствует единоличный исполнительный орган, порядок подписания зависит от того, кому переданы полномочия.
Вариант 1. Назначен исполняющий обязанности. Достаточно приказа о возложении обязанностей на конкретного сотрудника. Он подписывает и приказ об утверждении расписания, и само расписание.
Вариант 2. Полномочия переданы коллегиальному органу (совету директоров, правлению, общему собранию участников). Такое возможно, если уставом предусмотрено, что функции единоличного исполнительного органа временно или постоянно осуществляет коллегиальный орган. В этом случае:
- Штатное расписание утверждается решением этого коллегиального органа (оформляется протоколом).
- Подписывает документ лицо, уполномоченное таким решением.
- В графе «Утверждено» указывают реквизиты протокола и решения.
Вариант 3. Собственник (участник) без оформленных полномочий. Если в уставе прямо не сказано, что участник вправе подписывать кадровые документы, его подпись не имеет силы. Нужно либо оформить полномочия через приказ (если участник назначает себя директором), либо получить решение общего собрания.
Вариант 4. Аутсорсинг кадрового учета. Сотрудники сторонней организации не вправе подписывать штатное расписание — они не являются работниками компании. Аутсорсер может подготовить документ, но утверждение и подписание остаются за уполномоченными лицами самой организации (директором, и. о., коллегиальным органом).
Делегирование права подписи: когда нужна доверенность, а когда достаточно приказа
Директор вправе передать право подписи штатного расписания другому сотруднику (заместителю, главбуху, начальнику отдела кадров). Порядок зависит от содержания устава. Если устав прямо разрешает делегирование (или не запрещает его) — достаточно внутреннего приказа о наделении полномочиями. Если устав требует особого порядка или содержит запрет на делегирование без доверенности — требуется доверенность в простой письменной форме от имени организации. Нотариальная доверенность в данном случае не требуется, если иное не установлено уставом.
На практике для большинства ООО и АО достаточно внутреннего приказа. Однако перед подписанием стоит проверить устав: некоторые типовые уставы кредитных организаций или госкомпаний содержат жесткие формулировки.
Итоги
Штатное расписание требует подписей на бланке. Количество подписей не является жестко фиксированным — оно зависит от реальной структуры организации. При отсутствии подписи главбуха или кадровика никакого нарушения нет.