Срок действия штатного расписания: что говорит закон в 2026 году
Штатное расписание (форма № Т-3 или собственный шаблон) — это бессрочный документ. В его реквизитах нет поля «Срок действия». Нигде в законодательстве не прописана норма, обязывающая переутверждать его раз в год, квартал или месяц.
Штатное расписание: как составить и изменить? Можно узнать в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Документ вступает в силу с даты, указанной в приказе об утверждении, и действует ровно до того момента, пока работодатель не примет одно из двух решений:
- Внести изменения в текущее расписание.
- Утвердить старый документ в новой редакции (полностью заменить «штатку»).
Таким образом, если компания в 2023 году утвердила идеальную структуру, оклады не менялись, новых отделов не открывали и МРОТ всех устраивает — можно работать с этим же документом и в 2026 году. Никакого «срока годности» у него нет.
Почему же все переделывают штатку в январе?
На практике большинство организаций действительно пересматривает и переутверждает штатное расписание в начале календарного или финансового года. Но это не требование закона, а здравый смысл и управленческая необходимость.
Почему это удобно делать именно 1 января или с началом нового финансового года? Три причины:
- Привязка к бюджету. Новый год — новый план по ФОТ. Компания закладывает лимиты на оклады, премии, надбавки. Проще сразу отразить их в свежей «штатке», чем потом править старую 15 раз.
- Борьба с «мертвыми душами». Вакансии, которые висели два года и не закрылись, пора убирать. Должности, которые потеряли актуальность из-за автоматизации, — архивировать.
- Индексация и МРОТ. С 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 рублей (напомним, для большинства регионов еще есть районные коэффициенты и надбавки). Если оклады в старой «штатке» меньше — это прямое нарушение, которое увидит любая проверка ГИТ.
Чек-лист: когда утверждать новое штатное расписание обязательно (а не «просто хочется»)
Ситуация 1. Компания работала без штатного расписания (да, так бывает). Если раньше обходились штаткой в голове и зарплатной ведомостью, но пришел новый директор или готовится проверка — срочно составляем и утверждаем документ задним числом? Нет! Утверждаем текущей датой и вносим всех фактически работающих сотрудников.
Ситуация 2. Оклады ниже МРОТ. В 2026 году это критично. Даже если сотрудник работает на 0,5 ставки — проверьте пропорцию. МРОТ считается за полностью отработанную месячную норму. «Штатка» с окладом 18 000 рублей на полную ставку — грубейшее нарушение. Меняем немедленно, не дожидаясь конца года.
Ситуация 3. Неактуальные данные. В расписании числятся 3 единицы «менеджер по продажам», но фактически на них никто не работает уже полгода и нанимать не планируют. Такие «незаполненные вакансии» лучше убрать — они искажают картину для фондов и банков при получении кредитов.
Ситуация 4. Организационные изменения. Создали новый отдел, ввели 10 новых должностей, поменяли подчиненность. Или наоборот — сокращаем штат. Все это требует правок в «штатке».
Ситуация 5. Изменение системы оплаты труда. Провели индексацию окладов на 5 %, ввели новую надбавку за стаж, убрали премию за вредность. Оклады в штатном расписании должны соответствовать реальным, выплачиваемым сотрудникам.
Как оформить: два способа внести изменения в 2026 году
Способ 1. Внести изменения в действующее расписание. Подходит, если правок немного: добавить одну должность, повысить оклады трем сотрудникам. Издаем приказ о внесении изменений. В штатном расписании делаем запись «Изменение № ___ от ___». Либо оформляем отдельное приложение — сравнительную таблицу.
Способ 2. Утвердить штатное расписание в новой редакции.
Используется, если изменения массовые: полностью перекроили структуру, поменяли оклады у 80 % сотрудников. В приказе пишем: «Утвердить штатное расписание в новой редакции». Старому документу присваиваем статус «утратил силу».
В обоих случаях нужен приказ руководителя. Кто подписывает саму форму Т-3? Директор и главный бухгалтер. На произвольных формах достаточно подписи директора (но лучше прописать это в учетной политике).
Нужно ли спрашивать согласия сотрудников? Важный момент для практиков. Сама по себе смена «штатки» не требует подписей персонала. Это внутренний распорядительный документ работодателя, если изменения в штатном расписании не влекут за собой изменение существенных условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), а именно:
- размера оклада (в меньшую сторону);
- трудовой функции;
- режима работы в части, завязанной на структурное подразделение.
Исключение — случаи, когда меняется название должности без изменения функции (и то лучше заключать допсоглашение).
Если же оклады повышаются, новые должности вводятся — согласие не требуется, просто работодатель издает приказ.
Ответственность и хранение
Штатное расписание — документ строгой отчетности. Его должны хранить одновременно в кадровой службе и бухгалтерии. Срок хранения — постоянно (пока действует) + 75 лет после замены на новое, согласно Перечню типовых архивных документов.
При проверках ГИТ, ФНС и ФСС запрашивают «штатку» в 99 % случаев. Отсутствие документа или работа со старой редакцией, где оклады ниже МРОТ, грозит предупреждением или штрафом:
- на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
- на юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Итоги
Законодательство не установило конкретных сроков, когда утверждать новое штатное расписание. В некоторых случаях это сделать необходимо, а иногда инициатива исходит от руководителя, когда на это есть управленческое решение.