Срок хранения штатного расписания в организации
Сроки хранения зависят от сразу от двух факторов вида документа, связанного со штатным расписанием, и статуса организации.
По статусу:
|
Категория организации |
Срок хранения штатного расписания |
|
Государственные и муниципальные организации (источники комплектования государственных, муниципальных архивов) |
Постоянно |
|
Частные организации (не являющиеся источниками комплектования архивов) |
До момента ликвидации |
|
В других организациях (например, при передаче на аутсорсинг) |
3 года |
|
Медицинские организации (государственные больницы) |
Постоянно |
|
Медицинские организации (частные клиники) |
До ликвидации (если есть договор с архивом — постоянно) |
По виду:
|
Документ |
Метод и место хранения |
Срок хранения |
Перечень Росархива |
|
Штатное расписание организации |
По месту разработки и утверждения |
Постоянно |
позиция 71 |
|
Штатное расписание филиалов, представительств |
По месту разработки (в самом филиале) |
3 года (после замены новым) |
позиция 71 |
|
Проекты штатных расписаний |
Внутренние черновики и разработки |
3 года |
позиция 72 |
|
Переписка по разработке и изменению |
Письма, служебные записки, обоснования |
3 года |
позиция 73 |
|
Приказы об утверждении или изменении |
В составе приказов по основной деятельности |
Постоянно |
позиция 24 |
Срок хранения конкретной позиции зависит от категории организации.
Понятие «постоянно» подразумевает, что документ должен находиться в организации вплоть до ее полной ликвидации. Уменьшение установленных сроков является нарушением правил работы с кадровыми документами. После официального закрытия предприятия все архивные материалы, включая штатные расписания и приказы к ним, передаются в государственный или муниципальный архив для вечного хранения.
Штатное расписание: как составить и изменить? Можно узнать в системе КонсультантПлюс, оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Если организация частного сектора не обязана передавать документы в государственные архивы, это не снимает с нее ответственность за их хранение. В таком случае действующее штатное расписание и все изменения к нему должны постоянно храниться в кадровой службе или бухгалтерии у ответственного лица в рабочей папке. Альтернативный вариант — передача документов в архив организации по окончании календарного года. При этом штатные расписания вместе с приказами об их утверждении сшиваются, нумеруются и передаются на долгосрочное хранение в архивный фонд компании.
Срок хранения недействующего штатного расписания
Росархив не разработал отдельных правил хранения неактуальных штатных расписаний. К таким документам применяются общие требования по срокам, предусмотренные в Перечне. Рекомендуется зафиксировать в локальном нормативном акте конкретный срок хранения недействующих штатных расписаний (например, три года), чтобы предотвратить разночтения во время проверок.
Если организация не относится к источникам комплектования государственных архивов, недействующие документы хранятся до момента ликвидации, после чего могут быть уничтожены по акту по истечении установленного срока.
В итоге
Штатное расписание — внутренний кадровый документ организации, определяющий структуру штата, количество должностей, оклады и надбавки сотрудников. Сроки хранения штатного расписания и документов к нему зависят от места их составления и регулируются специальным Перечнем Росархива (приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236). Основное правило: штатное расписание хранится в организации постоянно, но есть важные нюансы для филиалов и сопутствующих документов со сроками 3 года. Правильное хранение штатного расписания важно не только для соблюдения трудового законодательства, но и для успешного прохождения проверок, решения споров с работниками и передачи документов при ликвидации организации.