Приказ об изменении штатного расписания (образец)

В каком случае хватит приказа, а когда штатное расписание надо переписывать целиком?

Кадровики и бухгалтера знают: изменения в штатном расписании бывают точечными и глобальными.

Точечные правки (приказом):

• Ввели новую должность «SMM-менеджер» или убрали лишнюю единицу курьера.
• Переименовали «отдел маркетинга» в «департамент продвижения».
• Подняли оклад из-за индексации или нового МРОТ.
• Скорректировали надбавки.

Глобальный апдейт (новая редакция штатного расписания):

Получайте рекомендации по налогам, учёту и кадрам.
Подписывайтесь на нас удобным способом и смотрите полезный контент.

• Реорганизация компании: одни подразделения влили в другие.
• Массовое сокращение (по ст. 180 ТК РФ).
• Изменение системы оплаты труда целиком.

Нюанс 2026 года: если решено переименовать должность, чтобы она соответствовала новому классификатору ОКПДТР (действует с 1 января 2026 г.), – это повод для приказа об изменении. Но если «полетело» полкомпании – проще утвердить ШР в новой редакции.

На что обратить внимание при заполнении штатного расписания, рассказываем в статье.

Как переименовать структурное подразделение? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Есть ли унифицированная форма приказа об изменении штатного расписания?

Приказ об изменении штатного расписания составляется в произвольной форме. Госкомстат отдал свободу по составлению приказа ещё в 2013 году. Однако есть требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 к управленческой документации, и игнорировать их – неправильно.

Обязательные реквизиты приказа:

1. Шапка: полное наименование юрлица (как в Уставе).
2. Вид документа: ПРИКАЗ.
3. Дата и регистрационный номер (сквозная нумерация по журналу приказов по основной деятельности).
4. Заголовок: «О внесении изменений в штатное расписание» (можно добавить уточнение – «в части изменения окладов» или «в связи с сокращением штата»).
5. Преамбула (констатирующая часть): честное основание. Не «с потолка», а «В целях оптимизации структуры управления», «В связи с повышением МРОТ с 01.01.2026» или «На основании служебной записки начальника ПТО № 12 от 20.05.2026».
6. Распорядительная часть: глагол «ПРИКАЗЫВАЮ» и далее конкретные пункты.
7. Дата вступления изменений в силу. Внимание: она может не совпадать с датой приказа.
8. Подпись директора. Часто нужны визы главбуха и нач. отдела кадров.

Бланк штатного расписания по унифицированной форме № Т-3 разместили в статье.

В организации произошло повышение окладов. Издавать ли приказ об изменении окладов или достаточно оформить изменения в штатном расписании? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость 

Пошаговый алгоритм составления приказа об изменении штатного расписания

Допустим, организация в 2026 году повышает оклады из-за роста МРОТ до 27 093 руб. (классический случай).

Шаг 1. Получить обоснование. Начальник отдела пишет служебную записку: «Прошу поднять оклад уборщице с 25 000 до 27 093 руб. в связи с изменением федерального МРОТ».

Шаг 2. Написать констатирующую часть. «В связи с увеличением минимального размера оплаты труда с 1 января 2026 года до 27 093 (Двадцати семи тысяч девяноста трёх) рублей, руководствуясь ст. 133 ТК РФ и на основании служебной записки от 20.05.2026 № 14...»

Шаг 3. Оформить распорядительную часть (пример).

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести с 01.06.2026 (дата вступления) следующие изменения в штатное расписание № 45-ШР от 15.12.2025:

   - По строке 34 (должность «уборщица») изменить размер должностного оклада с 25 000 руб. на 27 093 руб.

   - Количество штатных единиц оставить без изменения – 1.

2. Начальнику ОК Петровой И.А. в срок до 30.05.2026 заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудницей Сидоровой Н.П. (повышение оклада – благо, уведомление за 2 месяца не требуется).
3. Бухгалтерии производить начисление ЗП согласно новому ШР с 01.06.2026.
4. Контроль оставляю за собой.

Шаг 4. Регистрация и хранение. Приказ подшиваем в папку «Приказы по основной деятельности». Важное уточнение для 2026 года: для большинства коммерческих организаций штатное расписание и приказы об его изменении хранятся постоянно – до ликвидации компании (п. 40 Перечня Росархива № 236 от 20.12.2019). Для госорганов и организаций – источников комплектования архивов – сроки иные (75 лет для созданных до 2003 года, 50 лет – после).

Как сократить должности в штатном расписании: порядок действий посмотрите в статье.

Как оформить сокращение 0,5 ставки в штатном расписании? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Образцы приказов об изменении штатного расписания на 2026 год

Вариант 1. Приказ о точечном изменении (оклад, название, ставка).

Используйте этот шаблон, когда нужно «поправить» 1-3 позиции.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ТЕХНОСТРОЙ»

(ООО «Технострой»)

ПРИКАЗ

28.05.2026 г.                                                              № 47-ШР

Москва

О внесении изменений в штатное расписание

В связи с увеличением минимального размера оплаты труда с 1 января 2026 года до 27 093 (Двадцати семи тысяч девяноста трёх) рублей и приведением наименования должности в соответствие с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР ОК 016-2025), действующим с 01.01.2026,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в штатное расписание № 12-ШР от 25.12.2025 следующие изменения с 01.06.2026:

   1.1. По строке 45 (подразделение «Административно-хозяйственный отдел») изменить должностной оклад по должности «Уборщица» с 25 000 (Двадцати пяти тысяч) рублей на 27 093 (Двадцать семь тысяч девяносто три) рубля.

   1.2. По строке 12 (подразделение «Бухгалтерия») переименовать должность «Счетовод» на должность «Бухгалтер второй категории» без изменения должностных обязанностей.

2. Начальнику отдела кадров Петровой А.С.:

   2.1. Ознакомить под подпись с настоящим приказом сотрудников, чьи должности затронуты изменениями (Сидорову Н.П., Иванову В.В.).

   2.2. В срок до 30.05.2026 заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с указанными сотрудниками об изменении условий оплаты труда и наименования должности.

3. Главному бухгалтеру Смирновой Е.В. производить начисление заработной платы согласно новым окладам с 01.06.2026.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ____________ /Иванов И.И./

С приказом ознакомлены:

Начальник ОК ____________ /Петрова А.С./     «28» мая 2026 г.

Гл. бухгалтер ____________ /Смирнова Е.В./    «28» мая 2026 г.

Уборщица ____________ /Сидорова Н.П./         «28» мая 2026 г.

Вариант 2. Приказ об утверждении нового штатного расписания (новая редакция).

Используйте, если меняется структура (сокращаются отделы, вводятся новые подразделения, массово скачут оклады).

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ТЕХНОСТРОЙ»

(ООО «Технострой»)

ПРИКАЗ

28.05.2026 г.                       Москва                              № 48-ШР

Об утверждении штатного расписания в новой редакции

В связи с оптимизацией организационной структуры и изменением системы оплаты труда (служебная записка начальника департамента управления персоналом от 25.05.2026 № 23-СЗ),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить с 15 июня 2026 года штатное расписание в новой редакции № 13-ШР согласно Приложению № 1 к настоящему приказу.
2. Признать утратившим силу штатное расписание № 12-ШР от 25.12.2025 с 14 июня 2026 года.
3. Начальнику отдела кадров Петровой А.С.:

   3.1. В срок до 10 июня 2026 года уведомить в письменной форме сотрудников об изменении организационных условий труда (ст. 74 ТК РФ), если такие изменения затрагивают условия трудовых договоров. Важно: если меняется только название подразделения без изменения трудовой функции и места работы – уведомление за 2 месяца не требуется.

   3.2. Подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам.

4. Главному бухгалтеру Смирновой Е.В. производить расчёт заработной платы за июнь 2026 года пропорционально отработанному времени, исходя из действующих редакций ШР (до 14.06 – № 12-ШР, с 15.06 – № 13-ШР).
5. Контроль за исполнением оставляю за собой.

Генеральный директор ____________ /Иванов И.И./

Пять ошибок при изменении штатного расписания и составления приказа об изменении штатного расписания

1. Оформить приказ «задним числом» – нельзя. Приказ подписан 28 мая, а изменения вступили в силу «с 1 мая». Это нарушение. Зарплату за май по новому окладу не начислить законно. Только с даты, указанной в приказе, но не ранее даты подписания (если иное не оговорено в ЛНА).
2. Уведомление за 2 месяца – основа(ст. 74 ТК РФ). Если вы меняете оклад вниз или переименовываете должность без изменения функции – готовьте уведомления за 2 месяца. Сотрудник должен подписать допсоглашение. Не согласен? Предлагаете вакансии. Отказался? Увольняете по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Без соблюдения процедуры – суд восстановит.
3. Профсоюз – когда подключать? Изменение штатного расписания само по себе не требует обязательного согласования с профсоюзом. Однако если изменения влекут за собой введение новых систем оплаты труда, изменение условий труда, предусмотренных коллективным договором, или массовое сокращение – тогда профсоюз нужно подключать в порядке ст. 372 ТК РФ (направить проект приказа и обоснование, учесть мотивированное мнение). В остальных случаях – достаточно приказа руководителя.
4. Новый классификатор ОКПДТР – 2026. С 1 января 2026 года действует ОКПДТР ОК 016-2025. Ключевые изменения:

- Новая система кодировки: шестизначная. Первая цифра – категория: 1 — рабочий, 2 — служащий.

- Добавлены новые профессии: коуч, спа-менеджер, копирайтер, SMM-менеджер, специалист по искусственному интеллекту, инженер по 3D-печати.

- Исключены устаревшие должности: заведующий машинописным бюро, заведующий кабинетом охраны труда.

- Важно: ОКПДТР применяется только если подходящего кода нет в Общероссийском классификаторе занятий (для отчёта ЕФС-1). Просто переименовать «электросварщика» в «мастер по варке металла» нельзя – это нарушение законодательства.

5. МРОТ и НДФЛ – следите за изменениями. Федеральный МРОТ с 01.01.2026 – 27 093 рубля. Однако в Госдуму внесён законопроект, согласно которому заработок работника после вычета НДФЛ не может быть ниже МРОТ. То есть на руки сотрудник на полной ставке должен будет получать минимум 27 093 рубля. Законопроект находится на рассмотрении – рекомендуем следить за обновлениями законодательства.

Итоги

Приказ об изменении штатного расписания – не формальность, а юридический фундамент для пересчёта зарплаты, увольнений или перевода. В 2026 году особенно следите за:

• МРОТ (27 093 руб.) – и возможными изменениями в части НДФЛ;
• Новым ОКПДТР (ОК 016-2025) – с шестизначными кодами и новыми профессиями;
• Сроками уведомлений по ст. 74 ТК РФ – 2 месяца при ухудшении условий;
• Сроками хранения – для коммерческих организаций ШР и приказы хранятся постоянно (до ликвидации).

Используйте образцы из статьи, но всегда адаптируйте их под свой Устав и систему документооборота. И помните: если меняете оклады у половины офиса – не формируйте приказ с 30 пунктами, утвердите штатное расписание в новой редакции. Будет меньше путаницы с примечаниями «Сноска 1, сноска 2...».

См. статью: «Приказ об утверждении штатного расписания (образец)»