Подписывайтесь на новости
Ежемесячно нам доверяют 5 млн человек
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним с теми, когда под отчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя. Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Далее проводится проверка авансового отчета и утверждение руководителем.

Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 №  03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками,  читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Скачать форму отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма №  АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

Итоги

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
1 декабря 2021 11:57
Постоянная ссылка
Добрый день. Приобрел из своих средств в октябре 2021г. невозвратные авиабилеты для себя и еще нескольких сотрудников компании с целью осуществления командировки, назначенной на первые числа ноября. В регионе, в который должна была состояться командировка, сначала ввели режим "локдауна" в рамках антиковидных мероприятий, затем его продлили. В связи с указанными обстоятельствами запланированные встречи и сама командировка перенесены на будущий период без конкретных дат. Сами авиабилеты удалось переоформить на 22 апреля 2022г. с возможностью повторного переоформления на любой рейс до указанной даты. С учетом входа в декабрь (предновогодний месяц) существует вероятность перенесения командировки на январь или февраль 2022г. Упреждая возможный вопрос, сообщаю - приказ на командировку был составлен надлежащим образом заблаговременно и политикой компании утвержден и системно применяется общий регламент возмещения расходов сотрудников, осуществленных за счет собственных средств сотрудников в интересах компании. Но в данной ситуации, как вы понимаете, на данный момент отсутствуют документы, подтверждающие факт оказания услуги авиаперевозчиком. При этом, продолжать кредитовать предприятие до момента оказания услуги авиаперевозчиком (предположительно в январе-феврале) нет финансовой возможности. Какие проводки должна осуществить бухгалтерия, чтобы выплатить мне средства в счет фактически понесенных в интересах компании затрат?
Ответить
1 декабря 2021 14:03
Постоянная ссылка
Согласно ст. 168 ТК РФ работнику в период командировки могут быть возмещены расходы на проезд. В данном случае рейс не отменен окончательно, целевой характер расходов на лицо.
Вы можете сдать авансовый отчет только с билетом, при необходимости (но не обязательно) приложив к нему вот такие подробные пояснения, после чего бухгалтерия компенсирует стоимость билета. Либо просто переговорите с руководством, так как отчитаться по авансу, Вы можете и позже, после командировки. Проблем, в данной ситуации нет, думаю компания войдет в Ваше положение. Из проводок только одну Дт 71 Кт 51.
Ответить
9 февраля 2021 14:49
Постоянная ссылка
Здравствуйте. скажите пожалуйста имеем ли мы право возмести затраты в этом году за прошлый и позапрошлый год.
Ответить
9 февраля 2021 22:45
Постоянная ссылка
Если суммы большие, то у налоговиков при проверке могут возникнуть вопросы, почему вы так долго возмещали эти расходы. Если суммы незначительны, то в принципе - почему нет, возмещайте. В статье, под которой вы оставили свой вопрос, достаточно подробно разъяснено о последствиях возмещениия расходов работнику без предварительной выдачи денег под отчёт.
Ответить
10 июня 2020 15:28
Постоянная ссылка
Здравствуйте! В какой срок организация может возместить расходы работнику со дня покупки. Основание.
Ответить
21 ноября 2019 12:46
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Сотрудник из юридического управления потратил деньги на пересылку документов в арбитражный суд , в бухгалтерию с авансовым отчетом сдает чеки на покупку марок и чеки на расходы отправления. Какие документы еще нужно запросить бухгалтеру у сотрудника ?
Ответить
13 ноября 2019 09:00
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Может ли сотрудник потратить деньги свои на покупку канц товаров для магазина, а затем выдать ему сумму из кассы? Есть постянная служебка на этого сотрудника, ежемесячно получать на хоз канц товары. Он допустим не смог вовремя приехать в офис получить, а подъехал через неделю две?
Ответить
5 сентября 2019 11:22
Постоянная ссылка
Бухгалтер принимает оправдательные документы не выдав подотчетную сумму ,образовалась задолженность по подотчетным сумма Правомерны ли действия бухгалтера?
Ответить
25 февраля 2019 09:52
Постоянная ссылка
Здравствуйте.Не могу разобраться,где в итоге прописано,что должен составляться от имени руководителя приказ о возмещении расходов сотруднику.Разве заявление о возврате,чеки и сам отчет не являются основанием для возврата. Отчет же утверждает руководитель.Спасибо.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить
Бесплатный доступ к Путеводителям по бухучету различных операций. Рекомендации от экспертов К+.
Бесплатный доступ к Путеводителям по бухучету. От экспертов К+.
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме