Унифицированная форма АО-1 используется для отчетов сотрудников по авансам, полученным от организации. Разберемся с ее оформлением.
Где скачать бланк унифицированной формы АО-1
Кто и когда составляет авансовый отчет
Где скачать бланк унифицированной формы АО-1
Бланк унифицированной формы АО-1 и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Скачать форму можно на нашем сайте.
Скачать унифицированную форму АО-1
Напомним, что в настоящее время использование унифицированных форм необязательно. При желании авансовый отчет можно составлять на бланке, разработанном организацией и утвержденном ее руководителем.
Подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Кто и когда составляет авансовый отчет
Авансовый отчет составляет подотчетное лицо, то есть работник:
- получивший деньги на хозяйственные нужды организации;
- или направленный в командировку.
Отчитаться подотчетник обязан в течение 3 рабочих дней со дня:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
- возвращения работника из командировки.
Это предусмотрено подп. 6.3 п. 6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и п. 26 положения о командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
О последствиях нарушения этого срока читайте в нашем материале «Если работник не отчитался по подотчетным в течение 3 дней, и вы не удержали их из его зарплаты, нужно начислить взносы».
Отчет составляется в одном экземпляре, к которому прикладываются документы, подтверждающие произведенные работником расходы. Чтобы работники не делали ошибок, целесообразно издать инструкцию о порядке составления авансовых отчетов.
Обратите внимание: с недавних пор авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Подробнее об этом — «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».
Образец заполнения унифицированной формы АО-1 можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец заполнения унифицированной формы АО-1
Отчет составлен. Что дальше
Получив от работника авансовый отчет, действуйте в следующем порядке:
- Выдайте работнику расписку в получении отчета (это отрезная часть унифицированной формы АО-1).
- Проверьте целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета работником сумм.
- На оборотной стороне отчета укажите суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
- Проверенный отчет передайте на утверждение руководителю или уполномоченному на это лицу.
- Утвержденный отчет примите к учету.
- Рассчитайтесь с подотчетником, получив от него неиспользованный остаток аванса или возместив ему перерасход.
О бухгалтерских проводках, возможных по расходам, отраженным в авансовом отчете, читайте в материале «Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом».