Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Образец заполнения авансового отчета в 2023 — 2024 годах

Авансовые отчеты в 2023—2024 годах — изменились ли правила заполнения, каковы эти правила и кто обычно заполняет авансовый отчет, читайте в этой статье. И конечно, у нас есть образец заполнения.
Вам помогут документы и бланки:

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

  1. С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
  • истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
  • выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение  - возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

  1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

  1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
  2. Утверждается руководителем.
  3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

  • Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
  • Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
  • Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».

Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.

Авансовые отчеты в 2023—2024 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2023 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Не предвидится пока изменений и в 2024 году.

Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21 января ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:

Скачать образец заполнения авансового отчета

Итоги

Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

Добавить в закладки
Ваши вопросы
30 августа 2023 12:39
Постоянная ссылка
Здравствуйте, если сделали покупку через сайт озон, на сотрудника, есть только электронный распечатанный чек с qr и наименованием товара. Можно принять к расходу оборудование для производства работ?
Ответить
30 августа 2023 23:56
Постоянная ссылка
Ну почему нет? Главное - все грамотно оформить: например,оформить приказ о необходимости закупки оборудования через озон, возложить это на определенного сотрудника, выдать ему средства под отчет. Затем он отчитается, приложив к авансовому отчету электронный чек.
Ответить
25 июля 2023 16:46
Постоянная ссылка
Ребята, подскажите пож.: Подотчетное лицо купил для фирмы рейки, болты, саморезы скотч строительный и тд - все в одном чеке. Могу ли я все это поставить как прочие расходы на 26 счет ? или надо каждую строчку( а тут их 14) расписывать и на 10 счет ставить. То же самое с канцелярскими товарами. неужели надо все ручки ластики, папочки и всякую каждую мелочь на 10 ставить ?
Ответить
25 июля 2023 23:51
Постоянная ссылка
Запасы, предназначенные для управленческих нужд (канцтовары и прочее), можно смело списывать на расходы. Обратите внимание на абз. 3 п. 2 ФСБУ 5, там как раз об этом говорится. Что касается реек, болтов и саморезов - то здесь нужно понимать, для чего вся эта мелочевка приобреталась - для хознужд или для производства. Если первое, то опять же можно списывать на расходы. Если второе, то стоит подумать. Решение о том, применять или нет ФСБУ 5 к запасам, предназначенным для управленческих нужд, стоит закрепить в учетной политике.
Ответить
16 декабря 2022 23:44
Постоянная ссылка
Здравствуйте. Суточные и подотчетные средства отражаются в одном авансовом отчете? В случае задержки в командировке на 2 дня (700*2=1400), при остатке неизрасходованных подотчетных сумм (1700 руб.), как отражать? Сотрудник должен вернуть 1700,00 руб., а мы ему доплатить 1400,00 руб. или сотрудник возвращает только разницу 300,00 руб?
Ответить
30 ноября 2022 15:08
Постоянная ссылка
Добрый день! Подскажите пожалуйста, как оформить и провести авансовый отчет. Сотрудник поехал в командировку для обмена опытом и приобрел электронный билет участника конкурса на это мероприятие (главное условие принимающий стороны). билет был оплачен по карте, есть только выписка из банка. Подтверждающего документа нет. Как быть? Что прикладывать?
Ответить
1 декабря 2022 14:40
Постоянная ссылка
Выписка из банка и сам электронный билет, на мой взгляд это и будет являться подтверждением покупки и ее оплаты. Попробуйте поинтересоваться мнением участников нашего форума Возможно, они что-то другое подскажут. Но как мне кажется, этого будет достаточно.
Ответить
6 апреля 2022 08:06
Постоянная ссылка
Здравсвуйте! Каким нормативным документом нужно руководствоваться при заполнении оборотной стороны Авансового отчета (ф. 0504505)?
Ответить
6 апреля 2022 15:12
Постоянная ссылка
Особых указаний по заполнению авансового отчета, зафиксированных в нормативных документах, я не помню. Там в принципе на интуитивном уровне понятно, что куда надо проставлять. У меня лично каких-то затруднений заполнение авансового отчета не вызывало. Какие сложности возникли у Вас? Давайте попробуем разобраться.
Ответить
1 июня 2020 14:32
Постоянная ссылка
как правильно заполнить авансовый отчет.Кто относится к руководителю структурного подразделения
Ответить
19 июня 2019 09:17
Постоянная ссылка
Как правильно заполнить авансовый отчет .Аввансовый отчет завели 10 числа ,выдали аванс 10 отчитался 25 в графе документ № дата и за что отчет.ставить число заведенного авансового или число когда отчитался.
Ответить
6 июля 2020 22:32
Постоянная ссылка
Когда отчитался
Ответить
21 мая 2019 15:58
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Подскажите, почему в образце под таблицей указано "Приложение 4 документов на 4 листах", а на отрывном корешке количество документов указано 2 на 2 листах? это опечатка или так и должно быть?
Ответить
Ваш вопрос
Отправить