Подписывайтесь на новости
Ежемесячно нам доверяют 5 млн человек
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.

С 30.11.2020 вступили в действие и другие изменения по подотчету и кассе. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Итоги

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
8 апреля 2021 06:16
Постоянная ссылка
Если подотчётные средства переведены на карту, может ли сотрудник вернуть неизрасходованную сумму в кассу организации или только на расчётный счёт?
Ответить
8 апреля 2021 13:15
Постоянная ссылка
Мое мнение - может. Нигде не прописано, что неизрасходованные средства должны быть возвращены подотчетником обязательно в том же виде, в котором были получены им.
Ответить
19 марта 2021 15:23
Постоянная ссылка
Добрый день.
Будет ли нарушением вести учет расчетов в сотрудником, который не получал средства под отчет, а потратил на нужды предприятия свои собственные денежные средства, позже составил авансовый отчет и приложил документы, на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами"?
Ответить
19 марта 2021 18:41
Постоянная ссылка
Я уже сталкивалась с с мнением, что такая схема не будет являться расчетами с подотчетными лицами и здесь нужно использовать в проводках счет 73. Честно, не знаю, я сама учитываю подобные операции на 71 счете. Для дополнительного обсуждения вы можете задать свой вопрос на нашем форуме, там специалистов больше, может быть они что-то вам подскажут другое.
Ответить
21 марта 2021 09:53
Постоянная ссылка
Добрый день, спасибо. Конечно, с использованием 1С удобнее на 71, так как при проведении авансового отчёта поставляется 71 счёт.
Ответить
2 декабря 2020 13:17
Постоянная ссылка
Добрый день!
Подотчетник работающий сотрудник, выданная сумма через расчетный счет(зарплатный проект). Сотрудник согласен на вычет суммы из зарплаты. Можно ли просто удержать с зарплаты, заявление прилагается. Или можно без заявления? И на какие нормативные акты ссылаться?
Ответить
2 декабря 2020 13:33
Постоянная ссылка
Можно удержать на основании заявления. Так ак на основании абз.4 ст. 137 ТК РФ:
"работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания."
Без письменного согласия работника нельзя.
Ответить
17 июля 2020 09:59
Постоянная ссылка
Если кассовый лимит 0, Получаем деньги в банке, выдаем подотчетному лицу, подотчетник оформляет авансовый отчет. сдает деньги в кассу и эту же деньги передаем другому подотчетнику, пока вся сумма не израсходуется из-за экономии за банковские операции 500 руб каждое снятие. в месяц уходит примерно 2 тыс рублей , связи с изменениями нужно возврат по подотчету сдавать в банк? или можно выдать подотчетному лицу?
Ответить
17 июля 2020 12:18
Постоянная ссылка
Формально, при нулевом лимите должны сдавать в банк. Можете задать дополнительные вопросы на форуме
Ответить
15 июля 2020 07:34
Постоянная ссылка
Можно ли деньги, возвращенный подотчетным лицом, выдавать в подотчет (на закупку тмц, компетенцию услуг мобильной связи...), Или их нужно сдать в банк?
Ответить
15 июля 2020 11:21
Постоянная ссылка
Если не превысите лимит остатка кассы, то можно.
Ответить
8 октября 2020 13:27
Постоянная ссылка
А какже??...

Пунктом 1 Указания Банка России от 9 декабря 2019 г. № 5348-У для организаций и ИП установлена возможность расходования из кассы наличных денег без предварительного зачисления на банковский счет в пределах установленных лимитов при условии соблюдения определенных требований к целям расходования этих денежных средств, источникам их поступления в кассу и субъектному составу (Письмо Банка России от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561).

Среди целей расходования – выдача наличных денег работникам под отчет, а также в оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг. Наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному ему авансу, по своему экономическому содержанию не подпадают под источники поступления наличных денег из которых может осуществляться расходование, предусмотренные п. 1 Указания № 5348-У, поэтому подлежат сдаче на банковский счет.
Ответить
8 октября 2020 21:29
Постоянная ссылка
Да, Анна, вы правы, я внимательно просмотрела Указание 5348-У.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить
Путеводители по бухучету различных операций есть в К+. Например, по учету МПЗ. Бесплатно на 2 дня.
Как с 2021 г. учитывать запасы по новому ФСБУ 5/2019 "Запасы"? Все подробности – в К+. Бесплатно, на 2 дня.
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме