Можно ли оформлять бумажную накладную с 1 сентября 2026 года?
Порядок оформления транспортной накладной (ТН), ее форму устанавливает ч. IX и Приложения 4 к Правилам перевозок грузов автотранспортом. Последняя редакция данных правил введена Постановлением Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020 (акт. ред. от 27.05.2025). ТН - документ, оформляемый при перевозке грузов на авто, посредством которого:
- фиксируют сведения о грузе, условиях его транспортировки, а также об отправителе, получателе, перевозчике;
- подтверждают в учете затраты по перевозке.
Отсутствие обязательной транспортной накладной (любой) у водителя согласно п. 2 ст. 12.3 КоАП влечет за собой штраф 500 руб.!
С 01.09.2026 нужно оформлять ЭТрН - цифровой аналог бумажной версии и подписывать его соответствующей ЭП. Об этом свидетельствует ст. 2 ФЗ № 259 от 08.11.2007, послед. ред. - 31.07.2025. Тем не менее, на бумаге с этой даты можно оформлять ТН в восьми случаях, обозначенных Приказом Минтранса № 262 от 01.06.2026, что также следует принимать во внимание при переходе на ЭТрН.
Ознакомиться с форматами электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда можно в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
В целях обеспечения и координации взаимодействия между участниками перевозок создана и постепенно развертывается платформа ГосЛог. Ее цели, задачи, функции, состав участников и размещаемых сведений, а также порядок обмена информацией регламентирует Постановление Правительства РФ № 139 от 14.02.2026.
Об онлайн-сервисах, где можно заполнить товарную накладную расскажем здесь.
Случаи, при которых можно оформлять бумажную ТН после 01.09.2026
- на авто перевозят груз военного назначения, причем Минбороны - грузоотправитель / грузополучатель;
- перевозка груза осуществляется одним лицом, являющимся грузоотправителем и грузополучателем;
- отправитель (получатель) груза - физлицо, а перевозка не связана с предпринимательством;
- зарубежное юрлицо отправляет (получает) груз, но его данных нет в ГРАФП (применительно к Приказу ФНС № ЕД-7-14/703@ от 30.07.2021);
- при каботажных автоперевозках, которыми занимаются зарубежные перевозчики, прошедшие регистрацию в той либо иной стране ЕАЭС;
- перевозке подлежат драгметаллы, драгкамни;
- отсутствует доступ к Интернету;
- произошел сбой, зафиксированный ГосСОПКА (ст. 5 ФЗ № 187 от 26.07.2017 в ред. от 07.04.2025), из-за чего отправка электронной документации в ГИС ЭПД стала невозможной.
Можно ли с 01.09.2026 путевые листы оформлять в бумажном виде? Смотри здесь.
Особенности работы с электронной и бумажной ТН
Несмотря на то, что электронная накладная признается аналогом бумажной, ее применение имеет существенные отличия и не только по структуре самого документа. Различия связаны, прежде всего, с тем, что работа с ЭтрН ведется иным порядком - с применением ЭП и передачей через ЭДО. В этом случае все участники перевозки работают с одним документом, сразу видят все изменения, которые в него заносятся.
Как заполнить транспортную накладную при самовывозе? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Каждый, кто участвует в перевозке, заполняет свою часть электронного документа, подписывает своей ЭП и передает далее. Конечным «пунктом назначения» электронной накладной является ГИС ЭПД, где она и остается на хранении.
Как ожидается, переход на электронные транспортные накладные ощутимо снизит «документальные» затраты, ускорит взаиморасчеты, да и упростит процесс перевозки в целом. К тому же потерять такой документ будет невозможно.
Не соблюдение обязательной электронной формы с 01.09.2026 может повлечь со стороны ИФНС непризнание транспортных трат для целей налога на прибыль. Это грозит соответствующими доначислениями, штрафами, пеней (п. 1 ст. 172 и п. 1 ст. 252 НК РФ)!
Как подготовиться к применению ЭТрН?
Итак, до 01.09.2026 можно оформлять транспортную накладную, как на бумаге, так и электронно. Начиная с сентября применение ЭТрН обязательно для перевозчиков, отправителей, получателей - всех участников перевозки грузов. Для основательной подготовки к применению ЭТрН рекомендуем предварительно:
- Проанализировать ситуацию в отношении осуществляемой деятельности, выяснив:
- какие хозяйственные операции и перевозки преобладают, собственную роль в них;
- количество, статус контрагентов;
- основных подписантов при перевозках.
- Сформировать рабочую группу из числа компетентных лиц, которые будут участвовать в перевозочном процессе, включив в нее сотрудников бухгалтерии, юротдела, ИТ-специалистов, водителей и др. Впоследствии (после этапа технической адаптации, подготовки своей учетной системы) - провести их обучение, соответствующий инструктаж об обязательном переходе на ЭТрН с 2026 года, нужным работникам - предоставить доступ.
- Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД из перечня, размещенного на портале Минтранса, исходя из ситуации (имеющихся предложений) на рынке. Затем - подключиться к нему, заключив предусмотренный для такой ситуации договор.
- Настроить (интегрировать) учетную систему, доработав и протестировав ее соответствующим образом для предстоящей работы.
Кто обязан применять электронные транспортные накладные смотри здесь.
- Оформить, получить сертификат УКЭП либо УНЭП, а также МЧД для работников.
- Опробовать «как все будет работать» следующим путем:
- выяснить, кто из контрагентов готов досрочно перейти на ЭДО;
- проинформировать их о собственном применении ЭДО, адресовав им письмо (уведомление), составленное в свободной форме;
Пример формулировки в уведомлении о переходе на ЭТрН:
«С 01.09.2026 оформлять транспортные накладные нужно будет обязательно в электронном виде через ИС ЭПД. Для успешного перехода на ЭТрН предлагаем начать совместную подготовку и вместе протестировать применение ЭТрН в июле - августе 2026 г. Это позволит отработать нестандартные ситуации, минимизировать ошибки, расхождения, выявить слабые стороны и при необходимости доработать систему».
- заключить с ними допсоглашения, отобразив использование ЭТрН, процесс подписания, реквизиты для применения в ЭДО;
Образец бланка допсоглашения (общий вариант):
- протестировать с ними взаимодействие посредством ЭДО.
- Завершить подготовку, заключив аналогичные допсоглашения с остальными контрагентами, а, если требуется, то и зафиксировать нужные изменения касательно ЭТрН в учетной политике.
Что такое реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Итоги
Для обязательного перехода на ЭТрН с 1 сентября нужно заранее оформить УКЭП (УНЭП), МЧД для работников. Помимо этого - подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД и настроить должным образом учетную систему. Также следует проинформировать контрагентов о предстоящих изменениях, связанных с ЭТрН, заключить с ними допсоглашения и совместно протестировать работу системы.