Как перейти на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года

Можно ли оформлять бумажную накладную с 1 сентября 2026 года

Порядок оформления транспортной накладной (ТН), ее форму устанавливает ч. IX и приложения 4 к Правилам перевозок грузов автотранспортом. Последняя редакция данных правил введена Постановлением Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020 (акт. ред. от 27.05.2025). ТН — документ, оформляемый при перевозке грузов на авто, посредством которого:

• фиксируют сведения о грузе, условиях его транспортировки, а также об отправителе, получателе, перевозчике;
• подтверждают в учете затраты по перевозке.

Отсутствие обязательной транспортной накладной (любой) у водителя согласно п. 2 ст. 12.3 КоАП влечет за собой штраф 500 рублей.

С 01.09.2026 нужно оформлять ЭТрН — цифровой аналог бумажной версии и подписывать его соответствующей ЭП. Об этом свидетельствует ст. 2 ФЗ № 259 от 08.11.2007, послед. ред. — 31.07.2025. Тем не менее на бумаге с этой даты можно оформлять ТН в восьми случаях, обозначенных приказом Минтранса № 262 от 01.06.2026, что также следует принимать во внимание при переходе на ЭТрН.

Ознакомиться с форматами электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказа-наряда можно в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Для обеспечения и координации взаимодействия между участниками перевозок создана и постепенно развертывается платформа ГосЛог. Ее цели, задачи, функции, состав участников и размещаемых сведений, а также порядок обмена информацией регламентирует Постановление Правительства РФ от 14.02.2026 № 139.

Об онлайн-сервисах, где можно заполнить товарную накладную, рассказали здесь.

Случаи, при которых можно оформлять бумажную ТН после 01.09.2026

1. На авто перевозят груз военного назначения, причем Минобороны — грузоотправитель или грузополучатель.
2. Перевозка груза осуществляется одним лицом, являющимся грузоотправителем и грузополучателем.
3. Отправитель (получатель) груза — физлицо, а перевозка не связана с предпринимательством.
4. Зарубежное юрлицо отправляет (получает) груз, но его данных нет в ГРАФП (применительно к Приказу ФНС от 30.07.2021 № ЕД-7-14/703@).
5. При каботажных автоперевозках, которыми занимаются зарубежные перевозчики, прошедшие регистрацию в той либо иной стране ЕАЭС.
6. Перевозке подлежат драгметаллы, драгоценные камни.
7. Отсутствует доступ к Интернету.
8. Произошел сбой, зафиксированный ГосСОПКА (ст. 5 ФЗ от 26.07.2017 № 187 в ред. от 07.04.2025), из-за чего отправка электронной документации в ГИС ЭПД стала невозможной.

Можно ли с 01.09.2026 оформлять путевые листы в бумажном виде, смотрите здесь.

Особенности работы с электронной и бумажной ТН

Несмотря на то что электронная накладная признается аналогом бумажной, ее применение имеет существенные отличия и не только по структуре самого документа. Различия связаны, прежде всего, с тем, что работа с ЭТрН ведется иным порядком — с применением ЭП и передачей через ЭДО. В этом случае все участники перевозки работают с одним документом, сразу видят все изменения, которые в него заносятся.

Как заполнить транспортную накладную при самовывозе, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Каждый, кто участвует в перевозке, заполняет свою часть электронного документа, подписывает своей ЭП и передает далее. Конечным «пунктом назначения» электронной накладной является ГИС ЭПД, где она и остается на хранении.

Как ожидается, переход на электронные транспортные накладные ощутимо снизит «документальные» затраты, ускорит взаиморасчеты, да и упростит процесс перевозки в целом. К тому же потерять такой документ будет невозможно.

Несоблюдение обязательной электронной формы с 01.09.2026 может повлечь со стороны ИФНС непризнание транспортных трат для целей налога на прибыль. Это грозит соответствующими доначислениями, штрафами, пенями (п. 1 ст. 172 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как подготовиться к применению ЭТрН

Итак, до 01.09.2026 можно оформлять транспортную накладную как на бумаге, так и электронно. Начиная с сентября применение ЭТрН обязательно для перевозчиков, отправителей, получателей — всех участников перевозки грузов. Для основательной подготовки к применению ЭТрН рекомендуем предварительно:

1. Проанализировать ситуацию в отношении осуществляемой деятельности, выяснив:

• какие хозяйственные операции и перевозки преобладают, собственную роль в них;
• количество, статус контрагентов;
• основных подписантов при перевозках.

2. Сформировать рабочую группу из числа компетентных лиц, которые будут участвовать в перевозочном процессе, включив в нее сотрудников бухгалтерии, юридического отдела, ИТ-специалистов, водителей и др. Впоследствии (после этапа технической адаптации, подготовки своей учетной системы) — провести их обучение, соответствующий инструктаж об обязательном переходе на ЭТрН с 2026 года, нужным работникам — предоставить доступ.
3. Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД из перечня, размещенного на портале Минтранса, исходя из ситуации (имеющихся предложений) на рынке. Затем подключиться к нему, заключив предусмотренный для такой ситуации договор.
4. Настроить (интегрировать) учетную систему, доработав и протестировав ее соответствующим образом для предстоящей работы.

Кто обязан применять электронные транспортные накладные, смотрите здесь.

5. Оформить, получить сертификат УКЭП либо УНЭП, а также МЧД для работников.
6. Опробовать, как всё будет работать:

• выяснить, кто из контрагентов готов досрочно перейти на ЭДО;
• проинформировать их о собственном применении ЭДО, адресовав им письмо (уведомление), составленное в свободной форме;

Пример формулировки в уведомлении о переходе на ЭТрН:

«С 01.09.2026 оформлять транспортные накладные нужно будет обязательно в электронном виде через ИС ЭПД. Для успешного перехода на ЭТрН предлагаем начать совместную подготовку и вместе протестировать применение ЭТрН в июле-августе 2026 г. Это позволит отработать нестандартные ситуации, минимизировать ошибки, расхождения, выявить слабые стороны и при необходимости доработать систему».

• заключить с ними допсоглашения, отобразив использование ЭТрН, процесс подписания, реквизиты для применения в ЭДО;

Образец бланка допсоглашения (общий вариант):

• протестировать с ними взаимодействие посредством ЭДО.

7. Завершить подготовку, заключив аналогичные допсоглашения с остальными контрагентами, а если требуется, то и зафиксировать нужные изменения касательно ЭТрН в учетной политике. 

Что такое реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Итоги

Для обязательного перехода на ЭТрН с 1 сентября нужно заранее оформить УКЭП (УНЭП), МЧД для работников. Помимо этого, подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД и настроить должным образом учетную систему. Также следует проинформировать контрагентов о предстоящих изменениях, связанных с ЭТрН, заключить с ними допсоглашения и совместно протестировать работу системы.