Отпуск в 2-НДФЛ (примеры, сложные ситуации)

Справки о доходах за 2022 год сдаются в налоговую в составе годового расчета 6-НДФЛ (но мы продолжим называть их 2-НДФЛ далее). Принцип отражения в них отпускных не изменился.

Отпускные облагаются налогом на доходы в обычном порядке. Значит, они должны попасть в справку о доходах:

• в раздел 2 — в составе общих сведений о доходах и налоге;
• в приложение к справке — здесь уже с детализацией: в привязке к месяцу и с указанием кода дохода.

Код дохода для отпускных — 2012, а для компенсации за неиспользованный отпуск — 2013.

Подробнее об этих кодах мы рассказывали в нашей статье. Смотрите также полный список доходов в справке 2-НДФЛ.

Пример заполнения справки о доходах с отпускными смотрите бесплатно в «КонсультантПлюс», оформив пробный доступ:

Когда будете составлять справки с отпусками, учитывайте следующие нюансы.

Месяц выплаты

Отпускные в 2-НДФЛ нужно показывать в том месяце, в котором они выплачены. Это важно для отпусков, переходящих с месяца на месяц или оплаченных в одном месяце, а начавшихся в следующем. Чаще всего сомневаются в отношении январских отпусков, оплаченных в декабре. Так вот, сомневаться не нужно. Если деньги вы выдали в декабре 2022 года, а отдыхал работник в январе 2023-го, отпускные следует включить в справку за 2022 год.

Подробнее см. здесь.

Отмена, отзыв из отпуска

Если отпуск отменяется или работника из него отзывают, отпускные и НДФЛ с них пересчитываются и сторнируются, а за отработанные дни он получает зарплату. В этом случае в 2-НДФЛ отпускные либо не отражаются вовсе (при отмене отпуска), либо отражаются частично (за те дни, которые работник отгулять успел). Саму сторнировку в 2-НДФЛ с минусами показывать не нужно.

Пример перерасчета отпускных, если месяц их начисления закрыт, от КонсультантПлюс
Работник ушел в отпуск на 28 дней с 09.11.2022 по 06.12.2022. Оклад - 55 000 руб., средний дневной заработок - 1 700 руб., отпускные - 47 600 руб. (1 700 руб. x 28 дн.). 06.12.2022 он отозван из отпуска.
Посмотреть пример полностью можно в Типовой ситуации, получив бесплатный пробный доступ.

Удержание за неотработанный отпуск при увольнении

Непростая ситуация складывается, когда работник использовал отпуск авансом, а потом уволился. В этом случае заполнение 2-НДФЛ будет зависеть от того, удалось ли удержать или получить с работника лишние отпускные при увольнении.

Вариант 1. Суммы зарплаты при увольнении хватило для удержания или работник вернул их добровольно.

Отпускные с кодом 2012 покажите в месяце их выплаты за вычетом отсторнированных сумм.

В месяце увольнения отразите зарплату (код 2000) в начисленной сумме без вычета удержаний за отпуск.

Вариант 2. Суммы увольнительных не хватило для удержания, возвращать лишние отпускные работник отказался.

В месяце выплаты отпускных:

• с кодом 2012 покажите отпускные с учетом перерасчета;
• с кодом 4800 — отпускные, которые работник остался должен.

В месяце увольнения отразите зарплату (код 2000) без вычета удержаний за отпуск. 

Порядок заполнения справки при увольнении

При увольнении работника в справке 2-НДФЛ отразите все его доходы с начала года, включая компенсацию за неисользованный отпуск. При этом обязательно обратите внимание на коды доходов:

• 2000 — для заработной платы;
• 2012 — для отпускных;
• 2013 — для компенсации за неиспользованный отпуск;
• 2014 — для выходного пособия.

Больше разъяснений по заполнению 2-НДФЛ ищите в этой рубрике нашего сайта.