В день увольнения работника или в день прекращения договора ГПХ, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, в числе прочего ему выдаются сведения персонифицированного учета (п. 12 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Специальных форм для выдачи перссведений сотрудникам нет. Значит, надо использовать выписки из соответствующей отчетности.
В 2023-2024 годах такие сведения сдаются в госорганы в составе нескольких форм:
- в ФНС — в виде расчета по страховым взносам (раздел 3) и отчета о персонифицированных сведениях;
- в СФР — в виде формы ЕФС-1.
Выписку из какой именно формы выдавать при увольнении, действующие НПА не конкретизируют.
Отвечая на подобный вопрос страхователя, СФР упоминает все эти формы, и которые сдаются в ФНС, и отчет ЕФС-1 (см. письмо от 06.03.2023 № 19-20/33754).
То есть полный пакет персонифицированных сведений уволенному работнику может состоять из:
- подраздела 1.2 формы ЕФС-1 за текущий год (ранее выдавались в форме СЗВ-СТАЖ);
- выписки из персонифицированных сведений о физлицах за последний месяц (ранее была СЗВ-М);
- копию раздела 3 РСВ за последние три месяца.
В то же время Минтруд считает, что выписка из ЕФС-1 при увольнении не требуется (письмо от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661), так как это входящий документ персучета для СФР. По мнению ведомства, достаточно сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Но на наш взгляд, лучше перестраховаться и выдать весь комплект, включая выписку из ЕФС-1. Такого же мнения придерживаются эксперты «КонсультантПлюс». И у них есть веский аргумент в подтверждение риска того, что не выдав ЕФС-1 увольняющемуся, вы нарушите требование п. 12 ст. 11 закона 27-ФЗ. Хотите знать, какой? Смотрите в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
До 01.01.2024 форма ЕФС-1, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, с 01.01.2024 — приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.